Заявление или служебная записка

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность и отсутствие двусмысленных выражений.

  • внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  • внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

    По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

    Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

    Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

    Узнай, какой образец — Довожу до вашего сведения

    • указание того, кто составил документ;
    • отметка об адресате;
    • краткое изложение сути документа;
    • подпись и дата.
    • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
    • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
    • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
    • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.
    • Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

      Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

      Ежедневно на работе, на любом предприятии или компании приходится составлять много документов. Кроме тех, что касаются непосредственно работы: контракты, акты и т.д. существуют служебные записки, докладные, объяснительные, заявления, рапорты и деловые письма. «Довожу до вашего сведения» образец написания документа с такой формулировкой мы и рассмотрим.

      Внимание: если устранение непредвиденной ситуации входит в ваши обязанности, то рекомендуем вам все же написать служебную записку, сообщив, что именно произошло, по каким причинам и какие шаги вы планируете предпринять для ликвидации проблемы.

      Внимание: записка может создаваться как вручную, на обычном листе А4, так и в виде электронного документа. Обычно ее передают напрямую руководителю или ответственному лицу или посылают на электронный ящик.

      Служебной запиской называют документ, при помощи которого одна сторона уведомляет вторую о сложившейся ситуации. Она составляется в свободной форме на обычном листе бумаги (допускается написание в электронном виде).

      Итак, краткий план составления СЗ мы уже представили, поэтому теперь давайте разберем на примере, как она будет выглядеть.

    • Выделить указанную сумму для совершения закупки деталей через поставщика ЧПУ-станка.
    • Пригласить специалистов компании, у которых был закуплен станок, для проведения постгарантийного ремонта, поскольку специалисты — наладчики в нашей бригаде отсутствуют.

      Каждый сотрудник должен знать, как правильно писать служебную записку руководителю, поскольку данная бумага показывает, что вы оперативно обнаружили проблему и сообщили о ней должностному лицу, по возможности предложив пути решения сложившейся ситуации. Таким образом вы снимаете с себя ответственность за проблему и сообщаете о ней тем, кто призван их ликвидировать.

      Данный документ является внутренним и не выходит за пределы компании — обычно его подает сотрудник своему руководству.

      В случае возникновения каких-то проблем на рабочем месте или с целью уведомления начальства о сложившейся ситуации сотрудники пишут служебные записки, в которых описывают, что именно произошло. В данной статье мы разберем, как составить служебную записку, что в нее нужно включить и какой порядок подачи документа в бумажном и электронном виде.

      Если ликвидация своими силами невозможна, то указывайте в тексте документа, что необходимо привлечь сторонних специалистов или экспертов и по каким причинам.

      Вы уже знаете, как пишется служебная записка (пример представлен немного выше), поэтому давайте разберем, как правильно составить ее в цифровом виде. Если на производственных предприятиях до сих пор обычно обходятся бумажными документами, то в более современных компаниях весь документооборот протекает в электронном виде, благодаря чему в разы возрастает скорость коммуникации, реакции и принятия решений.

      1. Вверху справа пишется, кому данная записка адресована (обычно это руководитель или мастер). Указывается не только полное ФИО, но и должность человека, к которому составляется обращение.
      2. После этого указывается название документа, и, при необходимости — его номер.
      3. Далее идет текст письма. Чтобы понимать, как правильно написать служебную записку, изучите образец, который мы приведем в конце данной статьи. В теле необходимо детально раскрыть суть ситуации и пояснить, может ли сотрудник решить ее своими силами.
      4. После описания проблемы указываются предложения, которые помогут ликвидировать ситуацию, либо же выдвигаются требования, которые необходимо выполнить для решения вопроса.
      5. После тела письма ставится число составления записки, а также ФИО и должность составителя.

      Как пишется служебная записка: пример

      Рассмотрим причины, по которым составляют СЗ:

      Когда заработную плату увеличивают после прохождения испытательного срока – это служит дополнительной мотивацией для тех, кто только начал работать на предприятии. Бонусы надо оформить надлежащим образом, если их наличие предусмотрено законодательством либо внутренней документацией фирмы.

