Автоматизированные рабочие места юриста

Автоматизированное место юриста

Содержание

1. Понятие и сущность автоматизированного места юриста………. 4

2. Принципы создания и структура автоматизированного места юриста…………………………………………………………………..6

3. Компоненты автоматизированного места юриста…………………10

Заключение……………………………………………………………………. 13

Список используемой литературы…………………………………………..14

Стало необходимо изучить предметную область, в которой решалась задача создания автоматизированного рабочего места. Для это первым этапом стало изучение и понимание основных принципов построения автоматизированных рабочих мест как таковых. Как выяснилось в ходе изучения этой области, проработке интерфейса стоит уделить немалое внимание. Плохо продуманный интерфейс может свести на нет желание работать с программой независимо от примененных аппаратно-программных средств для ее реализации.

Проблема автоматизации производственных процессов и процессов управления как средства повышения производительности труда всегда являлась и остается актуальной. Необходимость автоматизации управления объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, и в частности юриста, сдерживанием, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

1. Понятие и сущность автоматизированного места юриста

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило, является ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами, а именно: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д.

Наибольшее распространение в мире получили АРМ на базе профессиональных ПК с архитектурой IBM PC.

АРМ в основном ориентированы на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети, включающие мощные ЭВМ. 1

В настоящее время на очень многих предприятиях реализуется концепция распределенных систем управления народным хозяйством. В них предусматривается локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в локальных банках данных.

Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. 2

2. Принципы создания и структура автоматизированного места юриста

Поясним смыл каждого из указанных понятий.

Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Гибкость. система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы. 3

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

Создание такого «гибридного» интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может принести ощутимые результаты — АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Hа производственных предприятиях АРМ являются важной структурной составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки данных и принятия решений. АРМ — это всегда специализированная система, набор технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста — администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта, архитектора, дизайнера, врача, орга­низатора, исследователя, библиотекаря, музейного работника и множество других. ­ ­

В то же время к АРМ любой «профессии» можно предъявить и ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:

-непосредственное наличие средств обработки информации;

-возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;

-выполнение основных требований эргономики: рациональ­ное распределение функций между оператором, элементами комп­лекса АРМ и окружающей средой, создание комфортных условий ра­боты, удобство конструкций АРМ, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов АРМ и др.;

-достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в системе АРМ;

-адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;

-максимальная степень автоматизации рутинных процессов;

-оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;

-другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента. 4

Структура АРМ включает совокупность подсистем — технической, информационной, программной и организационной.

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего места. При реализации функций АРМ (т.е. собственно его функционировании) необходимы методики определения цели текущей деятельности, информационной потребности, всевозможных сценариев для описания процессов ее реализации.

Автоматизированные рабочие места (АРМ) в большинстве своем созданы для технических профессий – инженеры, конструкторы и т.п. Сложившуюся ситуацию можно объяснить, прежде всего, назначением этих мест – они автоматизируют технические и графические операции, на выполнение которых человек тратит сравнительно много времени и как правило эти операции являются трудоемкими – расчет веса конструкции, расчет ее объема и т.д. Такой подход при создании рабочих мест сложно применим к АРМ для юристов, которые выполняют больше интеллектуально-логические операции, нежели технические. Тем не менее, в повседневной практики юристов есть множество операций, выполнение которых можно автоматизировать. 5

3. Компоненты автоматизированного места юриста

АРМ для юристов может рассматриваться в качестве модульного многокомпонентного рабочего пространства, рассматриваемого в совокупности.

АРМ должно состоять из трех компонентов — само рабочее пространство, технический и программный компоненты. 6

Модульность в рабочем пространстве представлена набором предметов мебели первой необходимости для повседневной работы. Минимальный набор будет выглядеть так.

1. Стол. В зависимости от специфики его положения в пространстве он может быть разных форм — классический прямоугольный, угловой с лунообразным вырезом т.д. Главное при выборе стола — это достать до любого предмета на столе вытянутой рукой, не нагибаясь к предмету.

