Как оформить письмо согласование

Письмо-запрос

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  • прайс-листов,
  • документов,
  • сведений о товарах и услугах,
  • скидках и акциях,
  • сроках поставки или оплаты и другой информации.
  • Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

    Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

    Кто составляет письмо-запрос

    Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

    Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

    Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

    Кому адресовать

    Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

    Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

    В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

    Как составить письмо-запрос

    Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

    1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
    2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).

    Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
  • Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

  • Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
  • Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Сроки ответа на письмо-запрос

    Письмо-запрос подразумевает то, что на него должен быть ответ. Правила хорошего тона и деловой этики требуют от получателя отвечать на подобного рода послания строго по сути запроса, однако это не гарантирует того, что данная норма будет выполнена, поскольку закон никоим образом не регламентирует деловую переписку.

    Письмо-запрос о предоставлении информации

    Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

  • разъяснение мотива письменного обращения;
  • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
  • суть обращения;
  • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
  • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
  • регистрация в качестве исходящей документации.
  • ООО «Преодоление»
    Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
    Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
    Генеральному директору
    ООО «Настурция»
    А.Р. Леонтовичу

    25.10.2016 года, исх. № 78

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы

    Уважаемая Анна Ростиславовна!

    Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

    Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

    Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

    С уважением,
    генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    ООО «Персефона»
    г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
    Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
    ИНН 2192847361, КПП 50010007
    Директору АКБ «Финресурс»
    А.П. Реутову

    10.02.2016 года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Письмо-запрос в налоговую

    Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  • название;
  • ИНН;
  • адрес;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • печать (если применяется организацией).
  • Желательно использование фирменного бланка.

    ООО «Затура»
    г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
    Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
    ИНН 6173849076
    В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
    №1 по г. Москве

    Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

    Запрос о счетах должника

    По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

  • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
  • номера расчетных счетов, открытых должником.
  • К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

    Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

    Письмо-запрос в банк

    Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

  • правильное указание реквизитов автора письма;
  • ясное изложение проблемы;
  • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.
  • В АКБ «Мосбанк»
    123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
    от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
    проживающего по адресу:
    123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
    д. 90, кв. 213,
    тел. 222-66-88
    e-mail: lynch@mail.ru

    О реструктуризации задолженности

    12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

    Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

    С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

    В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

    Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

    О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

    15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

    Письмо-запрос акта сверки

    Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

    ООО «Млечный путь»
    116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2
    ИНН 098543905
    Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19
    Начальнику Департамента Росприроднадзора
    по Восточному федеральному округу
    Станкевичу Артему Викторовичу

    13.05.2017 г., исх. № 156/59

    Запрос на предоставление акта сверки

    Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

    К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

    Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов

    Письмо-запрос подтверждения информации

    В таком запросе обязательно должны быть подробные сведения о заявителе с обоснованием его права на подтверждение необходимой информации. Запрос следует формулировать корректно и недвусмысленно. Обязательно указывать адрес для предоставления ответа (почтовый и/или электронный).

    ОАО «Инвест-профи»
    167890, г. Москва, ул. Заводская, 89, оф.1
    ИНН 4536573895
    Тел. (495) 700-54-13, факс (495) 700-54-12
    В ООО «Иринарх»
    167030, г. Москва, пер. Лялин, 14

    15.05.2017 г., исх. № 15/1

    О подтверждении занятия должности заместителя начальника отдела статистики

    Просим подтвердить информацию о том, занимала ли Люстренко Людмила Александровна должность заместителя начальника отдела статистики в обществе с ограниченной ответственностью «Иринарх» с февраля 2016 года по март 2017 года.

    Начальник отдела кадров ООО «Инвест-профи» /Ковальчук/ В.Л.Ковальчук

    assistentus.ru

    Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна, или Поговорим о деловых письмах

    «…Добрый день, веселая минутка. Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна.