      Для передачи можно воспользоваться одним из способов, поддерживаемых в организации:

      Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

      В любом случае обязательным становится применение листа бумаги стандартного формата А4. Не рекомендуется пользоваться фирменными бланками, создаваемыми в самой организации. Общепринятая структура составляется несколькими основными пунктами, описанными далее:

      Служебная записка о повышении заработной платы: образец, рекомендации по оформлению

      При этом дополнительный функционал обычно не оформляется документально. Значит, его не существует с формальной точки зрения. Потому стоит заранее поинтересоваться тем, возможно ли оформить хоть как-то дополнительные обязанности. Тогда повышение должностных обязанностей может стать официальным поводом для того, чтобы повысить оплату труда.

      Стоит помнить о том, что на рынке часто встречаются ситуации, когда сотрудник выполняет массу обязанностей, не связанных с его профилем. И в кризисное время такое положение только усугубляется. Это перестало быть редкостью даже в компаниях, которые можно назвать стабильными.

      В ходатайстве необходимо доказать, что повышение зарплаты для того или иного сотрудника будет оптимальным решением. Документ согласуется только с вышестоящим начальством.

      Неважно, какие рутинные обязанности выполняет тот или иной специалист. У любого человека есть факторы, которые говорят о том, насколько хорошо или плохо он справляется со своей работой. Иногда это касается персональных результатов труда, а иногда связано с отделом в целом. Прибавку можно попросить, если оплата труда не увеличивалась на протяжении последних нескольких лет.

      Ходатайство должен составить тот, кто руководит конкретным подразделением. Но решение о повышении принимает только руководитель самой организации. Только ему необходимо учитывать, какие в отделе есть финансовые возможности для того, чтобы повышать зарплаты. Что может стать основанием для положительного решения в этом направлении:

    • Получение нового разряда по квалификации либо ученой степени,
    • Служебное продвижение,
    • Окончание испытательного срока,
    • Прохождение аттестации и индексации работником,
    • Достижение значительных успехов в трудовой деятельности.
    • Главное – доказать, что сотрудник не только справляется со своими прямыми обязанностями, но и берет на себя дополнительные. Надо привести действительные аргументы в пользу того, что работа стала стоить дороже.

      Два раза мне уже повышали заработную плату, и оба раза это было документально оформлено. Считаю это важным, так как это ваша же защита, доказательство и подтверждение официальной заработной платы.

      На счёт отпуска по учебе, на учебу и сессию, на семейный праздник или на свадебный и прочие события можно написать преждевременно. Например, кто учится техникуме, знает наперед, что с сентября по какую- то дату должен отсутствовать.

      На основании служебной записки отдел кадров готовит для сотрудника По желанию работника такой « отгул » может быть даже. Нужен отгул 21,22 числа, а отрабатывать за них буду 26,27. Нужно написать заявление или служебную записку директору с просьбой предоставить мне эти отгулы. Как правильно сформулировать текст. Образец заявления на отгул, заявление на отгул за ранее отработанное время, за свой счет, как правильно написать заявление на отгул.. Управление делами Начальнику Управления материально-технического обеспечения В.Н.Зайцеву. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА.

      Заявление на отгул. Все о написании заявлений: образцы, бланки, примеры. Образец заявления на отгул за свой счет. Директору ООО «Имидж» Малышевой Т.В. экономиста Кричевской Лины Ивановны.. Резолюция ректора (подпись, дата). Врио ректора ФГБОУ ВПО ЧГАА И.В. Синявскому. (должность руководителя, структурное подразделение). (ФИО). СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Прошу оплатить работу в должности/ по профессии. с по.

      Часто возникает необходимость попросить немного отпуска по семейным обстоятельствам. Например, по рождению ребенка, по болезни малыша, по вызову в школу, на похороны и по другим личным обстоятельствам.