2. Стул. При выборе данного предмета мы предлагаем не кресло руководителя, а так называемое операторское кресло, специально сконструированное таким образом, чтобы не давать нагрузку на спину и шею даже в течение многочасовой сидячей работы, чего не могут обеспечить кресла руководителей.

3. Шкаф, удобный для хранения бумаг, которые систематизированы по папкам или/и полкам. 7

Понятие данного компонента охватывает и пространственную организацию техники и рабочего стола для левшей и для правшей, определяет пространственное положение рабочего места, учитывая не только психологические особенности человека в целом, но и предпочтения конкретного лица. К этому компоненту можно применить правила Фен-шуя, модного в современном мире направления в организации рабочего и жилого пространства.

Технический компонент состоит из нескольких модулей, каждый из которых находит свое выражение в конкретном техническом устройстве. Минимальный модульный набор предполагает:

1. Персональный компьютер (стационарный или мобильный).

Мобильный ПК более эффективное решение, это связано с его габаритами, что позволяет работать на одном и том же компьютере с уже настроенным под конкретного владельца программным обеспечением не только в офисе, но и дома, в командировке, где угодно.

В совокупности последние два устройства заменяют копировальный аппарат или три в одном — принтер-сканер-копир, но выбор зависит от личных пристрастий юриста, выбора открытой или закрытой архитектуры этих модулей.

4. Доступ в Интернет.

Качественный и быстрый доступ в Интернет, который необходим для оперативного обновления баз данных и/или программного обеспечения, деловой переписки и т.д. 8

Программный компонент должен состоять из:

1.Программного обеспечения для автоматического заполнение типовых форм документов.

Прирост в скорости предположительно измеряется десятками процентов. Исследований по хронометражу заполнения бланков вручную и автоматизированным способом на персональном компьютере никто не проводил, однако последнее обладает рядом несомненных преимуществ — отсутствие проблем с пониманием почерка, отсутствие описок и грамматических ошибок.

2. Программное обеспечение в виде справочно-правовых системы (СПС). Существует ошибочное мнение, что справочно-правовые системы и есть АРМ для юристов, или же они способны функционально заменить их, понятие АРМ гораздо шире понятие СПС.

3. Программное обеспечение по созданию архивов баз данных по предыдущим делам или/и личной практики юриста.

Каждый юрист со временем нарабатывает свою практику, и этот модуль призван помочь юристам в систематизации и хранении этой практики, с возможностью быстрого поиска или анализа информации по этой базе данных. 9

Модульность при построении АРМ для юриста предполагает, что их количество может быть увеличено, мы приводим лишь те модули, которые являются основой АРМ. Оптимальная комбинация модулей подбирается индивидуально под каждого юриста.

Мы не предлагаем «жестко шаблонного» АРМ для юриста, мы предлагаем гибкий конструктор с четкой продуманной модульной системой, которая учитывает даже личные предпочтения и привычки человека, что позволяет индивидуализировать любое рабочее место под конкретного юриста и конкретное помещение. 10

Заключение

Из вышесказанного можно сделать следующие выводы.

В данной работе были рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизированному месту юриста.

Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров.

Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими:

Также необходимо отметить, что структура АРМ включает совокупность подсистем — технической, информационной, программной и организационной.

Кроме того, АРМ должно состоять из трех компонентов — само рабочее пространство, технический и программный компоненты.

Таким образом, создание автоматизированного места юриста позволяет:

— сократить время на обработку информации;

— произойдет сокращение затрат на обработку информации;

— уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации;

— улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации;

— повысится эффективность работы юриста.

Список используемой литературы

Автоматизированное рабочее место для статистической обработки данных. / Под ред. В.В. Шуракова, Д.М. Дайитбегова, С.В. Мизрохи, С.В. Ясеновского. — М., 2005г.

Автоматизированные системы обработки учетно-аналитической информации. / Под ред. В.С. Рожнова, В.Б. Либермана, Э.А. Умновой, Т.В. Воропаевой. — М., 2007г.

Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. — М., 2006г.

