Правила официального английского письма

Деловое письмо на английском

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

  • Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
  • В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
  • Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
  • Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
  • Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
  • Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: «I am writing to you to . «
  • Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности («Thank you for your prompt help. «) и приветствием «Yours sincerely,» если автор знает имя адресата и ‘Yours faithfully’, если нет.
  • Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
  • Подпись автора ставится между приветствием и именем.
  • Образец делового письма на английском:

    Mr Nikolay Roshin
    ABC-company
    Office 2002, Entrance 1B
    Tverskaya Street
    Moscow
    RUSSIA 20 June 2004

    I’m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

    In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

    Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

    Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

    I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

    www.englishforbusiness.ru

    Правила написания делового письма на английском

    В современном мире искусство переписки утратило свое былое очарование. Для написания письма уже не надо долго думать и долго ожидать ответа. Стоит только нажать пару кнопок и ваше сообщение будет доставлено адресату в тот же миг. Но и в эпоху электронных писем существуют негласные правила хорошего тона, что особенно важно в деловой переписке.

    Вот несколько правил «правильной» электронной переписки с англоязычными деловыми партнерами.

  • Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двухзначных фраз или предложений.
  • Не позволяйте себе иронии в письмах. Это граничит с грубостью. В деловой переписке такая вольность как остроты совершенно не допускается. Но даже если Вы допускаете колкие фразы, то закончите предложение смайликом ;), который подскажет получателю, что не стоит серьезно воспринимать ваши слова.
  • Также не стоит употреблять в деловом письме сокращения, такие как WBR ( With best regards — С наилучшими пожеланиями) или другие. Хотя в продолжительной дружеской переписке это вполне допустимо.
  • В деловом письме на английском не стоит играться с форматированием и использовать цветной или нестандартный шрифт.
  • Как и обычное письмо делового электронное письмо включает три обязательных компонента — приветствие, текст письма и прощание.

    Приветствие

    Dear Sir or Madam (если адресат вам не известен по имени) или

    Dr, Mr, Mrs, Miss or Ms Smith (Ms обязательно употребляем, когда не знаем, замужем женщина или нет).

    Dear Frank или просто Hi, если Ваши деловые отношения достаточно демократичны.

    Если вы не уверены, насколько официальным должно быть обращение, используйте более официальные выражения.

    Тело письма необходимо начинать с сообщения цели обращения. Для этого в английском используйте следующие фразы:

    I am writing to…

    … inquire about — запросить/спросить
    … apologize for — извиниться за
    … confirm — подтвердить
    … comment on — разъяснить
    … apply for — обращаться с просьбой

    Далее в теле письма вы можете использовать следующие формулировки для того, чтобы выразить:

    Ссылку на предыдущую переписку

  • Thank you for your letter of March 15.
  • Thank you for contacting us.
  • In reply to your request, …
  • Thank you for your letter regarding …
  • With reference to our telephone conversation…
  • Запрос

    Could you possibly? Не могли бы Вы по возможности?
    I would be grateful if you could — Был бы очень благодарен, если бы Вы …

    We would appreciate it if you would … — Мы были бы признательны, если бы Вы

    Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, выслать/cообщить нам

    It would be helpful if you could send us … — Было бы полезно, если бы Вы выслали нам

    I am interested in (obtaining / receiving) … Меня интересует (получение) …

    I would appreciate your immediate attention to this matter — Я буду благодарен, если Вы незамедлительно займетесь этим вопросом.

    Согласие на просьбу

    I would be delighted to — Я с радостью ….

    Передача информации

    We are pleased to announce that … — С радостью оглашаем, что …

    I am delighted in inform you that … С радостью сообщаю, что …

    You will be pleased to learn that … Вы будете рады узнать, что …

    Предложение помощи

    Would you like us to …?