    За прошедшую отсрочку не обессудьте. Видно, судьба моя такая. Однако ничего этого больше не предвидится. А потому спешу сообщить вам, что я жив, здоров, чего и вам желаю. »

    Из письма красноармейца товарища Сухова

    (к/ф «Белое солнце пустыни»)

    Кто из нас не помнит трогательное письмо супруге, «бесценной Катерине Матвеевне», которое мысленно писал на протяжении всего фильма красноармеец Федор Иванович Сухов? Это письмо, конечно, было личным, а не деловым. Но в силу жизненной ситуации, в которой находились персонажи, оно обладало обстоятельностью, структурой и отдельными признаками, характерными и для деловой переписки.

    Сотруднику службы делопроизводства, как красноармейцу Сухову, часто приходится решать разноплановые задачи и составлять письма порой самой неожиданной тематики. Казалось бы, чего проще? Но, оказывается, поручение руководителя «напишите письмо» может вызвать бурю смятения в душе и разуме секретаря: «Письмо. А как его писать?! Что писать?! Как оформлять и как отправлять адресату?! Какой ужас. »

    На самом деле ничего ужасного и сложного в этом поручении нет. И если вам доводилось (а вам точно доводилось) писать в школе сочинения, написание письма не потребует от вас нечеловеческих усилий. Потребуется внимательность, усидчивость, знание бизнес-процессов вашей организации, умение разобраться в порой незнакомых для вас вопросах и обстоятельствах, умение получить необходимую для вас информацию от других отделов, служб и сотрудников, грамотность изложения.

    Начнем, пожалуй, с общих требований к составлению деловых писем.

    Структура текста делового письма

    В наиболее общем случае текст делового письма состоит из:

  • обращения (вступительной этикетной формулы);
  • вступительной части;
  • основной части;
  • заключительной части;
  • заключительной этикетной формулы.
  • Рассмотрим их подробнее.

    Обращение, или вступительная этикетная формула (формула вежливости): «Здравствуйте, бесценная Екатерина Матвеевна!»

    Обращение (вступительная этикетная формула, формула вежливости и т.п.) призвано выразить уважение к адресату, привлечь внимание адресата к теме письма и может содержать должность, фамилию, имя и отчество лица, которому адресовано данное письмо: Уважаемый Владимир Петрович!

    В случае обращения к наиболее значимым и важным персонам применимо приветствие «Глубокоуважаемый».

  • Глубокоуважаемый господин министр!
  • Глубокоуважаемый господин губернатор!
  • Глубокоуважаемый господин Вахрушин!
  • Если в письме обращаются к коллективу организации или к некой группе сотрудников, то этикетная формула выглядит так: Уважаемые господа!

    Панибратство в обращении недопустимо. Оборот «Дорогой…» или «Дорогие…» и им подобные в деловом письме неуместны.

    Обратите внимание

    В конце обращения должен стоять восклицательный знак. Запятая, допустимая с грамматической точки зрения, будет в этом случае неуместна.

    Обращение выравнивается по центру документа.

    Кстати

    Обращение не является обязательным элементом письма. В служебных письмах типового содержания, в сопроводительных письмах, не содержащих просьб, и иных письмах тривиального характера, не требующих личного рассмотрения руководителем, обращение можно опустить. Например: Прошу выслать акт сверки с ООО «Аметист» на 30.12.2014 по адресу: ул. Тверская, дом 1, офис 23, г. Энск, 123645.

    Вступительная часть. Может содержать:

  • причину, цель составления настоящего письма. Например: Ваша организация участвовала в конкурсной процедуре № 118-САЖКХ закупки коммунальной техники для нужд городского хозяйства территориального округа Энск;
  • ссылку на документ, связанный с темой письма. Например: В ответ на Ваше письмо исх. № 125/1 от 13.07.2015 сообщаем…;
  • краткое изложение ситуации, факта, события. Например: В рамках заключенного с ООО «Аметист» договора поставки № 251 от 17.11.2014 была произведена поставка дорожно-строительной техники на сумму 2 250 000 рублей;
  • фразы этикетного характера, выражающие в зависимости от ситуации благодарность, сожаление, поздравление, соболезнование и др. Например: Благодарю специалистов технического отдела ООО «Аметист» за быстрое и квалифицированное устранение неисправности технических коммуникаций, обеспечивающих энергоснабжение административного здания ООО «Элегия».
  • Также вступительная часть может описывать общую ситуацию (как у товарища Сухова, который, благодаря врожденному таланту рассказчика, тоже не обошелся без вступления): Знайте, любезная Катерина Матвевна, что классовые сражения на сегодняшний день в общем и целом завершены и час всемирного освобождения настает. И пришел мне черед домой возвратиться, чтобы с вами вместе строить новую жизнь в милой сердцу родной стороне.