Информатика и математика для юристов. Информационные ситемы : учеб. пособие для вузов. / Под ред. В. Д. Элькина. — М., 2003г.

Кантарь И.Л.. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. — М., 2002г.

Компьютерные технологии в кадровых службах. / Под ред. М.А. Винокурова, В.А. Пархомова. — М., 2004г.

Крайзмер Л.П., Кулик Б.А. Персональный компьютер на вашем рабочем месте. — М., 2003г.

Рассолов М.М. Правовая информатика и управление в сфере предпринимательства: Учеб. Пособие. — М., 2006г.

Таскаев К.А. Универсальные принципы создания автоматизированного рабочего места юриста. — М., 2006г.

Шураков В.В. Автоматизированное рабочее место для статической обработки данных. — М., 2006г.

1 Автоматизированное рабочее место для статистической обработки данных. / Под ред. В.В. Шуракова, Д.М. Дайитбегова, С.В. Мизрохи, С.В. Ясеновского. — М., 2005г. – С. 126.

2 Шураков В.В. Автоматизированное рабочее место для статической обработки данных. — М., 2006г. – С. 76.

3 Автоматизированные системы обработки учетно-аналитической информации. / Под ред. В.С. Рожнова, В.Б. Либермана, Э.А. Умновой, Т.В. Воропаевой. — М., 2007г. – С. 211.

4 Таскаев К.А. Универсальные принципы создания автоматизированного рабочего места юриста. — М., 2006г. – С. 159.

5 Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. — М., 2006г. – С. 104.

6 Рассолов М.М. Правовая информатика и управление в сфере предпринимательства: Учеб. Пособие. — М., 2006г. – С. 143.

7 Информатика и математика для юристов. Информационные ситемы : учеб. пособие для вузов. / Под ред. В. Д. Элькина. — М., 2003г. – С. 67.

8 Крайзмер Л.П., Кулик Б.А. Персональный компьютер на вашем рабочем месте. — М., 2003г. – С. 165.

9 Кантарь И.Л.. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. — М., 2002г. – С. 77.

10 Компьютерные технологии в кадровых службах. / Под ред. М.А. Винокурова, В.А. Пархомова. — М., 2004г. – С. 45.

works.doklad.ru

Автоматизированное рабочее место

Возрастающие темпы информатизации общества способствуют повышению роли вычислительной техники в управленческих процессах. Возможности современной вычислительной техники для автоматизации процесса обработки информации позволяют увеличить производительность труда, повысить эффективность работы с документами и ускорить обмен управленческой информацией.

В настоящее время большое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создать для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) – это комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.

Автоматизированные рабочие места должны создаваться строго в соответствии с их предполагаемым функциональным назначением. Однако общие принципы создания АРМ остаются неизменными:

Под принципом системности понимается следующее: автоматизированное рабочее место должно представлять собой систему взаимосвязанных компонентов. При этом структура АРМ должна четко соответствовать тем функциям, для выполнения которых создается данное автоматизированное рабочее место.

Принцип гибкости имеет огромное значение при создании современных и эффективно работающих автоматизированных рабочих мест. Данный принцип означает возможность приспособления АРМ к предполагаемой модернизации как программного обеспечения, так и технических средств. В настоящее время, когда скорость устаревания программных и технических средств постоянно растет, соблюдение данного принципа становится одним из важнейших условий при создании АРМ.

Для обеспечения принципа гибкости в реально работающих автоматизированных рабочих местах все подсистемы отдельно взятого АРМ выполняются в виде отдельных, легко заменяемых модулей. Чтобы при замене не возникало проблем несовместимости, все элементы должны быть стандартизированы.

Большое значение имеет принцип устойчивости. Он заключается в выполнении заложенных в АРМ функций, независимо от воздействия как внутренних, так и внешних факторов. При возникновении сбоев работоспособность системы должна быстро восстанавливаться, неполадки отдельных элементов должны легко устраняться.

