Правила ведения карточки т-2

ИП и личные карточки Т-2

В связи с нормативной неопределенностью среди специалистов существуют две точки зрения по этому вопросу.

Одни считают, что личные карточки должны вести только работодатели – организации. Обоснование этой позиции следующее. Постановление Госкомстата России №1 от 05.01.2004 (далее – Постановление №1), утвердившее унифицированную форму личной карточки в п.2 предписывает: «Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 — на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений». Таким образом, Госкомстат не распространил свое постановление на предпринимателей.

В бланке унифицированной формы личной карточки (формы Т-2), утвержденной Постановлением N 1, подстрочник предполагает указание именно наименования организации, а не работодателя -предпринимателя.

В Трудовом кодексе отсутствует указание на то, что работодатели–предприниматели обязаны вести личные карточки на своих работников.

Но есть и другое мнение.

Многие специалисты считают, что работодатели – индивидуальные предприниматели обязаны вести личные карточки. Обоснование их позиции следующее.

Согласно ч.1 ст. 309 ТК РФ «работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации».

Согласно ч.2 ст. 66 ТК РФ «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти».

В настоящее время действуют Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 16.04.2003 N 225.

Согласно п.12 данных Правил 12 (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132) «с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку».

Таким образом, любой работодатель (будь то организация или индивидуальный предприниматель) обязан вести личные карточки на своих работников.

www.hr-portal.ru

Личная карточка работника Т-2 — образец заполнения

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.

Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предуссматривает два случая когда личная карточка необходима:

  • для ознакомления с записями в трудовой книжке;
  • и для учета военнообязанных.
  • В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение, а храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

    Минимально работник расписывается в карточке три раза:

  • за достоверность сведений при приеме на работу;
  • при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
  • при увольнении.
  • В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях.

    Личная карточка работника — форма Т-2 образец заполнения

    Пункт 1. Заполняем «шапку»

    Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

    Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре) и пол.

    В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

    В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

    Пункт 2. Общие сведения

    Вписываем реквизиты трудового договора.

    Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН.

    Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге свои, в Челябинске свои. Найти код можно в Интернете.

    Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

    Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

  • читает и переводит со словарем;
  • читает и может объясняться;
  • владеет свободно.
  • Заполняем сведения об образовании

    Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

    В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

    Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т.е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

    Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

    Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

    Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

    • в аппарате Совета Обороны РФ;
    • в Администрации Президента РФ;
    • в Судебном департаменте при Верховном Суде и т.д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).
    • Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника.

      По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

      Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

      В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ на основании которого брак был расторгнут).

      Указываем код по ОКИН состояния в браке:

    • никогда не был(а) в браке;
    • брак зарегистрирован;
    • брак не зарегистрирован;
    • вдовец или вдова;
    • разведен(а) официально;
    • разошлись (когда неофициально).
    • В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

      В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

      Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

      Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

      Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

      Пункт 3. Сведения о воинском учете

      Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

    • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники), либо
    • военного билета (пребывающие в запасе).
    • Для пребывающих в запасе:

      Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

      Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

      Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

      В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например, 021102 или 113195А;

      В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

    • А (годные к военной службе);
    • Г (временно не годные к военной службе).
    • При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

      Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

      Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

    • есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
    • работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.
    • Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

      Для призывников:

      Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

      Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

      В пятом пункте указывается сведения из приписного:

    • Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
    • В (ограниченно годные к военной службе);
    • Г (временно не годные к военной службе);
    • Д (не годные к военной службе).
    • Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

      После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

      Пункт 4. Прием на работу и переводы

      Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

      Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

      В шестом столбце работник должен расписаться.

      Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т.д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

      Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае третий раздел Т-2 будет выглядеть следующим образом.

      Срок внесения записи — одна неделя.

      Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

      Пункт 5. Аттестация

      Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

      Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

      Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

      Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

      Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

      Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

      Пункт 7. Отпуска

      Сюда вносится информация обо всех отпусках:

    • ежегодных;
    • учебных;
    • без сохранения заработной платы;
    • дополнительных оплачиваемых и др.
    • Выглядит все это примерно так:

      Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

      Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуска ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

      На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

      Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

      Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

      Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

      Пункт 9. Увольнение работника

      Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

      И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2.

      Хранение карточек Т-2

      Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

      Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

      Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

      Других требований к хранению карточек не установлено.

      clubtk.ru

      Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению

      Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

      Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

      Заполнение разделов формы

      Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты».

      Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

      Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
      1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
      2) трудовая книжка;
      3) военный билет;
      4) документ об окончании учебного заведения:
      5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
      6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
      7) приказ о приеме на работу.
      Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
      При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
      1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
      2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
      4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
      При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

      Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
      Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
      Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
      В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.
      Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.
      Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
      Пол обозначается буквой «М» или «Ж».
      Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.
      Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
      При указании места рождения нужно учитывать следующее:

    • длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
    • районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;
    • слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
    • код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО ! С 1 января 2014 в этой роли заменен кодом ОКТМО); например, при рождении в г. Москве в графе «Код» указывается: 45.
    • Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

      nkc.ru

      Личная карточка работника Т-2

      Личная карточка работника – это документ унифицированной формы № Т-2, который заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий.

      Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

      Правила заполнения личной карточки работника Т-2

      Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки.

      Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника:

    • заключенный с работником трудовой договор;
    • приказ о приеме на работу;
    • паспорт (или иной документ удостоверения личности);
    • трудовая книжка;
    • военный билет;
    • документ об образовании, квалификации или наличии специальных званий;
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
    • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.

    Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

    Правила заполнения формы № Т-2

    1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

    2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

    3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

    4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

    5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно».

    6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

    7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

    8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью.

    9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». При указании места рождения нужно учитывать следующее:
    – длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
    – районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город – гор., деревня – дер., край – кр., округ – окр., область – обл., поселок – пос., район – рн., станция – ст.; слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

    10) Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО).

    11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4.

    12) Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом:
    читаю и перевожу со словарем – код 1;
    читаю и могу объясняться – код 2;
    владею свободно – код 3.
    При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй – степень его знания.

    13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
    Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:

  • начальное (общее) образование – код 02;
  • основное среднее образование – код 03;
  • среднее (полное) общее образование – код 07;
  • начальное профессиональное образование – код 10;
  • среднее профессиональное образование – код 11;
  • неполное высшее образование – код 15;
  • высшее образование – код 18;
  • послевузовское образование – код 19.
  • Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

    Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании?

    Запись об образовании работника, если оно не окончено

    naar.ru

    prednalog.ru

    Just another WordPress site

    Свежие записи

    Свежие комментарии

    • admin к записи Покупка товаров у физического лица: бухгалтерский учет, документы, налоги
    • admin к записи Перевод беременной сотрудницы на легкий труд
    • Заполнение личной карточки работника формы Т-2: инструкция, исправления, пример.

      Заполнение личной карточки работника таит в себе много особенностей. Рассмотрим эту процедуру более детально на примерах.

      Унифицированная форма личной карточки № Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

      I. «Общие сведения»;
      II. «Сведения о воинском учете»;
      III. «Прием на работу и переводы на другую работу»;
      IV. «Аттестация»;
      V. «Повышение квалификации»;
      VI. «Профессиональная переподготовка»;
      VII. «Награды (поощрения), почетные звания»;
      VIII. «Отпуск»;
      IX. «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответ¬ствии с законодательством»;
      X. «Дополнительные сведения»;
      XI. «Основание прекращения трудового договора (увольнения)».

      Не следует использовать при заполнении карточки такие символы, как двоеточие (:), равенство (=), косую черту (/). В зоне кодирования такие обозначения вообще недопустимы.

      При заполнении текста, он не должен выходить на поле кодирования, иначе документ считается испорченным, и его необходимо переписать (при первичном заполнении).

      Если в личной карточке не заполнены какие то данные или ответы отрицательны, в кодируемой части ничего не пишем. Прочерки в пустых графах не ставятся.

      Первичное заполнение личной карточки может проводиться либо вручную, либо в электронном виде. Последующие записи вносятся уже вручную, поскольку работник должен быть ознакомлен с ними под расписку, а перепечатка формы Т-2 по-новому запрещена.

      Заполняем «шапку» личной карточки Т-2

      В шапке личной карточки вы указываете ОКПО организации на основании данных статистики. Наименование организации пишется без сокращений. Месторасположение компании пишется через запятую после наименования.

      Дата составления личной карточки отражается в таком виде: ДД.ММ.ГГГГ (23.04.2013, например).

      Личная карточка учета заводится на работе сразу после оформления приказа о приеме на работу. Одновременно нужно сделать запись в трудовую книжку сотрудника о приеме на работу.

      Табельный номер – это номер работника, который присваивается ему на данном предприятии для внутреннего учета. При заполнении личной карточки табельный номер ему уже присвоен (из приказа руководителя).

      ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Работник может и не предоставлять ИНН при устройстве на работу, т.к. это не прописано ни в ТК, ни в НК, и, соответственно, не является обязательным. Если ИНН у работника нет или он его не предоставил, данное поле не заполняется.