    Основная часть. Содержит изложение проблемы, ситуации, с приведением соответствующих фактов, аргументов и доказательств. Должна быть связана по смыслу со вступительной частью и логически приводить к выводам, изложенным в заключительной части. Это самая сложная и насыщенная часть делового письма. Необходимо отнестись к ее составлению очень внимательно и ответственно, подготовив соответствующую доказательную и документационную базу.

    Здесь вам и пригодится знание бизнес-процессов и умение добывать необходимую информацию.

    В зависимости от темы письма основная часть может быть краткой или сложной (состоящей из пунктов и подпунктов). При формулировании фраз делайте выбор в пользу простоты изложения.

    Всегда следует помнить о том, что простые распространенные предложения воспринимаются гораздо легче сложносочиненных и сложноподчиненных с обилием знаков препинания. Например, суть вопроса можно изложить так:

    В апреле 2015 года ООО «Изумруд» был изготовлен комплект металлорежущего оборудования, который был отправлен в адрес ООО «Аметист» транспортной компанией «Деловые линии» и получен ООО «Аметист» на 14 дней позже установленного срока, что подтверждается накладной № 1125/245 от 23.04.2015, оригинал которой был предоставлен нам транспортной компанией «Деловые линии», в связи с чем ООО «Изумруд» обязано уплатить ООО «Аметист» пеню в размере…

    02.04.2015 ООО «Изумруд» была произведена отправка металлорежущего оборудования в адрес ООО «Аметист». Оборудование было получено 23.04.2015. Данный факт подтверждается транспортной накладной № 1125/245 от 23.04.2015, предоставленной транспортной компанией ООО «Деловые линии».

    Расчетный срок поставки оборудования согласно договору № 12 от 29.03.2015 составляет 7 календарных дней со дня отгрузки. В данном случае он насчитывает 21 календарный день. Таким образом, за нарушение сроков поставки оборудования согласно п. 3.12 вышеуказанного договора ООО «Изумруд» обязано выплатить пеню в размере…

    В целом же к изложению предъявляются следующие требования:

  • соответствие действующему законодательству;
  • нейтральный, деловой тон изложения;
  • допускается применение аббревиатур (ООО, МЧС, МВД, ГРЭС, ГИБДД и т.д.) и общеупотребительных сокращений (кв. м, кг, гр-н, стр., др., а/я и т.д.);
  • использование страдательного залога (например, следует писать «нами будет изготовлено…», а не «мы изготовим…», акцентируя внимание на осуществляемом действии, а не на объекте, его производящем);
  • использование шаблонных оборотов (т.н. языковых формул), характерных для отрасли или вида деятельности, к которым принадлежит ваше предприятие. В качестве примера их виртуозного и органичного применения можно привести все то же письмо товарища Сухова: «Однако случилась у нас небольшая заминка. Полагаю, суток на трое, не более. А именно, мне, как сознательному бойцу, поручили сопроводить группу товарищей с братского Востока… Еще хочу сообщить вам: дислокация наша протекает гладко, в обстановке братской общности и согласия». Как видим, он активно применял устойчивые выражения революционного и военного времени.
  • В общем случае в деловом письме могут присутствовать следующие шаблонные обороты:

  • Направляем Вам на согласование следующие документы…;
  • В рамках исполнения достигнутых договоренностей…;
  • В ответ на Ваше письмо исх. №… от… сообщаем…;
  • В соответствии с заключенным договором №…;
  • Сообщаем, что в период с… по…;
  • Выражаем глубокую признательность… и т.д.
  • Подобные лексические конструкции иногда могут нести и дополнительную юридическую смысловую нагрузку, например гарантийное письмо не будет являться таковым, если в тексте будет отсутствовать фраза «Оплату гарантируем».