      А за сверхурочную отработку и неиспользованный ежегодный отпуск можно получить доплату. Без сохранения заработной платы, за свой счет. До того как писать обращение, нужно узнать, надо ли указывать условия без сохранения заработной платы и без содержания или рассчитывать на компенсацию. Например, по донорской справке работодатель обязан оформить сохранение зарплаты. В праздничные дни или когда нет возможности предоставить отпуск работнику, законодательство оставляет право уйти на пол рабочего времени с утра или с обеда за свой счет, как на неполный день, либо на сутки или несколько. Нет однозначного ответа, за сколько дней пишется просьба.

      Заявление на отгул в счет ранее отработанного времени образец. Каждый работник в случае необходимости может взять дополнительный выходной. Если обстоятельство требует, чтобы сотрудник отсутствовал на роботе в течение некоторого времени, то необходимо правильно составить заявление с просьбой предоставить должный выходной. Работодатель может предоставлять выходной, если произошло официальное оформление заявление работника. Заранее нужно поинтересоваться, как правильно написать просьбу на предоставление выходного, и как уточнить причины, по которым на этот случай может возникать необходимость просить отгул. Как происходит предоставление отгула по уважительной причине? От имени сотрудника пишется обращение по необходимый отпуск; Указывается дата, причина, какая сложилась ситуация; Согласовываются условия, которым можно уходить на отдых от работы: сохранение зарплаты или неоплачиваемый отпуск; Бланк подписывают среди секретарей и передают в обработку.

      На несколько часов. Случается, что работнику не нужен целый день освобождения от работы.

      А для похода в больницу или посещения врача можно не писать заявление заранее, ведь никто не знает наперед, что будет с его самочувствием, и что понадобится отгул. Образец заявления на отгул в счет отпуска тут: По повестке в суд. По повестке в суд или в военкомат также можно скачать в сети бланк будущей заявки. Нужно спросить, на чье имя писать, сегодняшним или задним числом, и какой формат соблюдать.

      На заранее отработанное время. Чтобы легко составить документ, можно использовать заявление о предоставлении отгула за ранее отработанное время образец. Пример поможет сделать правильное оформление и соблюдать трудовой кодекс.

      На полдня в связи с плохим самочувствием. Также можно провести оформления на полдня.

      Используя образец на получение выходного, нужно писать в текст свои данные. Если есть необходимость оплачивать очередной отпуск своими средствами, нужно написать бланк на взятие отгула за свой счет. Заявление пишется по стандартному образцу, например: «Прошу дать мне неоплачиваемый отпуск по поводу беременности».

      Многие пишут просьбу к руководителю в связи с плохим самочувствием. С половины рабочего времени может уменьшится заработный платеж, ведь время отсутствия вычтут. Если договорится, то плата сохранит полный объем. По семейным обстоятельствам.

      Так, для снятия показаний пробега автомобиля не по одометру, а по GPS – навигатору и подтверждения расходов на топливо нужна служебная записка мастера в адрес начальника транспортного цеха о том, что в результате предрейсового осмотра обнаружена неисправность одометра. На основании этого будет издан приказ о работе автомобиля с включённым навигатором с фиксированием в путевом листе его показаний.

      Документооборот на крупных предприятиях уже давно стал электронным. Для этого используют специальные программы и современные средства связи, такие как email, Skype и т. п. Если имеется много подразделений, расположенных в разных местностях, то отправка служебных записок в таком виде вполне оправдана, иначе предоставление их на бумажном носителе займёт длительное время.

      Есть организации, где и устного распоряжения руководителя вполне достаточно, но это может быть применимо только в случаях с малой численностью штата. Если же предприятие – большое, то все решения проходят несколько уровней согласования. Тогда служебная записка становится незаменимым инструментом общения с работодателем. Она регистрируется в журнале входящей переписки, руководитель ставит на ней своё заключение, и дальше на основании её данных, издают приказ, пишут распоряжение, составляют акт или оформляют соглашение между сторонами.