Принцип эффективности подразумевает, что затраты на создание и эксплуатацию системы не должны превышать экономическую выгоду от ее реализации. Кроме того, при создании АРМ следует учитывать, что его эффективность будет во многом определяться правильным распределением функций и нагрузки между работником и машинными средствами обработки информации, ядром которых является персональный компьютер. Только при соблюдении этих условий АРМ становится средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Практический опыт использования АРМ как одного из элементов распределенных систем управления позволяет выделить следующие требования к эффективно и полноценно функционирующему автоматизированному рабочему месту:

• своевременное удовлетворение информационных потребностей пользователя;

• минимальное время ответа на запросы пользователя;

• адаптация к уровню подготовки пользователя и специфике выполняемых им функций;

• возможность быстрого обучения пользователя основным приемам работы;

• надежность и простота обслуживания;

• возможность работы в составе вычислительной сети.

Рассмотрим структуру автоматизированного рабочего места и связи между его составными частями. Обычно АРМ состоит из технических и программных средств вычислительной техники, а также необходимой методической документации, позволяющей пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.

Информационное обеспечение означает постоянную информационную поддержку каждого отдельно взятого автоматизированного рабочего места. Функционирование современных АРМ невозможно без снабжения своевременной, достоверной и качественной информацией.

Методическая документация представляет собой комплекс документов, касающихся порядка функционирования данного АРМ и, как правило, включает входные и выходные документы, инструкционные карты, должностные инструкции и др.

Создание продуманного, не сложного в освоении комплекса методической документации особенно важно, когда в организации впервые внедряется система автоматизированных рабочих мест. В этом случае необходимо подробно объяснить сотрудникам порядок работы с новым для них оборудованием, а также все положительные стороны его использования.

При необходимости следует организовать для работников посещение курсов повышения квалификации по работе с вычислительной техникой. Необходимо сделать все возможное, чтобы при внедрении в организации современных технологий обработки информации сотрудники не считали появившиеся технические средства помехой их обычной работе, а поняли всю выгоду и все преимущества их использования.

В настоящее время имеется огромный выбор различных программных продуктов, отвечающих почти всем требованиям, налагаемым на них представителями различных профессий. Однако встречаются ситуации, когда возникает потребность в каких-то иных программах. В таких случаях разрабатываются специальные АРМ профессионального назначения. При создании подобных программ необходимо принимать во внимание такие моменты, как:

• взаимодействие с другими специалистами;

• профессиональные привычки и склонности сотрудника;

• разработка не только функционального программного обеспечения (ФПО), но и специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.).

Создание эффективно работающих профессиональных АРМ позволяет повысить производительность труда специалистов и сократить численность персонала. При этом повышаются скорость обработки информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Для эффективного использования комплекса АРМ необходимо, прежде всего, четко определить, для каких именно специалистов (руководителей, экономистов, статистиков, бухгалтеров) будут создаваться автоматизированные рабочие места. Состав и число АРМ зависят от профиля деятельности организации, ее структуры, масштабов и других параметров.

На практике разработка конкретных АРМ чаще всего представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций, выполняемых сотрудником на данном рабочем месте. При этом необходимо учесть, что АРМ сотрудника должны составлять только те программы, которые действительно необходимы специалисту для работы. Избыточное количество программного обеспечения на рабочем месте занимает ресурсы ПК и может отвлекать сотрудника от выполнения своих обязанностей.

Для решения данной проблемы следует четко определить информационные потребности каждого специалиста – предполагаемого пользователя АРМ. Вообще говоря, такие потребности каждый пользователь должен сформулировать самостоятельно. Оптимальная реализация создаваемой системы возможна только в том случае, если пользователи могут определить свои цели и указать характер информации, необходимой им для достижения этих целей. Кроме того, такой подход к решению задачи формирования программного обеспечения АРМ устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной. В этом случае пользователь сам определяет те операции, которые он постоянно выполняет, и четко знает, какие именно программы были установлены для их автоматизированного выполнения.

Однако на практике сотрудникам организации не всегда просто четко определить свои потребности в необходимой для работы информации. В этом случае получить сведения о выполняемых сотрудником операциях и используемых для этого данных можно двумя различными способами: задав сотруднику прямой вопрос или получив сведения косвенным путем.