    Отличительной особенностью делового письма также являются четкость и краткость изложения текста (разделение на абзацы, применение простых распространенных предложений);

  • аргументированность;
  • объективность (текст письма должен содержать объективные сведения о событиях и фактах;
  • однозначность терминологии и формулировок.
  • Заключительная часть является итоговой и может содержать:

    – выводы, следующие из вышеизложенного: Таким образом, из вышеприведенных фактов следует, что данный случай выхода из строя механизма не является гарантийным, поскольку были нарушены правила эксплуатации;

    – просьбу: На основании вышеизложенного просим Вас рассмотреть возможность исправления недочетов, выявленных в процессе эксплуатации изделия;

    – требование: Требуем погасить имеющуюся задолженность в срок до 01.10.2015;

    – предупреждение: В случае невыполнения требований договора мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для защиты своих интересов;

    – предложение: Предлагаем удовлетворить наши требования по возврату денежных средств в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей;

    – отказ: На основании изложенных фактов мы вынуждены отказать в удовлетворении Ваших требований;

    – напоминание: Напоминаем, что в соответствии с п. 17 конкурсной документации Вам необходимо предоставить обеспечение по договору и т.д.

    Заключительная этикетная формула, или формула вежливости. Деловое письмо обычно завершают заключительной этикетной формулой – устойчивым выражением, проявляющим уважение, надежду на дальнейшее сотрудничество или сожаление о прекращении сотрудничества или утрате тех или иных возможностей, например:

  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество;
  • Сожалеем о возникших трудностях.
  • Заканчиваться деловое письмо может фразой, содержащей выражение уважения, наименование должности ответственного лица, подписывающего данное письмо, его собственноручную личную подпись и расшифровку подписи:

    Начальник Туркестанской таможни Верещагин П.А. Верещагин

    Завершающая формула вежливости «С уважением» применяется только в том случае, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый (Ф.И.О. или должность)!», но не является обязательной. В зависимости от ситуации повторное выражение уважения может быть неуместным и выглядеть проявлением подобострастия, уничижения или иронии. По этим же причинам не рекомендуется употреблять в деловой переписке прилагательные в превосходной степени или слова, усиливающие эмоциональную окраску предложения. Например:

    К великому сожалению, мы не получили Ваш каталог;

    С глубочайшим сожалением сообщаем Вам, что не можем удовлетворить Ваш запрос.

    Оформление

    Деловые письма оформляются строго на фирменном бланке организации, содержащем необходимые реквизиты. Образец бланка приведен в Приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    На практике для оформления деловых писем достаточными реквизитами являются:

  • эмблема организации или товарный знак (логотип), при наличии (1);
  • ОКПО (2);
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (3);
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4);
  • наименование организации (5);
  • справочные данные об организации (включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации) (6);
  • дата документа (7);
  • регистрационный номер документа (8);
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа (9);
  • адресат (10);
  • заголовок к тексту (11);
  • текст документа (12);
  • отметка о наличии приложения (13);
  • подпись (14);
  • отметка об исполнителе (15).
  • Размещение реквизитов приведено в Примере 1.

    Классификация

    Деловые письма можно разделить в зависимости от их назначения и содержания.

    Сопроводительное. Сопроводительные письма предназначены для отправки документов, не имеющих адресной части. В тексте сопроводительного письма обязательно должна присутствовать ссылка на приложения – документы, которые отправляются с этим письмом. Такие письма могут содержать просьбы, пояснения и т.д.

    Сопроводительные письма в вышестоящую организацию должны начинаться с фразы «Представляем Вам…», в нижестоящую организацию – с «Направляем Вам…», в стороннюю организацию – с «Высылаем Вам…» (Пример 2).

    Сопроводительное письмо не является гарантией, того что в полученном вами конверте будут присутствовать именно те документы и в том количестве, что указано в сопроводительном письме. Иными словами, письмо не является описью и не может быть представлено в судебные органы в качестве подтверждения отправки тех или иных документов.

    Сопроводительное письмо не является обязательным при отправке документов.

