Образец деловое письмо правила оформления

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  • Наименование.
  • Адрес.
  • Контактные телефоны.
  • Сайт.
  • Электронную почту.
  • Логотип.
  • Другие контактные данные.
  • Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

  • Изучение вопроса.
  • Написание проекта письма.
  • Его согласование.
  • Подписание.
  • Регистрация.
  • Отправка адресату.
  • Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

  • Позицию адресата.
  • Характер отношений.
  • Официальность.
  • Этикет.
  • В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

  • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
  • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
  • Предметом общения является деятельность компании.
  • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
  • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.
  • В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

  • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
  • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
  • Актуальной в момент написания письма.
  • Достоверной и беспристрастной.
  • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
  • Полной для возможности принятия решения.
  • Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

  • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
  • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
  • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
  • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
  • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
  • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
  • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
  • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
  • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
  • Использование простых распространенных предложений.
  • Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

  • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
    (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
  • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
  • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
    (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
  • Информационными.
  • Инструктивными.
  • Поздравительными.
  • Рекламными.
  • Также бывают письма:

  • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
  • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
  • Запросы.
  • Извещения.
  • Просьбы и многие другие.
  • Как написать ответ на письмо. Пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

  • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
  • Одинаковые языковые средства.
  • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
  • Соблюдение определенной последовательности.
  • Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    businessman.ru

    Оформляем письма по ГОСТу

    В любой организации письма составляют большую часть входящей и исходящей документации. Существует множество видов этих документов, и для каждого из них предусмотрен ряд правил по оформлению. Так как письма являются наиболее массовым видом управленческой документации, крайне важно знать, как грамотно их составить.

    Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие существуют разновидности деловых писем;
  • Правила оформления служебных писем;
  • Каким ГОСТом регламентируется оформление деловых писем;
  • Какие реквизиты служебного письма являются обязательными;
  • Как оформить деловое письмо с приложением.
  • Правильное оформление писем – успех работы всей компании

    Деловыми (или служебными) письмами считаются те, которые служат для связи компании с внешними структурами. Причем, даже после того, как между руководителем организации и партнером по бизнесу или клиентом была достигнута некая устная договоренность, правила этикета предусматривают подтверждение этой договоренности. Это, в свою очередь, уже может считаться гарантией.

    Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

    Категория

    Виды писем

    1. Коммерческие — как правило, составляют от имени юридических лиц и обычно имеют правовую силу. Используются, например, в ходе заключения коммерческой сделки, при подписании контракта. Примеры коммерческих писем: письмо-запрос, предложение, претензия.

    2. Деловые — как правило, призваны решать организационные или правовые вопросы, а также иные проблемы, возникающие в организации. Примеры собственно деловых писем: расписка, протокол собрания, приглашение.

    1. Информационные — создаются для того, чтобы донести некую информацию.

    2. Рекламные — создаются для того, чтобы повлиять на адресата нужным образом.

    По выполняемым функциям

    1. Инициативные — подразделяются на требующие ответа и те, которые ответа не требуют. Примеры: запрос, рекламация, извещение, напоминание, уведомление.

    По признаку адресата

    1. Обычные — как правило, направленные только одному получателю.

    2. Циркулярные — те, которые один адресант направляет нескольким получателям.

    По форме отправления

    1. Электронные письма — применяются организациями в целях быстрого решения вопроса, обычно не имеют юридической силы.

    2. Традиционные почтовые отправления — документы, имеющие юридическую силу. Примеры: оферта, договор, рекламация.

    1. Одноаспектные — в них, как правило, рассматривается только один вопрос, что является более предпочтительным вариантом деловой переписки.

    2. Многоаспектные — составляют только в случае, когда затронуты несколько вопросов, которые будет решать один исполнитель или одна организация.

    1. Регламентированные — их форма регламентируется правилами ГОСТ.

    2. Нерегламентированные — не требуют специального бланка или определенного формата бумаги.

    Практически любое письмо можно одновременно отнести к нескольким категориям, поэтому для каждого из них существуют свои правила оформления, учитывающие необходимые аспекты.