В первом случае сотрудники в письменном виде составляют специальные справки, содержащие:

• перечень своих основных обязанностей;

• конкретную информацию, необходимую для выполнения вышеуказанных обязанностей.

Потребности в информации определяются сотрудником исходя из состава основных обязанностей и принимаемых в процессе их выполнения решений.

При использовании другого подхода сведения о выполняемых обязанностях и информационных потребностях получают косвенным путем. Разработчик АРМ просит сотрудников – пользователей будущих АРМ – описать то, что происходит в процессе выполнения ими должностных обязанностей. После этого разработчик должен сформулировать конкретные вопросы, на которые необходимо получить ответы в предположении, что АРМ уже функционирует. Такой подход также позволяет сотруднику получить большее представление о своей деятельности и, в частности, о процессе принятия сложных решений.

Результатом применения любого из вышеуказанных подходов должен являться четко сформулированный перечень функций, выполняемых сотрудником, и его информационных потребностей. Следующими шагами на пути к созданию АРМ являются определение тех функций из данного перечня, которые могут быть автоматизированы, и выбор программ, с помощью которых это можно сделать.

Работник любой специальности с помощью АРМ может выполнять следующие операции:

• вводить письменную информацию с клавиатуры и визуально контролировать этот процесс при помощи монитора;

• перемещать, копировать, удалять информацию;

• выводить информацию на экран, принтер, записывать ее на носители;

• переносить данные с одного ПК на другие с помощью носителей информации;

• обмениваться данными по каналам связи в рамках локальной вычислительной сети или сети Интернет;

• накапливать и хранить данные;

• осуществлять поиск и сбор необходимой информации, обновлять данные;

• получать информацию из баз данных;

• осуществлять защиту информации.

Определим состав программного обеспечения, необходимого для создания типовых АРМ. Напомним, что состав конкретных АРМ в значительной степени зависит от конкретной организации и должностных обязанностей, выполняемых сотрудниками.

Рассмотрим основные подходы к комплектованию АРМ руководителя. Под руководителем будем понимать не только главу организации, по и его заместителей, главного бухгалтера, главного инженера, начальников структурных подразделений предприятия, т.е. управляющих различных уровней. Для этих категорий сотрудников выполняемые ими функции во многом схожи, поэтому состав функционального программного обеспечения АРМ будет примерно одинаков.

Чаще всего руководителю информация необходима в связи с осуществлением процесса управления. Характер потребностей в информации зависит главным образом от двух факторов: личных качеств руководителя (знание информационных систем, стиль управления, представление о потребностях в информации) и организационной структуры управления, в рамках которой принимаются решения.

Чем выше компетентность руководителя в области информационных систем, тем более сложными и точными будут его потребности в информации. Реальные представления о возможностях и требующихся затратах ставят его в гораздо более выгодное положение в отношении оказания помощи в разработке эффективной системы.

Техническая подготовка руководителя, стиль руководства и способность принимать решения – все это оказывает влияние на характер и объем требуемой им информации. Некоторые руководители предпочитают принимать решения на основе детальной информации, другие же – на основе информации более общего характера, используя при этом личные консультации с подчиненными.

Собственные представления руководителя о потребностях в информации также оказывают большое значение на состав программного обеспечения АРМ. Зачастую руководители колеблются между желанием знать только необходимые данные или же знать всю информацию. Многие руководители не представляют себе, какая информация им необходима.

Существует несколько точек зрения руководителей относительно их обязанностей в отношении распространения информации среди своих подчиненных. Руководитель, который не может или не хочет распределять полномочия, обычно стремится задержать информацию.

Проблемы информационного обеспечения управления зависят от масштабов предприятия и сложности его организационной структуры. Более крупные предприятия, имеющие более сложную организационную структуру, требуют применения более формальных информационных систем, а потребности в информации приобретают еще большее значение для осуществления операций.

