Отчетные документы за проживание в командировке

Отчетные документы за проживание в гостинице

После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

  • гостиницу, отель;
  • служебную квартиру;
  • арендованную квартиру;
  • жилые помещения у родственников.
  • В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

    Какие документы сотрудник должен предоставить

    Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

  • счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
  • договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
  • в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.
  • Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

    m.ppt.ru

    Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

    Обновление: 15 ноября 2016 г.

    Каждый работник, направленный работодателем в служебную командировку, обязан по возвращении из нее отчитаться перед работодателем о результатах командировки и расходах, понесенных им в период командировки, в том числе предоставить отчетные документы за проживание в гостинице или ином жилом помещении. Отсутствие отчетных документов либо их оформление с нарушением установленного порядка может повлечь невозможность подтверждения расходов (в полном объеме или в части), а значит, и возможный отказ в возмещении данных расходов работодателем. О том, как должны быть оформлены данные документы, вы узнаете из настоящей статьи.

    Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

    В силу п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

    Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

    Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным главой 35 Гражданского кодекса РФ.

    Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г. (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки (п. 7 Положения).

    Оплата гостиницы в командировке

    Денежные средства для оплаты проживания работника в гостинице или ином жилом помещении в период служебной командировки выдаются работодателем в виде аванса при убытии работника в командировку (п. 10 Положения). При осуществлении оплаты номера, в котором проживал работник, гостиница должна выдать кассовый чек или иной документ, оформленный на бланке строгой отчетности (например приходный кассовый ордер), который и будет подтверждать расходы на проживание в командировке. Данное правило предусмотрено абз. 3 п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

    Если работник проживал не в гостинице, а в ином жилом помещении, например на квартире, снятой работником по договору найма жилого помещения, то факт несения расходов подтверждается распиской наймодателя о получении денежных средств от работника.

    Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

    Наиболее часто встречающимся вопросом, связанным с оплатой проживания работника бюджетного учреждения в командировке, является вопрос о том, к какому коду КОСГУ должны относиться произведенные работником расходы на проживание. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, оплата проживания в гостинице в командировке относится на подстатью 212 «Прочие выплаты».

    glavkniga.ru

    Отчетные документы за проживание в квартире посуточно или проживание в гостинице

    Заказать отчетные документы за проживание можно ЗДЕСЬ.

    Как показывает практика многие бухгалтера в своей деятельности часто сталкиваются с вопросами, связанными с документальным оформлением командировочных расходов тех сотрудников, которых отправляют в служебные поездки. Основным вопросом является — подтверждение расходов того работника, который вернулся из командировки.

    С целью избегания лишних вопросов от налоговой службы касательно расходной части, все документы необходимо оформлять строго соблюдая законодательство Российской Федерации. И именно отчетные документы за проживание в квартире посуточно или проживание в гостинице в командировке, не являются исключением.

    Во-первых, следует особо ответственно подойти к соблюдению сроков, которые прописаны в нормативных документах, чтобы вовремя предоставить отчетные документы за проживание в квартире посуточно в бухгалтерию. Собственно говоря, для авансовых отчетов эти сроки обычно составляют не более трех рабочих дней со времени прибытия сотрудника из служебной поездки.

    В список документов, которые подлежат проверке представителями налоговых органов, обычно входят:
    — договор с предпринимателем или предприятием, которые размещают сотрудника;
    — счет, который выписан на ФИО сотрудника, находящегося в командировке;
    — чек, квитанция, об сумме и дате оплаты, которая указана в счете.

    Список, представленный выше не является полным, хотя обычно дополнительные документы не требуются. Однако, исходя из нашего опыта, хотелось бы заметить, что для каждого индивидуального случая полный исчерпывающий пакет документов может быть дополнен. Например, иногда гостиница или арендодатель жилья работает, используя договорную схему. В таком случае уполномоченное лицо обязательно выдает уведомление в письменном виде, где об этом указано.