    I would be happy to …

    I am quite willing to …

    Сообщение плохих новостей

    Unfortunately — К сожалению
    We regret to inform you that … С сожалением сообщаем Вам, что …

    I’m afraid it would not be possible to … Боюсь, что это невозможно …

    After careful consideration we have decided (not) to …После тщательного рассмотрения мы решили (не)

    Выражение недовольства

    I am writing to express my dissatisfaction with … Пишу, чтобы выразить недовольство

    I am writing to complain about … Пишу, чтобы пожаловаться

    We regret to inform you that — C сожалением сообщаем Вам, что

    Приложение документов

    I am enclosing — Я прилагаю ….
    Please find enclosed — Пожалуйста, смотрите приложение
    Enclosed you will find — В приложении (вы найдете)…

    Заключительные фразы

    Thank you for your help. — Спасибо за помощь.

    Please contact us again if we can help in any way. — Пожалуйста, обращайтесь к нам, если мы сможем вам в чем-то помочь.
    there are any problems. — если возникнут трудности.
    you have any questions. — в случае вопросов.

    Ссылка на будущее

    I look forward to … — С нетерпением ожидаем…
    hearing from you soon. от вас скорейших новостей.
    meeting или seeing you next Tuesday. Встречи в следующий вторник.

    Окончание

    Yours faithfully, — С уважением, (Если вы не знаете, как зовут человека, которому Вы пишите).

    Yours sincerely, (если имя адресата вам знакомо)

    Best wishes или Best regards — С наилучшими пожеланиями.

    Такие простые и незамысловатые фразы помогут правильно построить предложение на английском, а также успешно построить деловые отношения с иностранными партнерами.

    fridge.com.ua

    Деловое письмо на английском языке

    Блочная структура с открытой пунктуацией

    В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

    Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

    Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

    Образец делового письма на английском языке

    15 October 2008

    Mr James Hilton
    General Manager
    JMK Co Ltd
    34 Wood Lane
    London
    Great Britain WC2 5TР

    2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

    I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

    This intensive, practical conference for businessmen aims to:

  • increase your business productivity
  • enable networking with business partners
  • The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

    If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

    I look forward to seeing you again at this exciting conference.

    John Smith
    Conference Secretary

    Составные части делового письма

    Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

    В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.

    Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

    Mr Douglas Parson
    General Manager
    Parsons Co Ltd
    14 Bracken Hill
    Manchester
    Great Britain M50 8FD

    Специальные пометки

    Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

    Приветствие

    Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

    Dear Mr Smith
    Dear James
    Dear Miss Hastings
    Dear Margareth

    Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.

    Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

    Dear Sir or Madam

    Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

    Dear Mr Jackson

    INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

    Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

    www.dinternal.com.ua

    Золотые правила написания делового письма на английском

    Сколько писем в день приходит вам по электронной почте? Десять? Двадцать? Скорее всего, их даже больше, чем тридцать. Часть писем вы смело отправляете в спам, даже не открывая. Но есть письма, которые требуют серьезного и развернутого ответа. Все хорошо, если это деловые письма на русском языке. Но в нашей «большой деревне» (Global Village) все уже давно пользуются английским в бизнес-переписке (business correspondence). Когда дело касается английского языка, все привычно просят помощи в поиске образца делового письма на английском у могущественного Google. Не легче ли самому разобраться раз и навсегда с основными пунктами любого типа письма?

    Написать деловое письмо на английском будет просто, если вы усвоите несколько основных правил.

    Before you write. Перед написанием

    Вы сели за рабочий стол, перед вами открытый и, к сожалению, пустой документ Microsoft Word. С чего начать, как написать деловое письмо, да еще и на английском? Паническая мысль «я ничего не смогу» не дает сосредоточиться на главном. Главное же — ответить на три простых вопроса: кому пишу, зачем пишу, что уже известно адресату?