    Гарантийное. Как правило, содержит две части: просьбу что-либо исполнить, заверения в исполнении обязательств со своей стороны и юридически являются признанием долга (Пример 3).

    Поздравительное. Такие письма составляются в относительно свободной форме и посвящаются какому-либо торжеству – памятной дате, официальному государственному празднику, значительному для данной организации или лица событию. Поздравительные письма могут быть оформлены как на бланке организации, так и на художественных бланках, колорированной бумаге, а также содержать декоративные и графические элементы.

    Благодарственное. Письмо-благодарность направляется гражданину, должностному лицу или организации с выражением благодарности за совершенные действия (Пример 4).

    В таких письмах могут быть использованы фразы:

  • Выражаем Вам искреннюю благодарность…;
  • Благодарим Вас за оказанную помощь…;
  • Позвольте выразить Вам признательность… .
  • Извещение деловое письмо, информирующее или извещающее адресата о каких-либо мероприятиях. Может содержать пояснения, касающиеся процедуры участия в мероприятии, приложения (анкета участника, программа мероприятия, регламент, рекламные материалы) и т.д.

    Если письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, то реквизит «Адресат» на письме не оформляется или оформляется обобщенно. Подписывать такое письмо должен руководитель организации или руководитель, ответственный за проведение данного мероприятия (см. письмо-извещение в Примере 1).

    Просьба (запрос) это деловое письмо, направляемое с целью получения какой-либо информации или документов (Пример 5). Письма-запросы требуют обязательного ответа в виде письма-ответа. В тексте письма-запроса обязательно должно содержаться обоснование необходимости предоставления сведений или документов, о которых идет речь.

    Сообщение. Это вид делового письма, информирующий адресата о каких-либо фактах или событиях, затрагивающий интересы обеих сторон – автора и адресата (Пример 6). Письмо-сообщение может быть кратким и начинаться сразу с фразы «Сообщаем, что…», а может быть более развернутым и содержать обоснование: «В связи с тем, что…».

    В приведенном примере измененные реквизиты уже содержатся в теле письма, но, положа руку на сердце, ответьте честно: часто ли вы при получении письма смотрите на эти строчки цифр и сравниваете их с прежними? Для этого и нужно письмо-сообщение – привлечь внимание адресата к данному факту.

    На практике письмо-извещение и письмо-сообщение отличаются незначительно. Поэтому паниковать на тему: «Какой кошмар, я отправила контрагенту извещение, а надо было сообщение. » не нужно. Нет ничего ужасного в том, что в тексте письма вы написали «извещаем» вместо «сообщаем».

    Предложение. Направляется потенциальному партнеру или контрагенту и содержит предложение сотрудничества (Пример 7). К этому виду относятся коммерческие предложения (оферты). Письмо-предложение может содержать как общую, так и детальную информацию об организации и представляемом продукте:

  • краткую историю и общие сведения о вашей организации (год основания, производственная и складская база, достижения, участие в значимых мероприятиях, награды, дипломы, звания и т.д.);
  • реквизиты организации;
  • прейскурант с указанием, на какую дату он действителен (если вы хотите представить всю продукцию вашего предприятия в целом и продемонстрировать потенциальному партнеру уровень цен на нее);
  • точное наименование представляемого продукта (если предложение составляется на конкретный вид продукции или услуг);
  • изображение товара;
  • основные и важнейшие характеристики представляемого товара;
  • цена представляемого товара или услуг и срок ее действия, с указанием денежной единицы и упоминанием, в каком формате указана цена (с НДС или без);
  • условия и стоимость поставки;
  • условия получения скидки и т.д.
  • Письмо-предложение может направляться как одному конкретному адресату, так и рассылаться массово, широкому кругу контрагентов.

    Результатом рассмотрения адресатом письма-предложения могут стать деловые переговоры или заключение договора, поэтому от грамотности его составления и точности представленных в нем данных может зависеть будущая прибыль вашей организации.