    В другом случае, как часто бывает, что сотрудник оплачивает проживание с кредитной карты, то выписка или квитанция, которая правильным образом заверена печатью банка, будет служить таким подтверждением.
    Это понятно, что все вышеперечисленные бумаги просто обязаны быть оригинальными документами и с мокрыми печатями и/ или штампами. Уточним следующий момент, что к авансовому отчету не стоит представлять отчетные документы о проживании в квартире или гостинице на бланках старого образца (до 01.12.2008).

    С особой тщательностью проверяются все обязательные реквизиты: даты, ФИО, суммы. Превышающие расходы с лимитом 550 руб./ день, следует сопроводить письменным разрешением директора предприятия и объяснительной запиской того сотрудника, который прибыл из командировки.

    В случае, когда одна или несколько из вышеперечисленных норм не соблюдены, то такие расходы не подлежат официальному возмещению. В ином случае их просто говоря не признают представители налоговых органов.

    Также необходимо заметить, что не подлежат возмещению и дополнительные услуги такие как, разговоры по телефону, использование холодильника, бара, в случае, когда они являются вписанными отдельной строкой в счет.

    gostinichnye-cheki.moscow

    Гостиничные чеки

    Если вам потребовалось купить гостиничные чеки в Москве, находясь в командировке, обращайтесь, мы вам предложим отличные решения получения официального документа. Предоставленный нами кассовый чек будет иметь отображение адреса гостиницы, а также указан счет за период проживания. Обратившись к нам, вы гарантировано получаете:

  • пакет документов 100% удовлетворяющий требованиям;
  • можете рассчитывать на внесение в базу данных, что позволит при повторном обращении получать скидки;
  • низкая комиссия на предоставляемые услуги, что позволит прилично экономить;
  • по запросу нами предоставляется подтверждение;
  • гостиничные чеки с подтверждением за нужный период времени;
  • оперативность исполнения, доставку документации.
  • Отметим, что при первом обращении сотрудники компании детально проконсультируют относительно необходимых документов для приобретения чека.

    Что может потребоваться, чтобы получить чеки на гостиницу

    Довольно часто могут случиться ситуации, когда после выселения из гостиницы был утерян чек о проживании или попросту он не был оформлен. Конечно можно вернуться, но это трата свободного времени, больше того это не всегда удобно. Если чеки за проживание в гостинице будут отсутствовать, то рассчитывать о компенсации, за проживание, находясь в командировке рассчитывать, не стоит.

    Однако сразу отметим, что выход есть. Все что потребуется вам это обратиться в нашу компанию. Мы имеем большие связи, сотрудничаем со всеми гостиницами в Москве, сотрудники четко знают действующее законодательство, что позволяет оперативно решать любые по сложности обращения клиентов.

    Поэтому можем гарантировать быстрое изготовление гостиничных чеков с подтверждением, но, а главное с предоставлением нужной информации, которую могут запросить по месту работы. Отметим, что заказать отчетный чек отеля, обратившись к нам можно любым удобным способом, например онлайн или по телефону.

    Обращаясь к нам, вы можете рассчитывать на оперативность, профессионально организованную доставку документов в ваш город на указанный адрес. Всю необходимую документацию мы предоставляем в оригинале.

    Преимущества заказа гостиничные чеки у нас?

    Профессиональное выполнение поставленных задач, гарантия подлинности и оперативность доставки – это минимальное количество наших преимуществ. Каждый наш клиент при повторном обращении может рассчитывать на скидки, с которыми можно ознакомиться при индивидуальном обращении. Мы предлагаем:

  • профессиональные, подробные консультации;
  • высококачественные услуги;
  • предоставление оригинальных документов;
  • легитимность предоставленных бумаг;
  • оперативность обработки заказа;
  • качественное оформление документа;
  • по запросу предоставляется подтверждение.
  • У нас вы сможете сделать чеки на гостиницу не дорого быстро, качественно и с учетом стандартных правил.

    Необходимые документы на возмещение расходов

    Компенсируются затраченные средства в командировке на проезд и проживание только при условии, что будут предоставлены по месту работы, правильно составленные документы. Отметим, что квитанции и счета, имеющие печати, а также транспортные билеты для бухгалтерии являются фиксальными документами. Квитанция гостиницы должна иметь указание даты прибытия/выбывания (они должны четко соответствовать проездным документам). Если будет расхождение по датам, то могут появиться вопросы, оплата за лишние дни может не производиться.