      Об итогах проверки кассовой дисциплины

      Оформить служебную записку вправе любой сотрудник предприятия, иногда даже уборщица или ночной сторож, если им небезразлично сложившееся положение вещей. Адресатом письма может быть как руководитель, начальник отдела или службы, так и рядовой работник, но решение поднимаемого в документе вопроса должно входить именно в его компетенцию. Темы служебных записок весьма разнообразны, среди них могут быть:

      Или, например, женщина долгое время не работала, а теперь снова трудоустраивается. На своего ребёнка она получит вычет по НДФЛ, несмотря на то, что с предыдущего места работы отсутствует справка 2-НДФЛ. Для этого потребуется предоставить служебную записку, объясняющую отсутствие доходов, заявление на вычеты и трудовую книжку.

      Как правильно написать служебную записку: форма, примеры написания

      Служебная записка пишется от руки или создаётся на компьютере и распечатывается. Крупные предприятия самостоятельно разрабатывают и утверждают их шаблоны для разных случаев жизни. Это и экономит время сотрудников, не заставляя их задумываться, как написать служебную записку, – образец всегда перед глазами, и вносит единообразие форм в документацию.

      Не секрет, что устные обращения подчас бывают даже не расслышаны, а вот задокументированные сообщения могут стать надёжной страховкой. Тут уже персонал не только рутинно выполняет свою работу, но обнаруживает существование проблем, которое и отражает в документе. Сотрудник, оформивший служебную записку о каких-либо нарушениях, этим полностью снимает с себя ответственность за них.

      Русский советский поэт Михаил Исаковский ещё в 1924 году в стихотворении «Докладная записка» рассказал о том, как правильно сочинённое и по нужному адресу отправленное служебное письмо, образец которого приведён ниже, восстановило справедливость:

      Достоинством электронного документооборота является и то, что нет необходимости указывать адресата. Имя того, кому отправлено письмо, будет сохранено в строке «Адрес» или в строке «Тема», если существует только один электронной почтовый адрес на подразделение. Если письмо отправляется из личного электронного почтового ящика, то в конце автоматически вставится имя отправителя. Это позволяет сэкономить время на сочинение служебной записки. Если же почтовый ящик – общий, то в конце письма придётся указать имя и должность отправителя.

    • Служебное расследование нарушения.
    • Премирование или наказание работников.
    • Приобретение материалов, канцтоваров, спецодежды, моющих средств.
    • Списание материальных ценностей, пришедших в негодность.
    • Ремонт оргтехники, компьютеров и инвентаря.
    • Возмещение денежных средств, потраченных на представительские расходы, уплату госпошлин, проведение различных акций, приобретение топлива и горюче-смазочных материалов.
    • Информирование руководства о нарушениях в хозяйственной деятельности и проступках сотрудников.
    • Отчёты о выполненных работах.
    • Служебная записка — одна из составляющих делового документооборота, инструмент официального общения внутри коллектива, без которого невозможна его слаженная работа. Иногда к ней относятся, как к скучной формальности, отнимающей время. Но случается, что именно эта бумага способна уберечь работника от несправедливых нападок руководства.

      высочайшие заслуги в труде и другие аналогичные характеристики. Аттестационная комиссия по итогам аттестации имеет право внести на обсуждение управляющего организации мотивированные советы о увеличении сотрудника в должности либо о подключении его в резерв на выдвижение на вышестоящую должность. Данное займет у вас абсолютно несколько времени.

      Премиальный фонд отличается на коллектив в общем либо лично для любого сотрудника. раз возможно сравнить персональную работу с результатами работы организации. Меры материального и нравственного одобрения используются управлением организации согласно с трудовым законодательством.