      СНИЛС (номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования).

      На основании ч. 1 ст. 65 ТК РФ сотрудник обязан предоставить работодателю СНИЛС. Если работник устраивается на работу впервые, то обязанность по выдаче свидетельства возлагаются на работодателя (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

      Если работник потерял СНИЛС, он должен написать заявление на восстановление данного документа и передает его кадровикам, которые затем направляют его в ПФР. После этого номер СНИЛС заполняется на основании вновь полученного документа.

      Страховые свидетельства хранятся на руках у работников.

      Алфавит. Здесь указываем первую букву фамилии работника для удобства систематизации карточек.

      Характер работы. Указываем «постоянно» или «временно». Заполняем на основании приказа. Слова пишем полностью.

      Вид работы. Указываем, основная работа или по совместительству. Пишем полностью.
      Если работник трудится по внутреннему совместительству, личная карточка на него не заполняется, поскольку все сведения указываются в карточке по основному месту работы.

      Пол можно указывать полностью словами, либо первыми буквами «М» и «Ж».

      Раздел I «Общие сведения»

      1. Фамилия, имя, отчество. Эти данные записываются на основании паспорта. Пишем полностью и разборчиво.

      Зоны кодировки заполняем обязательно на основании общероссийских клас¬сификаторов:

      ОКАТО — «Общероссийский классификатор объектов административ¬но-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Гос¬стандарта РФ № 413 от 31.07.95;

      ОКИН — «Общероссийский классификатор информации о населении» ОК 018-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 412 от 31.07.95;

      ОКСО — «Общероссийский классификатор специальностей по образо¬ванию» ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ № 276-ст от 30.09.03;

      ОКПДТР — Постановление Госстандарта РФ № 367 от 26.12.94 «О при¬нятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» ОК 016-94.

      Если вы неправильно внесли кодировку, форма Т-2 считается испорченной и ее нужно переписать. Поэтому данные кодировки либо вносите правильно, либо не вносите совсем до момента сдачи карточки в архив.

      2-3. Дата и место рождения пишется на основании паспорта или аналогичного документа. Пишем полностью словами, например: «24 мая 1973 года» и кодируем 24.05.73.

      Строка «Место рождения» при заполнении не должна превышать 100 символов. Районы и области пишем в родительном падеже, без запятых. Можно писать с сокращениями по общим правилам: город — гор., край — кр., деревня — дер., область — обл., округ — окр., поселок — пос, станция — ст., район — рн.; слова — аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

      Кодировка места жительства – по ОКАТО по данному адресу.

      4. Гражданство пишем без сокращения. Гражданство подлежит кодировке на основании ОКИН:

      — гражданин Российской Федерации — 1;
      — гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (если гражданство двойное, рядом в скобках указываем, какого государства это гражданство);
      — иностранный гражданин (указывается какого государства) — 3;
      — лицо без гражданства — 4.

      Если у работника два гражданства и о втором он не сообщил работодателю, это не является виной работодателя. Данная информация обязательна лишь для работников, которые устраиваются на работу, связанную с допуском к государственной тайне.

      5. Степень знания языка

      В этом пункте записываем иностранный язык по отношению к языку России, которым владеет работник, если это необходимо для работы. Данные берем со слов самого работника (анкета, тест и т.п.).

      Инспектор отдела кадров может заполнить два кода: сам язык и степень его знания, а может указать лишь один код — степень знания языка. Эти данные записываются через несколько пробелов. Коды языков и степени их знания:
      — английский (код по ОКИН «014»), немецкий (код по ОКИН «135»),
      — французский (код по ОКИН «213») итальянский (код по ОКИН «070»);
      — читает и переводит со словарем — код по ОКИН «1»;
      — читает и может объясняться — код по ОКИН «2»;
      — владеет свободно — код по ОКИН «3».

      Если работник владеет несколькими языками, они записываются отдельно в каждой строке.

      6. Все сведения об образовании. Здесь пишем квалификацию, специальность, и пр. Эти данные берем из документов об образовании.

      Образование имеет следующие кодировки по ОКИН:
      — начальное (общее) образование — 02;
      — основное общее образование — 03;
      — среднее (полное) общее образование — 07;
      — начальное профессиональное образование — 10;
      — среднее профессиональное образование — 11;
      — неполное высшее образование — 15;
      — высшее образование — 18;
      — послевузовское образование — 19.