    Обращаясь в нашу компанию, вы можете быть уверенными в том, что все бумаги будут подготовлены профессионально, с учетом всех требований, благодаря чему со стороны работодателя не возникнет лишних вопросов и средства, потраченные на переезд, проживание во время командировки, будут полностью компенсированы.

    msk-chek.ru

    Деловая поездка за счет организации: отчетные документы

    Сегодняшний успешный бизнес практически невозможен без командировок сотрудников организации. В поездках решаются основополагающие вопросы для работы фирмы. Поскольку командировка по служебным задачам осуществляется за счет компании, то работник, который отправляется в дорогу, обязан по своему возвращению предоставить в бухгалтерию определенные отчетные документы. Именно данному вопросу будет посвящена эта статья.

    Документы для бухгалтерии

    Любой современный бизнес тяжело представить без периодических командировок. Цель для них может быть самой разнообразной:

    • встреча с деловыми партнерами;
    • личное подписание договоров;
    • заключение выгодных сделок;
    • принятие участия во всевозможных конференциях и выставках.
    • Для того чтобы сотрудника отправили в командировку, необходима соответствующая документация. К ней относится приказ, подтверждающий направление человека в командировку, а также командировочное удостоверение.

      В этих документах указан временной период длительности командировки. При этом, вернувшийся из нее, сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию и отдел кадров соответствующие отчетные документы. В данной ситуации для бухгалтерии необходимо принести все отчетные справки, ведомости и чеки, которые подтверждают расходную часть командировки.

      Длительность служебной поездки за счет организации определяет затраты последней на ее проведение. Поэтому все отчетные документы должны предъявляться командированным сотрудником в идеальном состоянии. На них не должно быть жирных пятен, механических повреждений, зачеркиваний и собственноручных надписей, а также пятен, из-за которых невозможно прочесть документ.

      Предоставляемые в бухгалтерию документы должны содержать следующие сведения:

    • расходы на проживание в гостинице, в снятой квартире и т.д.;
    • расходы на питание;
    • расходы на проезд, бытовые услуги;
    • оплата сотрудником интернета и телефонной связи.
    • Также сюда следует включать расходы на использование личного или служебного транспорта. Это затраты человека на горюче-смазочные материалы и бензин.

      Помимо этого сотрудник, вернувшийся со служебной поездки, кроме отчетной документации, обязан предоставить свой отчет. На основании этой документации сотрудники бухгалтерии проведут расчет всех командировочных расходов и компенсируют работнику его затраты на служебную поездку.

      К отчетным документам, что касаются расходной части, относятся:

      1. чеки или счета за проживание в гостинице, оформленные по формы 3Г;
      2. билеты на все виды транспорта, который человек использовал во время командировки;
      3. фискальные чеки с заправочных станций;
      4. чеки на покупку еды или питание в столовой;
      5. товарные чеки;
      6. проездные документы.

      Помимо этого в перечень отчетных документов, которые сотрудник может предъявить бухгалтерии по своему возвращению из служебной поездке, могут входить:

    • акт, составленный в ходе оказания человеку определенного рода услуг. Считается основным, если он отвечает цели поездки или прописан в приказе о назначении на командировку;
    • договор, составленный в ходе аренды жилого помещения. Подается в случае, если сотрудник фирмы проживал не в гостинице, а снимал жилье. Также он предоставляется, если командировка была длительной.
    • Эти договора и акты в своем тексте будут содержать конкретную сумму, надлежащую к уплате. Поэтому их предъявление в бухгалтерию поможет сотруднику возместить свои затраты.

      Именно данные документы могут подтверждать реальные затраты сотрудника организации на служебную поездку и их следует подать в бухгалтерию по своему возвращению.

      Важно знать, что нужно успеть вложиться в строго отведенные законом сроки предъявления отчетной документации по командировке. Данные сроки регламентируются учредительными документами каждой конкретной организации.

      Поэтому желательно принести все необходимые справки, чеки и билеты в первый же день выхода на работу.