      при определении объема премии за этот месяц решение о ее начислении в точном объеме воспринимается до 30-го количества. В том же разделе предписывают условия премирования и список производственных упущений. за которые премия не назначается либо снижается… Раз сотрудники поощряются по 1 теме. его формулировка выносится в констатирующую часть. В виде образца верного дизайна положения о премировании представлен прототип. Среди них налоговый кодекс именует надбавки к тарифным ставкам и окладам за умелое профессионализм.

      Пример служебной записки руководителю на премирование — образец заявление на премирование. Порой заявление носит формальный характер, если инициатива награждения. Премирование в организации; представление на премию образец. 2015-06-15 16:14, Категория — Примеры и образцы документов. Поделиться … Служебная записка руководителю на премирование Образец.

      Образец приказа, требования к оформлению служебной записки для Приказ ректора МГУ об объявлении благодарности и выплате премии благодарность и выплачивается премия в размере 20 тыс. руб. каждому. Благодарности, выдача «персональных» премий по результатам особых достижений, награждение ценным подарком, почетной платы и других выплат на 10%. … Образец докладной записки о поощрении. Кадровая служба. Выплата премий за высокую производительность труда представляет на основании служебных записок руководителей подразделений. Образец положения о материальном и моральном поощрении. выполнено служебное задание на внеплановую командировку в ОАО «Альфа». Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию. оклада), доплат, надбавок, выплат стимулирующего характера и премий.

      положением о персонале и реальным положением… Одни оплачивают все премии на основании указов управляющего организации. иные предугадывают условия премирования в трудовых уговорах. а у 3 как говорится выплата премий документально не аргументирована. К примеру. признаками премирования для тружеников бухгалтерии считаются — неимение промахов в ведении бухгалтерского учета и исчислении налогов и сборов по эффектам налоговых и аудиторских проверок. Ежели для оценки свойства работы 1-го признака мало.

      Трудовое законодательство напрямую не устанавливает виды премирования. а только закрепляет право работодателя создавать эти выплаты ( ст…. Законодательством унифицированной формы для положения о премировании не предвидено.

      Служебная записка или заявление

      Образец составления резюме Заявление о переводе на другую должность Образец. Как написать заявление на премию. как оформить служебную. Размер денежной премии определяется положением о премировании или коллективным договором в компании.

      Заявление на премию называется. Поощрение за производительный труд: как оформить? — HR-Portal. Исследование лично системы премирования. определение критериев выплаты премий и установление объемов гонораров обязаны отыскать отражение в локальном акте — положении о премировании.

      в следствии этого любая организация разрабатывает его лично… Пригожин почитаемые постояльцы нашего портала! для получения способности оставлять объяснении к публикациям. а аналогично доступа к иным функциям. реализуемым на портале. предлагаем пройти операцию регистрации.

      Посмотреть заполненный образец основание для начисления премии ( например, служебная записка руководителя структурного право требовать выплаты премии, а у работодателя – обязанность выплатить премию. Как правильно написать служебную записку. Образцы служебной записки. Скачать бесплатно образцы и бланки документов.

      за базу возможно брать 2 аспекта и поболее. Решение оформляется указом ( постановлением) управляющего организации и случается до сведения персонала. Премии за особенные удачи в труде или связанные с памятными датами. Сотрудники поощряются не позже со дня выпуска указа ( постановления) управляющего организации…. Дабы нанимателю оформить работника на работу с видом на жительство. нужно управляться трудовым законодательством рф. К примеру.

      pahomova-nsk.ru

      Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

      На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

      В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

      Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

      Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

      Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

      Виды докладных записок

      По содержанию докладные записки подразделяются:

    • на инициативные;
    • информационные;
    • отчетные.
    • Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

      Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

      Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

      В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

      Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

      • наименование организации;
      • дату;
      • индекс;
      • место составления;
      • адресата;
      • заголовок к тексту;
      • текст;
      • подпись руководителя;
      • фамилию исполнителя, номер его телефона.
      • Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

        Пример 1

        Внешняя докладная записка

        Общество с ограниченной ответственностью «Север»

        ул. Советская, д. 123, 116900, Москва

        Тел./факс (095) 112-56-90

        ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191

        О привлечении дополнительных

        Уважаемый Андрей Васильевич!