    Подготовка и составление служебных писем

    К оформлению рабочих писем предъявляются определенные требования. Обусловлено это, как правило, их принадлежностью к информационно-справочным документам. Так, адресант перед отправкой должен четко уяснить, кто является адресатом, какими сведениями он обладает, каков его статус, каким может быть ответ. Существует шесть этапов подготовки и составления служебных писем:

    изучение вопроса, сбор необходимых сведений по теме, в случае необходимости – изучение соответствующих законодательных актов;

    подготовка и написание проекта текста;

    согласование проекта и необходимое редактирование;

    регистрация исходящего письма;

    Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

    Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании. Оформление реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30–2003 позволит выдержать архитектонику делового письма, соблюсти пространственное соотношение его элементов, оформить текст в соответствии с правилами деловой переписки.

    Структура служебного письма

    Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

    Это наиболее значимая для целей общения часть. Так, благодаря правильно выбранной форме обращения можно не только привлечь внимание адресата, но и задать общий тон дальнейшего общения. Если же письмо не адресовано конкретному человеку, обращение можно опустить, в остальных случаях принято использовать стандартные языковые формулы – например, «Уважаемый Сергей Иванович!», «Господин председатель правительства!». Обращение пишется в середине строки.

    Вводная часть.

    В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

    Основная часть.

    В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

    Заключение.

    В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

    При оформлении автору важно принимать во внимание такие аспекты, как:

    • степень знакомства и характер отношений с адресатом;
    • общественную позицию адресата и ее соотношение с позицией автора;
    • ситуацию, в которой происходит общение – ее официальность или неофициальность;
    • этикет и нормы, принятые в конкретной компании.
    • Оформление письма, образец:

      Оформление писем по ГОСТу

      Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

      Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

      Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

      01 — Государственный герб Российской Федерации;

      02 — Герб субъекта Российской Федерации;

      03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

      04 — Код организации;

      05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

      06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

      08 — Наименование организации;

      09 — Справочные данные об организации;

      10 — Наименование вида документа;

      12 — Регистрационный номер;

      13 — Ссылка на регистрационный номер и дату;

      14 — Место составления или издания;

      16 — Гриф утверждения;

      18 — Заголовок к тексту;

      19 — Отметка о контроле;

      20 — Текст документа;

      21 — Отметка о наличии приложения;

      23 — Гриф согласования;

      24 — Визы согласования;

      25 — Оттиск печати;

      26 — Отметка о заверении копии;

      27 — Отметка об исполнителе;

      28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

      29 — Отметка о поступлении документа в организацию;

      30 — Идентификатор электронной копии.

      Оформление письма по ГОСТу, образец:

      Оформление письма с приложением, образец:

      Правила оформления деловой переписки

      Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

      Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

      Стандартизация изложения. Сегодня существует множество терминов, специальных оборотов и формул, характерных именно для деловой переписки. Их применение позволяет существенно сократить время на подготовку, а готовые конструкции помогают не тратить время на поиск подходящих для конкретной ситуации терминов. Стандартизация существенно облегчает восприятие любых текстов и оптимизирует весь процесс документооборота.

      Нейтральный тон. Сдержанность и строгость при оформлении писем – норма официального общения. Нейтральный тон предполагает почти полное отсутствие экспрессивно или эмоционально окрашенных слов. Сведения носят сугубо официальный характер, по этой причине необходимо исключить из текста, например, слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами или междометия. Эмоциональный подтекст может присутствовать, но стоит скрыть его за нейтральным тоном изложения.

      Точность и однозначность формулировок. Получатель должен однозначно понять и трактовать смысл адресованного ему материала. Точность текста, как правило, напрямую зависит от верно выстроенной композиционной структуры, отсутствия логических ошибок. Служебное письмо должно быть четко продумано.

      Лаконичность. Благодаря этому требованию автор сможет существенно сократить объем всего документа. Лаконичность изложения – это, прежде всего, исключение речевой избыточности, экономное применение языковых средств, отсутствие ненужных повторов и дополнительных сведений.