На каждом уровне управления необходима разного типа информация и, как правило, в разной форме. На уровне планирования требуются одноразовое сообщение, выводы или единичный запрос; на уровне календарно-планового руководства – сообщение об отклонениях, выводы и различные сообщения о периодических оценках. На уровне оперативного контроля необходимо формальное сообщение об установленных процедурах и ежедневное сообщение об осуществлении операции для обеспечения оперативного контроля деятельности.

Чем сложнее структура организации, тем легче определить потребности в информации. Там, где права и обязанности четко определены, взаимосвязи понятны, а сферы принятия решений ограничены, потребности в информации установить легче. В обязанности руководителя входит:

• принятие управленческих решений в пределах своего круга обязанностей;

• анализ и обобщение информации, необходимой для принятия данных решений;

• определение необходимых действий для реализации принятых решений и определение круга лиц, которые должны обеспечить их выполнение;

• формулирование заданий для конкретных сотрудников, участвующих в процессе реализации управленческого решения, и доведение до них этих заданий;

• контроль исполнения заданий.

Очевидно, что большинство современных АРМ не может принять на себя функцию принятия управленческих решений, но они могут существенно облегчить и ускорить выполнение руководителем этой функции. В состав функционального программного обеспечения АРМ руководителя целесообразно включить как минимум следующие программные средства:

• личную информационную систему (органайзер);

• СУБД (для работы с базами данных по всем аспектам деятельности организации, а также для получения необходимой архивной и оперативной информации);

• прикладную экспертную систему (при необходимости);

• программу электронной почты.

При разработке АРМ специалистов необходимо, в первую очередь, учитывать характер выполняемых ими должностных обязанностей. Информационные потребности рядовых сотрудников, так же как и управленческого аппарата, зависят от таких факторов, как личные качества сотрудника и структура организации. Что касается личных качеств, большое значение имеет знание информационных систем и технологий, а также представление о потребности в информации.

В области структуры организации существенную роль играет профиль ее деятельности. Например, хотя на крупном промышленном предприятии и в небольшой торговой фирме функции бухгалтерии по сути одинаковы, но конкретные задачи, выполняемые сотрудниками бухгалтерии, а также типы документов, с которыми приходится работать, могут сильно отличаться. Поэтому крайне важны правильный подбор и конфигурация программных продуктов для работы конкретной организации.

Рассмотрим состав программного обеспечения АРМ наиболее распространенных специальностей. Указанные ниже программы составляют минимальный набор программных средств для усредненного специалиста.

Современный этап экономического развития общества оказывает значительное влияние на состав и содержание функций, выполняемых бухгалтером. От него требуется не только знание традиционного бухгалтерского учета, но и умение работать с ценными бумагами, обосновывать инвестиции денежных средств, иметь объективное представление об экономическом и финансовом состоянии организации и пр. В этом значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Применение средств вычислительной техники позволяет автоматизировать многие функции, выполняемые бухгалтером. Основными функциями бухгалтерии являются:

– денежных средств в центральной кассе и на расчетном счете (счетах) организации в банках;

– расчетов с персоналом по оплате труда сотрудников;

– товарных операций (для торговых организаций);

– материалов и основных средств, имеющихся в организации (бо́льшее значение имеет для промышленных предприятий);

– расчетов с предприятиями-поставщиками, заказчиками, соисполнителями и пр.;

– сводной бухгалтерской отчетности.

Этот перечень функций бухгалтерии далеко не полон, он дает лишь общее представление о том, выполнение какого минимального круга задач должен обеспечивать программный комплекс АРМ бухгалтера. Отдельный круг задач представляет собой обеспечение информационных связей бухгалтерии с внешними организациями. Это означает, что необходимо организовать своевременное получение сотрудниками бухгалтерии нормативных и методических материалов, а также передачу сводной отчетности соответствующим внешним организациям. К таким организациям относятся вышестоящие органы власти и управления, налоговые инспекции, органы статистики и пр.