        В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

        Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

        Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

        Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

        К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

      • наименование структурного подразделения;
      • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
      • дата;
      • регистрационный (исходящий номер);
      • отметка о наличии приложения (если есть);
      • адресат;
      • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
      • Пример 2

        Внутренняя докладная записка

        Директору ООО «Ромашка»

        О прогуле, совершенном менеджером

        Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

        Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

        В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

        Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

        Наш совет

        Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

        Оформление реквизитов докладной записки

        При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

        Пример 3

        Угловое расположение реквизитов в докладной записке

        Наименование

        структурного подразделения Адресат

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

        Пример 4

        Продольное расположение реквизитов в докладной записке

        Наименование структурного подразделения

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

        Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

        Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

        Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки дата составления и подписания.

        Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

        В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

        Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

        Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

        Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

        Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

      • в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
      • во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
      • в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
      • Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

        Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

        Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

        Приложение: на 3 л. в 1 экз.

        Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

        Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

        Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

        Обратите внимание

        Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

        СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

        Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

        Кстати

        Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

        Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

      • запрос информации;
      • выдачу инструкций;
      • сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
      • объявления (извещения).

      Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

      Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

      Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

      Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

      Пример 5

      Служебная записка

      Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

      В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

      Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

      Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

      ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

      Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

      Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

      В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

      Виды объяснительных записок и их особенности

      По содержанию объяснительные записки подразделяются:

    • на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
    • составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
    • Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

      Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

      Записка как доказательство

      Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

      Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

      Оформление отдельных реквизитов докладной записки

      В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

      Датой объяснительной записки является дата ее составления.

      Текст объяснительной записки должен содержать:

      • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

      • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

      Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

      При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

      В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

      По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

      Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

      Пример 6

      Объяснительная записка

      Считать причины неуважительными.

      Применить дисциплинарное взыскание
      в виде выговора Александровой И.И.

      Отделу кадров издать приказ.
      Смолкин 17.04.2014

      Директору ООО «СВ»

      Об отсутствии на рабочем месте

      Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

      Оправдательных документов не имею.

      Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

      РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

      Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

      Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

      Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

      ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

      Пример 7

      Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

      www.profiz.ru

  • Смотрите так же:

    • Единый налог и подоходный налог Общая система налогообложения (подоходный налог) Налоги уплачиваются в общеустановленном порядке, если: деятельность не подпадает под единый налог индивидуальный предприниматель не хочет или не имеет права применять УСН. При […]
    • Осаго кирово чепецк Где купить страховку ОСАГО в Кирово-Чепецке Наличие полиса обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО) является законодательно закрепленной нормой для всех автовладельцев на территории РФ. Наличие полиса ОСАГО […]
    • Экскурсии с проживанием в спб Тур по Питеру с проживанием на 5 дней Подарите себе пятидневный тур в Санкт-Петербург! Красоты Северной столицы стоят того, чтобы вы смогли увидеть их хотя бы раз. Тур в Санкт-Петербург на 5 дней, цена которого сейчас сравнительно […]
    • Налог на прибыль не относится к налогам прямым Налог на прибыль: прямые и косвенные расходы Порядок учета для целей налогообложения прибыли затрат, связанных с производством и реализацией, зависит от того, являются они прямыми или косвенными. Расходы: прямые и косвенные Прямые расходы […]
    • Налоги гражданам узбекистана Патент на работу для граждан Узбекистана в 2018 году: цены, сроки Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг В январе 2015 г. изменились правила для трудоустройства в РФ граждан Узбекистана. […]
    • Формат разрешения 4 3 Форум сайта фотошоп-мастер: 4:3 это сколько в мм? см? нужна картинка для телика - Форум сайта фотошоп-мастер Форум сайта фотошоп-мастер >Вопросы по работе в фотошопе >Общие вопросы по работе в программе Фотошоп 2 Страниц 1 […]