      Форма Т-2 имеет два блока граф, в которых указываются сведения о двух образовательных учреждениях.

      Если работник окончил три курса ВУЗа, его относят к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием. Подтверждением такого образования является только справка или диплом о неполном высшем образовании государственного образца (не зачетка и не студенческий билет!).

      Если сотрудник не закончил ВУЗ, то его записи об образовании будут выглядеть следующим образом.

      Если сотрудник прошел обучение полностью или более половины, но не защитил дипломную работу или не сдал гос.экзамен — «неполное высшее»;

      Если сотрудник окончил три курса — «неполное высшее, III (IV, V, VI) курс»;

      Если сотрудник обучался, но не закончил ВУЗ или ПТУ и прошел менее половины курсов, то образование пишем по предыдущему оконченному учебному заведению: «основное общее»; «сред¬нее (полное) общее»; «неполное среднее»; «незаконченное среднее образование».

      Если работник получает образование следующего уровня, то образование дописывается дополнительно в ч.1 п. 6, например:

      Наименование образовательного учреждения, его серию и номер пишем на основании документа об образовании. Длинные названия допустимо сокращать без потери смысла (например, имени — «им.»). Никакие награды (ордена) в названиях учебных заведений не указываются. При окончании учебного заведения ставим запись арабскими цифрами, например 2013.

      Квалификация (степень) пишется на основании того же документа об образовании. Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность.

      При окончании ПТУ квалификация указывается так: «монтажник», «слесарь», «юрист».

      В личной карточке в последнем блоке п. 6 отражается запись о по¬слевузовской подготовке: аспирантура, ординатура, адъюнктура или докторантура. Докторантура имеет код по ОКИН 01, остальные формы — 02.

      7. Профессия. В этой графе пишем профессию на основании трудовой книжки, пояснений сотрудников и штатного расписания. Если у работника есть другая профессия – она заполняется на основании документа о получении второго и пр. образования.

      Код профессии определен по ОКПДТР и включает в себя 17 цифр, а код должности — 13. Код содержит всю информацию о профессии работника, условиях труда, должности и оплате. Допускается сокращать код до пяти или шести первых цифр, которые обозначают профессию (5 цифр) или профессию и контрольное число (6 цифр).

      8. Стаж работы. Стаж берем из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

      При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06г.

      Продолжительность трудового стажа определяем как разницу суммами дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общей сумме стажа. Рассчитанный общий стаж работы пишем суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал работник.

      Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, рассчитываем также. Он определяется в соответствии со специальными нормативными документами.

      В графе «стаж работы» предусмотрен стаж, определяемый как льготный (на¬пример, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). При приеме на работу сотрудника, для которого ваше место работы – первое – в строках о стаже ставим нули.

      9. Состояние в браке. Имеется в виду кодировка на основании ОКИН:

      — никогда не состоял (не состояла) в браке — 1;
      — состоит в зарегистрированном браке — 2;
      — состоит в незарегистрированном браке — 3;
      — вдовец (вдова) — 4;
      — разведен (разведена) — 5;
      — разошелся (разошлась) — 6.

      10. Состав семьи. Здесь показываем только членов семьи с указанием степени их родства по отношению к работнику и проживающих вместе с ним. Заполняем сведения о ближайших родственниках (мать, отец, дочь, сын, родная сестра, родной брат, лицо, на воспитании которого находился сотрудник, и др. ближайшие родственники).

      11. Паспортные данные заполняем на основании паспорта.

      12. Место жительства. Пишем на основании данных паспорта. Фактическое место жительства заполняем со слов работника. Если место жительства по паспорту и фактически совпадают, то строку с фактическим адресом можно не заполнять. Кодируем место жительства по ОКАТО.

      Раздел II «Сведения о воинском учете»

      Данный раздел заполняем на основании документов:
      — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен во¬енного билета) — на лиц в запасе;
      — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на лиц-призывников.

      Заполняем форму следующим образом:

      пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

      пункт 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «медицинский», «командный», или «матросы», «солдаты», и т.п.);

      пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — пишем полное обозначение (состоит из шести цифр или шести цифр и буквы, например, «127659А»);

      пункт 5 «Категория годности к военной службе» имеет кодировки: А (годен к военной службе), Б (годен к военной службе с незначи¬тельными ограничениями), В (ограничено годен к военной службе) или Г (временно не годен к военной службе).

      Если данных записей в военном билете нет, ставим категорию «А».