Желательно организовать межмашинный обмен информацией с банками в рамках системы «клиент – банк». Эта услуга предлагается тем банком, который обслуживает расчетный счет данной организации. Она заключается в предоставлении возможности управления этим счетом непосредственно из офиса организации. Программы системы «клиент – банк» позволяют реализовывать многие полезные функции: создание платежных поручений и передача их в банк по модему, получение выписок из расчетного счета и пр. Для обеспечения защиты передаваемых данных предусмотрено обязательное использование специальных средств защиты информации (шифрование, электронная подпись). Использование такой системы имеет много положительных сторон. Она позволяет экономить время, ускорить обслуживание клиентов (за счет оперативного получения информации о поступлении на счет денежных средств). Также применение данной технологии избавляет сотрудников от необходимости постоянных поездок в банк для осуществления платежей.

Таким образом, функциональное программное обеспечение АРМ бухгалтера должно включать следующие программы:

• систему обработки финансово-экономической информации;

• программу электронной почты;

• программы, реализующие технологию «клиент – банк».

На современном российском рынке компьютерных программ представлено большое число комплексов для автоматизации бухгалтерского учета. Основным различием между программными продуктами является их ориентация на крупное, среднее или малое предприятие. Также программы выпускаются в локальном и сетевом вариантах. Сетевые варианты несколько сложнее и дороже. Они требуют специального оборудования, операционных систем и др. Кроме того, организации для обслуживания сети необходим штат квалифицированных специалистов. Однако сетевые варианты удобны тем, что включают функции по компьютерной обработке управленческой информации всей организации.

Для небольших организаций удобно использовать так называемые пакеты мини-бухгалтерии. Они предназначены для автоматизации работы небольшого штата сотрудников бухгалтерии, у которых нет ярко выраженной специализации по конкретным участкам бухгалтерского учета.

Данные пакеты рассчитаны на неподготовленных пользователей, они просты в освоении и работе. К основным возможностям, предоставляемым такого рода программами, относятся формирование ряда первичных бухгалтерских документов, ведение журнала хозяйственных операций, составление сводной бухгалтерской отчетности и пр. Наиболее известными подобными программными продуктами являются «1C: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер» и др.

Для более крупных предприятий малого и среднего бизнеса целесообразно использовать пакеты типа «Интегрированная бухгалтерская система». Эти пакеты позволяют вести автоматизированный учет по некоторым участкам в автономном режиме с последующим их объединением в единую сводную отчетность. Программные продукты такого типа, получившие наибольшее распространение, являются логическим продолжением развития пакетов мини-бухгалтерии. Хорошим качеством обладают такие пакеты, как «Парус», «Компех+», «Бемби+» и др.

Для организаций среднего и крупного бизнеса наилучшим образом подходят пакеты типа «Комплексная система бухгалтерского учета». Главной особенностью подобных программных продуктов является их модульное построение. При этом каждый модуль отвечает за выполнение функций определенного участка бухгалтерского учета. Все модули взаимосвязаны, что позволяет составлять сводные отчетные документы. Обычно подобные комплексы включают в свой состав следующие модули: «проводка – главная книга – баланс», учет труда заработной платы, учет основных средств, учет основных фондов, готовой продукции, учет затрат на производство, анализ финансового состояния организации и пр. Такие системы позволяют подключать новые модули и таким образом расширять комплекс и его функциональные возможности. При этом необходимо соблюдать условие взаимосвязанности всех компонентов системы. Наилучшим образом это достигается при покупке отдельных программных продуктов (модулей) у одной и той же фирмы.

На рынке бухгалтерских программ хорошо себя зарекомендовали пакеты типа «Комплексная система бухгалтерского учета» таких фирм, как «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Омега» и др.

Организация автоматизированных рабочих мест руководителя и бухгалтера является наиболее разработанным направлением развития и внедрения компьютерных технологий в процесс управления предприятием. Однако функции других специалистов также могут быть выполнены более эффективно при внедрении компьютерных технологий. Рассмотрим некоторые из них.

АРМ специалиста по кадрам. К основным функциям специалиста по кадрам можно отнести следующие:

• определение кадрового состава организации, составление штатного расписания;

• подбор и расстановка кадров;

• текущая работа с кадрами;

• хранение информации о сотрудниках предприятия (личные данные, сведения о передвижении по службе, поощрениях и наказаниях, отработанных часах и т.п.).