      Очень часто сотрудников различных организаций отправляют на совместные конференции по обмену новыми технологиями, обмену знаниями и опытом, а также на стажировку с целью получения более высокой квалификации. В такой ситуации в бухгалтерию и отдел кадров необходимо будет предъявить:

      • полученный сертификат участника конференции;
      • сертификат повышения квалификации;
      • программу стажировки. Она должна отражать каждодневные мероприятия, которые посещал отправленный сотрудник;
      • индивидуальный отчет.
      • Обычно срок подачи подобной документации составляет ровно одну неделю с момента возвращения с конференции или стажировки.

        Поскольку бухгалтерия ведет отчетность документации, которая связана с учетом всех видов расходов компании за текущий месяц, то предоставление сотрудником отчетной документации по возвращению из служебной поездки является обязательным действием и регламентируется законом. Все указанные в ней расходы заносятся в ежемесячный отчет организации по своим затратам для налоговой службы и несоответствие между реальными и указанными расходами может караться санкциями.Но иногда встречаются форс-мажорные ситуации, в которых человек может потерять или сильно повредить расходный вид документации. Например, порвался билет или проводник его попросту не вернул вовремя, потерялся чек с гостиницы, столовой или с заправочной станции. В такой ситуации, да еще за короткий промежуток времени, в чужом городе восстановить их будет очень проблематично. Для ускорения процесса восстановления утраты можно обратиться в специализированные службы. Но они работают только в самых крупных городах страны. Поэтому зачастую сотрудник компании не успевает уложиться в сроки с подачей всей отчетной документации.

        Без реальных бумаг подтвердить расходную часть поездки невозможно, так как бухгалтерия не имеет права верить на слово. Любая потраченная копейка должна быть занесена в чек. Только таким образом вы сможете возвратить себе денежные средства.Следует знать, что оформление всевозможных вариантов отчетных документов требует внесения в них реквизитов компании, которая будет осуществлять оплату служебных расходов своих сотрудников в ходе командировки.

        При соблюдении всех требований к отчетной документации, по возвращению из служебной поездки вы сможете рассчитывать на возмещение своих реальных затрат. В противном случае, особенно при утрате или повреждении отчетной документации, вы получите при самом лучшем стечении обстоятельств только частичную компенсацию, так как бухгалтерия в последствии будет обязана предъявить расходную часть фирмы налоговой службе, а любые несоответствия караются административным штрафом. В такой ситуации компания, особенно если она государственная, может быть обвинена в нецелевом использовании денежных средств. Поэтому всегда с должным вниманием относитесь к отчетной командировочной документации.

        Видео «Как оформить командировку»

        На записи мужчина рассказывает о том, как правильно оформить необходимые документы и как определить фактические сроки пребывания сотрудника в командировке.

        dokymenta.ru

    Смотрите так же:

    • Пособия на гемоглобин Все выплаты и пособия для беременных в России в 2018 году Всем беременным женщинам полагаются льготы и компенсации, независимо от того, работает ли она или нет. Финансовая помощь гарантируется государством, однако размер этой помощи […]
    • Постановление по удо 2018 Постановление по удо 2018 Более 30,8 млн. рублей задолженности по заработной плате погашено в результате принятых органами прокуратуры Вологодской области мер реагирования В действительности основные нормы законодательства Российской […]
    • Приказ минтруда от 11102012 310н Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 11 октября 2012 г. N 310н "Об утверждении Порядка организации и деятельности федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы" (с изменениями и дополнениями) Приказ […]
    • Заявление по форме 14001 при выходе участника Как правильно заполнить форму р14001 при выходе участника и образец заполнения при смене учредителя? Все изменения данных о юридических и физических лицах, находящихся в обществе одной организации, необходимо регистрировать с помощью […]
    • Красота есть в ней залог успокоения Красота есть гармония; в ней залог успокоения… Добавить комментарий Тогда только очищается чувство, когда соприкасается. Тогда только очищается чувство, когда соприкасается с красотою высшей, с красотою идеала. Искусство есть такая […]
    • Понятие и виды закона в рб Понятие, признаки и виды законов Закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий высшей юридической силой и регулирующий наиболее важные […]