  • Определитесь, кому вы пишете. Понимание вашего адресата поможет вам установить уровень формальности письма (официальное или неофициальное письмо). Если вы пишете вышестоящему руководству или клиентам, то, естественно, тон письма должен быть серьезным, а стиль письма — точным и лаконичным. Другое дело, если вы пишете коллегам, где можно позволить себе быть более свободным в высказываниях. Тем не менее, многие известные бизнес-деятели предостерегают от слишком фамильярного стиля переписки, все-таки вы общаетесь не с друзьями, нужно всегда быть вежливым и учтивым.
  • Определитесь, зачем вы пишете. Запишите на бумаге главную мысль вашего сообщения перед тем, как начать писать письмо. Эта стратегия даст вам стимул к написанию и пищу для размышлений. Кроме того, поможет сосредоточиться и всегда оставаться в фокусе темы письма.
  • Определитесь, что уже знает адресат. Самая большая ошибка всех, кто начинает писать письма — неверное предположение, что у адресата уже есть вся необходимая информация, чтобы верно понять ваше сообщение. Зачастую это не так, адресат не знаком со спецификой вашей работы и со спецификой вашего послания. Это может привести к неверным выводам. Ваше письмо обязательно должно включать дополнительную информацию (background information), которая нужна для понимания послания.
  • When you write. Во время написания

    Независимо от того, пишете ли вы деловое письмо, заявление или отчет, любой тип письма должен иметь определенные характеристики. Следуйте трем простым правилам написания делового письма на английском языке:

      Be brief, clear and concise — будьте кратким, понятным и лаконичным. Используйте короткие предложения и фразы. Вы должны помнить, что среднестатистический человек читает более 20 тысяч слов в день. Облегчите этому человеку его работу, откажитесь от «словесной Ниагары», и он обязательно скажет вам спасибо. Другими словами, пользуйтесь простым английским (plain English).

    If there are any points on which you require further assistance or particular explanations, we will be glad to provide you with additional details as may be required by telephone. — Если есть какие-либо моменты, которые нуждаются в дальнейшей помощи или определенных разъяснениях, мы будем рады предоставить вам дополнительные детали, которые могут потребоваться, по телефону.

    If you have any questions, please give us a call. — Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, позвоните нам.

    Don’t be over-technical or use slang — не используйте технические термины, профессиональный жаргон или сленг по одной простой причине: ваш адресат может быть не знаком со специфической терминологией.

    I’m on a roll here. — У меня все классно здесь.

    The trip has been successful so far. — Поездка проходит успешно.

    Don’t overuse people’s first name — не злоупотребляйте именем адресата в письме. Обращение к человеку, которому вы пишете, должно стоять единожды в начале письма.

    Dear Simon, . so you see, Simon, . now you know, Simon, the story, . etc. — Дорогой Саймон, . так ты понимаешь, Саймон, . теперь ты знаешь, Саймон, историю . и т. д.

    Before you send. Перед отправкой

    Будьте внимательны: перед отправкой перечитайте письмо несколько раз.

    Задайте себе вопрос: сможет ли человек с первого раза понять, что от него хотят и что ему сообщают? Если сможет, вы великолепно справились с заданием.

    Кроме того, мы советуем не полагаться целиком и полностью на программы по проверке правописания (spellcheck), потому что их надежность оставляет желать лучшего. Объемы, с которыми spellcheck programs могут справляться, поражают воображение, но прогресс еще не шагнул до той степени, чтобы различать advice (существительное) и advise (глагол), form и from или their и there. Здесь нужно полагаться только на себя или хорошего редактора, которому можно дать на вычитку очень важное письмо.

    И последнее табу — использование онлайн-переводчиков. Вы даже не представляете, какое количество неприличных казусов произошло по вине нерадивых «транслейтеров». Невольно возникает вопрос: это вина online-переводчика или человека, который решил пойти по легкому пути? Решать вам, но от перевода фразы «ж/д вокзал» как “j/d vokzal” никто не застрахован.

    Правила написания делового письма на английском языке совершенно простые, верно? Более того, они актуальные и легко применимые. Не бойтесь потратить много времени на написание вашего первого письма на английском. Этот документ станет образцом для ваших новых посланий, что существенно сократит время написания будущих бизнес-писем.

    englex.ru

    Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил

    Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

    Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

    Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

    Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

    Получая очередное письмо от зарубежного коллеги, Вы обращали когда-нибудь внимание на то, что оно очень легко «считывается»? Секрет его понятности и последовательности прост: сегодня во всей англоязычной деловой документации используется блочная структура. Считается, что такой принцип структурирования информации в наибольшей степени соответствует потребностям и запросам современного сверхзанятого человека и помогает справляться с непрерывным потоком деловой переписки. Во-первых, можно сэкономить время на этапе составления письма, собрав его, как конструктор, из отдельных смысловых блоков – «Адрес отправителя», «Дата», «Адрес получателя», «Приветствие», «Заголовок», «Концовка» и т.д. Во-вторых, открыв такое «блочное» письмо, получатель может быстро сориентироваться в его содержании.

    Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

  • весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
  • красная строка не используется;
  • пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
  • выравнивание делается по левому краю.
  • Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

    Само понятие «деловое письмо» уже вызывает у многих дискомфорт. Многие изучающие английский живут с уверенностью, что их письменный язык недостаточно сложен для бизнес-переписки. Спешим их успокоить: максимально эффективное деловое письмо должно быть написано короткими и простыми предложениями, а используемая лексика не должна быть слишком «заумной». Перегруженный по сложности текст плохо воспринимается, но Вы ведь хотите, чтобы Ваши идеи и предложения были понятны, не правда ли? В бизнес-общении ценится не богатейший словарный запас, а четкость и последовательность изложения и безукоризненная логичность. И здесь Вам не помощь придут так называемые “transitions” и “linking words” – слова-связки, которые позволяют выстроить идеи так, чтобы мысли плавно перетекали из одной в другую.

    Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

    Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

  • страна
  • Online-school of foreign languages «LINGVISTER»

    Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

    Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

    Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

    Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны. Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

    16 December 2014

    В США и Канаде последовательность другая — месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

    December 16, 2014

    Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

    Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

    • полное имя
    • должность
    • название компании
    • номер дома, улица
    • город, почтовый индекс
    • Mr Christopher Nolan

      Syncopy Films Inc.

      4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

      Burbank, CA 91522

      Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

      Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

      В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

      Dear Mr Vice President:

      Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

      В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

      Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

      Dear Sir or Madam,

      Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

      Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

      SAN DIEGO COMIC CON 2014

      Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

      В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

    • I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
    • I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
    • I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
    • I would appreciate your immediate attention to this matter.
    • I appreciate any feedback you may have.

    Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

    Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

    Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

    Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

    В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

    Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

    Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

    Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

    Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

    SUSAN HAYWARD (Mrs)

    Правило №10: Упомяните вложения в письме.

    Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

    Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

    lingvister.ru

Смотрите так же:

  • Россинская еР судебная экспертиза Генезис, система, функции, тенденции развития судебной экспертологии Д.юр.н., проф. Е.Р. Россинская Кафедра судебных экспертиз (зав. — проф. Е.Р. Россинская) Московского государственного юридического университета им. О.Е. Кутафина, […]
  • Как удалить программу из реестра vista Удаление программ в Windows Vista В саму первую очередь откройте окно Установка и удаление программ (выбрав команду Пуск>Панель Управления>Удаление программы в группе Программы). В этом окне можно обнаружить успешно забытые программы, […]
  • Мод на споре на части роботов Spore "Части роботов" SPORE BOT PARTS PACK Примеры существ, созданных с помощью нового набора элементов: Но ОФИЦИАЛЬНО оно распространяеться ТОЛЬКО в АМЕРИКЕ и только под акцией "купи газировку, найди под крышкой код, […]
  • Пассивный залог для детей Passive Voice — Страдательный (пассивный) залог в английском языке В английском языке, как и в русском, глаголы могут иметь два залога: действительный (Active Voice) и страдательный (Passive voice). I write a letter. Я пишу письмо. The […]
  • Работа в крыму с проживанием на лето Работа в Крыму Последние объявления: Организация работы персонала, подбор и подготовка кадров, расстановка по местам, составление графика работы. Обработка и систематизация материалов для публикации, средний заработок составляет 22500 […]
  • Правило you would better Выражение had better в английском языке с примерами Представлено Выражение had better в английском языке с примерами. В предыдущих темах были рассмотрены различные выражения в английском языке, а в этой теме вы сможете подробно изучить […]