      Применение языковых формул. Шаблоны, широко применяемые в деловой переписке, являются ее неотъемлемой частью. Так, для побуждения к действию часто используются формулы: «Просим Вас рассмотреть вопрос…», «В подтверждение нашей договоренности…». Зачастую языковые формулы являются юридически значимыми элементами текста, без которых он не будет обладать необходимой силой. Например: «Гарантируем возврат денежных средств в размере…», «Контроль за выполнением задания возлагается на…».

      Использование терминов, лексических и графических сокращений. Благодаря использованию терминов в переписке автор может добиться однозначного понимания текста, что является крайне важной особенностью делового общения. Терминологию, которую можно и нужно использовать в сфере документационного обеспечения управления, регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

      Преобладание простых распространенных предложений. Официальное общение, как правило, основывается на употреблении простых распространенных односоставных или двусоставных предложений, что существенно упрощает процесс восприятия текста.

      Памятка по оформлению делового письма

      Бумага

      Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

      Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

      Поля

      Лист должен иметь поля не менее:

      20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

      Дата

      Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

      Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

      Исходящий номер

      Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

      Ссылка на входящее письмо

      Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

      Адресат

      Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

      По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

      Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

      Текст письма

      Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

      При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

      Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

      Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

      Приложение

      Деловое письмо с приложением оформляют так:

      Приложение: на 2 л. в 2 экз.

      Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

      Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

      Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

      Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

      Подпись

      Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

      Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

      Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

      Печать

      Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

      Исполнитель

      При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

      Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями. Благодаря этому, письмо (в какой бы форме оно не отправлялось) станет эффективным инструментом в работе каждого сотрудника и руководства компании в целом.

      www.sekretariat.ru

      Как написать деловое письмо: виды, правила оформления, стиль и образцы деловых писем

      Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.

      Сегодня вы узнаете:

    • Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
    • Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
    • Как правильно написать деловое письмо.
    • Содержание

      Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.

      Зачем нужна деловая переписка

      Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.

      Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.

      Отличия деловых писем от других

      Основные отличия состоят в следующем:

    • Стилистика изложения;
    • Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
    • Оформляется на официальном бланке компании;
    • Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
    • Редко занимают объем более 1 страницы;
    • Наличие строгой служебной субординации.
    • Виды деловых писем

      Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.

      Письма, отвечать на которые не нужно.

    • Гарантийное письмо;
    • Сопроводительное;
    • Информационное;
    • Письмо-уведомление;
    • Письмо-предупреждение;
    • Письмо-напоминание.
    • Письма, на которые нужен ответ.

      Некоммерческие письма.

      • Письмо-приглашение;
      • Письма с выражением соболезнования;
      • Письма с выражением благодарности;
      • Письма с информированием о чем-либо;
      • Письма, в которых содержатся рекомендации;
      • Гарантийные письма;
      • Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
      • Письма с поздравлениями по разным поводам;
      • Письмо-просьба;
      • Письма с инструкциями;
      • Сопроводительные письма.
      • Письма коммерческой направленности.

        Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.

        К ним относятся:

      • Письма с ответами на запросы;
      • Непосредственно запрос;
      • Оферта – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
      • Претензия;
      • Напоминание;
      • Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
      • Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:

      • Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
      • Составленные по строгому образцу.
      • По адресатам.

      • Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
      • Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
      • Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.
      • Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:

      • Отправленные в виде факсового сообщения;
      • Отосланные по электронной почте;
      • Те, что отправлены в обычных конвертах.
      • Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.

        Секреты правильного оформления

        Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.

        Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.

        Стилистика.

        Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.

        Требования к изложению информации.

        Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:

      • Адресно, предназначается конкретному лицу;
      • На дату написания вся информация должна быть актуальна;
      • Достоверно;
      • Беспристрастно;
      • Аргументировано;
      • Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
      • Бланк.

        Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.

        Далее, рассмотрим основные требования:

      • Для написания делового письма используются листы формата А4;
      • Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
      • Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
      • Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
      • Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.
      • Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.