Для решения этих задач в состав АРМ специалиста по кадрам должны входить следующие программные средства:

• прикладная экспертная система по подбору и расстановке кадров.

АРМ секретаря

Основными функциями секретаря являются:

• обеспечение руководителя оперативной информацией о деятельности предприятия;

• ведение календаря деловых встреч, совещаний и пр.;

• обеспечение коммуникаций между управляющими различных уровней;

• подготовка необходимых документов.

Для выполнения этих функций необходим следующий набор программ:

• личная информационная система (органайзер);

• система управления документами.

АРМ юриста

Основными функциями юриста являются:

• подготовка шаблонов основных документов организации (образцы договоров, внешних отчетов, справок, передаваемых сторонним организациям, и т.п.);

• юридическое сопровождение сделок.

В состав соответствующего автоматизированного рабочего места входит:

• программа электронной почты;

• специализированные справочно-правовые системы («Гарант», «КонсультантПлюс» и т.п.).

Кроме того, в состав автоматизированной системы управления могут входить АРМ сотрудника отдела сбыта, АРМ сотрудника склада, АРМ сотрудника службы безопасности, АРМ маркетолога, АРМ кассира и пр. (в зависимости от области деятельности организации).

Для каждого из этих специалистов также разрабатываются соответствующие программные пакеты, составляющие автоматизированное рабочее место.

При создании в организации комплекса автоматизированных рабочих мест необходимо обеспечить между ними взаимный обмен информацией. Эго необходимо в связи с тем, что многие задачи требуют участия в их решении различных специалистов и фиксации данных в различных отчетных документах.

Так, например, при учете расхода материалов необходимо задействовать автоматизированные рабочие места различных специалистов: АРМ работника склада, АРМ бухгалтера по материальному учету, АРМ отдела маркетинга, АРМ сотрудника финансового отдела и, наконец, АРМ бухгалтерии по сводному учету.

При расчете заработной платы сотрудников соответствующее АРМ бухгалтерии обменивается информацией с АРМ работника кадрового отдела.

Таким образом, внедрение в организации автоматизированных рабочих мест должно осуществляться неотрывно от всего процесса информатизации организации и в рамках создания комплексной автоматизированной системы управления этой организацией.

Следует отметить, что на настоящий момент существует большое число фирм, предлагающих уже готовые автоматизированные рабочие места отдельных специалистов или комплексы АРМ. В том случае, если предлагаемый ими набор функций отвечает задачам конкретной организации, то использование этих пакетов программ будет оптимальным решением. В противном случае необходимо привлекать специалистов для разработки специализированных программных комплексов.

studme.org

Смотрите так же:

  • Пособия на гемоглобин Все выплаты и пособия для беременных в России в 2018 году Всем беременным женщинам полагаются льготы и компенсации, независимо от того, работает ли она или нет. Финансовая помощь гарантируется государством, однако размер этой помощи […]
  • Постановление по удо 2018 Постановление по удо 2018 Более 30,8 млн. рублей задолженности по заработной плате погашено в результате принятых органами прокуратуры Вологодской области мер реагирования В действительности основные нормы законодательства Российской […]
  • Приказ минтруда от 11102012 310н Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 11 октября 2012 г. N 310н "Об утверждении Порядка организации и деятельности федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы" (с изменениями и дополнениями) Приказ […]
  • Заявление по форме 14001 при выходе участника Как правильно заполнить форму р14001 при выходе участника и образец заполнения при смене учредителя? Все изменения данных о юридических и физических лицах, находящихся в обществе одной организации, необходимо регистрировать с помощью […]
  • Красота есть в ней залог успокоения Красота есть гармония; в ней залог успокоения… Добавить комментарий Тогда только очищается чувство, когда соприкасается. Тогда только очищается чувство, когда соприкасается с красотою высшей, с красотою идеала. Искусство есть такая […]
  • Понятие и виды закона в рб Понятие, признаки и виды законов Закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий высшей юридической силой и регулирующий наиболее важные […]