    Подтверждение. Достаточно редко встречавшийся мне на практике вид делового письма, в котором адресат подтверждает получение каких-либо сведений или документов (Пример 8). Как правило, оформляется в ответ на сопроводительное письмо или письмо-сообщение. В письме-подтверждении используются фразы:

  • Подтверждаем получение следующих документов:…;
  • Подтверждаем получение сообщения об изменении реквизитов… .
  • Письмо-требование. Данный вид делового письма составляется с целью побудить адресата исполнить взятые на себя обязательства. Отличается достаточно категоричным тоном изложения, что достигается использованием в тексте конструкций типа:

  • Срочно требуем погасить задолженность;
  • Требуем немедленно произвести отгрузку товара в адрес… и т.д.
  • Письмо-требование обязательно должно содержать изложение условий принятых ранее договоренностей, ссылки на документы (договоры, соглашения и т.д.), суть сложившейся ситуации, требование выполнения обязательств, а также последствия для адресата, если обязательства не будут исполнены, например: В случае неисполнения Вами взятых обязательств дело будет передано в Арбитражный суд.

    Частным случаем письма-требования является письмо-претензия. От простого письма-требования оно отличается описанием сути неисправности товара, некачественного предоставления услуг и т.д. В заключительной части излагается требование: заменить товар по гарантии, осуществить гарантийный ремонт, вернуть деньги и т.д. Претензия может содержать фотографии неисправного товара, документы, подтверждающие понесенные стороной-инициатором дополнительные расходы (например, на лечение, вынужденное пользование услугами сторонних организаций и т.д.) (Пример 9).

    Письмо-ответ. Это письмо составляется в ответ на запрос, требование или рекламацию (Пример 10).

    Остальные виды писем, как правило, ответа не требуют.

    При составлении ответа не нужно писать в тексте: «В ответ на ваше письмо №… от…», поскольку данные поступившего исходного письма вносятся в реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа».

    Стиль ответа должен соответствовать стилю письма, на которое вы отвечаете. Однако это не значит, что нужно повторять содержащиеся в нем стилистические и грамматические ошибки.

    Ну что ж, я поделилась с вами своим опытом в соответствии с базовыми принципами составления деловых писем самой разнообразной тематики.

    На самом же деле тема о составлении писем – неисчерпаема! В каждом конкретном случае следует подходить к созданию делового письма ответственно и творчески, и тогда вам будет сопутствовать удача на этом тернистом пути!

    На этом разрешите откланяться, или, как писал незабвенный товарищ Сухов: «Тому остаюсь свидетелем, боец за счастье трудового народа всей земли, Закаспийского интернационального революционного пролетарского полка имени товарища Августа Бебеля, красноармеец Сухов Федор Иванович».

    www.profiz.ru

    Смотрите так же:

    • Декретные входят в пенсионный стаж Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж? Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж – вопрос, встающий перед семьями, где ждут появления ребенка. А узнать, входит ли декретный отпуск в трудовой стаж, можно, проанализировав ряд […]
    • Заявление на гвэ Как досрочно сдать ЕГЭ, ОГЭ или ГВЭ 1. Кто может сдавать экзамены на досрочном этапе? Досрочно сдать экзамены могут выпускники 11-х и 9-х классов, которые полностью освоили учебный план, не имеют академических задолженностей и получили […]
    • Налоги гражданам узбекистана Патент на работу для граждан Узбекистана в 2018 году: цены, сроки Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг В январе 2015 г. изменились правила для трудоустройства в РФ граждан Узбекистана. […]
    • Какие нужны документы для подачи на гражданство рф в упрощенном порядке Перечень документов для получения гражданства РФ в 2018 году Общая информация Всего в миграционном законодательстве РФ существуют некие основания для приобретения гражданства РФ. К основным факторам следует отнести: Рождение в РФ. […]
    • Заявление формы п-1 Форма П-1 в 2018 году: инструкция по заполнению Существенная часть организаций должна сдавать в Росстат форму П-1. Этот вид отчета дает информацию о производстве и продаже продукции (услуг). Представить раз в месяц П-1 обязаны организации […]
    • Кто имеет право вести ип 21 Ноября 2016 Должен ли ИП вести бухгалтерский учет? Согласно требованиям части 1 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ все субъекты экономической деятельности на территории РФ обязаны вести бухгалтерский учет, как того […]