        Нумерация.

        Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.

        Деление на части.

        Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.

        Наличие исправлений.

        Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.

        Используемые реквизиты.

        Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:

      • Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
      • Название компании полностью;
      • Номера факса и телефона;
      • Номер банковского счета;
      • Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
      • Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
      • Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.
      • Деловое письмо после проведенной встречи

        Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для вашего бизнеса. Как отразить это в письме, обсудим дальше.

        1. Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
        2. Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
        3. Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
        4. Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
        5. Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
        6. Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами«.
        7. Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам...».

        Электронные деловые письма

        Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.

        Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.

        Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.

        Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.

        Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.

        В какие сроки нужно ответить на письмо

        Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:

      • Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
      • Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
      • Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
      • Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.
      • Как написать деловое письмо: простым языком о сложном

        Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.

        1 этап. Указываем адресата.

        В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.

        2 этап. Обращение.

        Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.

        Пример: Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.

        3 этап. Изложение цели.

        Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.

        4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.

        Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.

        Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.

        Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.

        Как закончить деловое письмо

        Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.

        В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.

        Далее, приведем несколько конструкций для построения заключительной части письма.

        В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.

        Приведем несколько примеров:

      • Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
      • Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
      • Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
      • Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
      • Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
      • Как попрощаться с адресатом.

        Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.

        Приведем несколько вариантов:

      • С уважением к Вам…;
      • С пожеланием успехов…;
      • С наилучшими пожеланиями…
      • Ставим подпись правильно.

        Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.

        Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.

        В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.

        Деловые письма на английском языке

        Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.

        Дата написания.

        Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.

        Реквизиты получателя.

      • Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
      • Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
      • Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
      • Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
      • Указание адреса.

        Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).

        Как обратиться к получателю.

      • Dear Madam;
      • Dear Sir;
      • Dear Sir or Madam;
      • Dear Mrs;
      • Dear.
      • После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.

        Тематика.

        Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.

        Основной текст.

        Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.

        Как попрощаться.

        Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.

        Оформление подписи.

        Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.

        Оформление приложений.

        Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.

        Что писать с заглавной буквы.

      • Фамилии и инициалы;
      • Наименования компаний;
      • Наименования городов, штатов и так далее;
      • Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
      • Первые слова в прощании;
      • Вступительные обращения.
      • Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.

        Образцы деловых писем на русском и английском языках

        Заключение

        Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.

        С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.

        kakzarabativat.ru

    Смотрите так же:

    • Декретные входят в пенсионный стаж Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж? Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж – вопрос, встающий перед семьями, где ждут появления ребенка. А узнать, входит ли декретный отпуск в трудовой стаж, можно, проанализировав ряд […]
    • Заявление на гвэ Как досрочно сдать ЕГЭ, ОГЭ или ГВЭ 1. Кто может сдавать экзамены на досрочном этапе? Досрочно сдать экзамены могут выпускники 11-х и 9-х классов, которые полностью освоили учебный план, не имеют академических задолженностей и получили […]
    • Налоги гражданам узбекистана Патент на работу для граждан Узбекистана в 2018 году: цены, сроки Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг В январе 2015 г. изменились правила для трудоустройства в РФ граждан Узбекистана. […]
    • Какие нужны документы для подачи на гражданство рф в упрощенном порядке Перечень документов для получения гражданства РФ в 2018 году Общая информация Всего в миграционном законодательстве РФ существуют некие основания для приобретения гражданства РФ. К основным факторам следует отнести: Рождение в РФ. […]
    • Заявление формы п-1 Форма П-1 в 2018 году: инструкция по заполнению Существенная часть организаций должна сдавать в Росстат форму П-1. Этот вид отчета дает информацию о производстве и продаже продукции (услуг). Представить раз в месяц П-1 обязаны организации […]
    • Повышение пенсии за апрель 2018 Кому добавят пенсию в апреле 2018 года Кому прибавят пенсию в апреле 2018 года Повышение пенсии в апреле 2018 следует ожидать не всем пенсионерам, а только тем гражданам, которые получают социальные выплаты. Социальной пенсионной выплатой […]