      Пункт 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:

      строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
      строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

      На граждан, подлежащих призыву на военную службу, заполняются на основании удостоверения следующие пункты:

      пункт 2 «Воинское звание» — пишем «подлежит призыву»;
      пункт 5 «Категория годности к военной службе» – пишем буквами: А, Б, В, Г(смотреть выше) или Д (не годные к военной служ¬бе).

      В пункте 8 раздела II личной карточки при необходимости делаем записи «снят с воинского учёта по возрасту» или «снят с воинского учёта по состоянию здоровья».

      После заполнения раздела II инспектор по кадрам заверяет написанные данные своей подписью и делает ее расшифровку с указанием своей должности. Также он ставит подпись на второй странице и ставит дату заполнения. Данную страницу подписывает и работник.

      Раздел III «Приём на работу и переводы на другую работу» и раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

      Эти разделы заполняются очень внимательно, поскольку от их заполнения зависит стаж работника. Данные в эти разделы пишем на основании приказа (распоряжения) руководителя: о приёме на работу, о переводе на другую работу о прекращении (расторжении) трудового договора. Эта информация должна дублироваться в трудовой книжке.

      Каждая запись заверяется подписью работника.

      В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» пишем причину увольнения в соответствии со статьями ТК.

      Дата увольнения – это последний день работы сотрудника. Информация об увольнении должна быть заверена и работником, и инспектором отдела кадров.

      Раздел IV «Аттестация»

      В этом разделе заполняем данные из решения аттестационной комиссии, которые обычно формулируют так:
      — соответствует занимаемой должности;
      -соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
      — не соответствует занимаемой должности.

      Пишем дату аттестации, номер и дату результатов аттестации, основание для аттестации (приказ).

      Данные об аттестации проставляются на основании документа, выданного работнику.

      Раздел V «Повышение квалификации»

      Информация о повышении квалификации и профподго¬товке заполняется на основании предоставленных работником документов, или из отдела подготовки кадров. Заполняем:
      дату начала и окончания обучения, вид повышения квалификации, наименование учебного заведения, вид документа об аттестации (свидетельство, удостоверение, диплом).

      В «Основании» можем не писать ничего, либо заполняем приказ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ) или договор на профобучение между сотрудником и работодателем.

      Сюда же вносим данные о профессиональной переподготовке работника.

      Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания»

      В этом разделе пишем все виды поощрений работнику на основании ст. 191 ТК РФ и нормативных локальных актов, а также перечисляем награды, почетные звания.

      Раздел VIII «Отпуск»

      Данный раздел содержит информацию о всех отпусках, которые были предоставлены работнику: очередной отпуск, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания.

      Заполняем вид отпуска, его период, длительность и основание его предоставления.
      Отпуск без содержания общей длительностью более 14 дней (ст. 121 ТК РФ) в течение года в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается, но учитывается в изменениях рабочего года.

      Периоды, не включаемые в рабочий стаж на основании с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважи¬тельных причин), отражаются в личной карточке путем изменения даты рабочего года. Основание для этого служат табеля учета рабочего времени, приказы об отстранении сотрудника от работы и пр.

      Рабочий год для определения отпуска считается с момента приема работника на работу. Например, с 20 марта 2013 г. по 19 марта 2014 г.

      Если работник берет отпуск частями, рабочий год все равно указывается полностью.

      «Дата окончания» отпуска – это дата фактического выхода сотрудника на работу, а не запланированный конец отпуска на основании приказа, т.к. работника могут отозвать из отпуска досрочно.

      Если граф для отпуска не хватает, заводится «Дополнение к личной карточке работника». Оно представляет с собой шапку и табличную часть раздела, которого не хватает.

      Раздел IX «Социальные льготы»

      В этом разделе отражаем социальные льготы, предоставляемые работнику на основании законодательства.

      Раздел X «Дополнительные сведения»

      Этот раздел заполняется по усмотрению руководителя. Сюда можно включить информацию, которую не отразили в других отделах. Например, учеба работника на очно-заочных (вечерних) курсах, данные о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее – МСЭК, ВТЭК), группа инвалидности, и пр. сведения.

      Если работник не желает подписывать записи о своем увольнении, инспектор отдела кадров составляет специальный акт.

      Изменение сведений о работнике

      Если у работника произошли изменения (изменения статуса личной жизни, адреса, паспортных данных и пр.), они указываются его личной карточке и заверяются подписью инспектора и самого работника. При этом старая запись зачеркивается и эту же графу вносится новая на основании новых предоставленных документов.

      Менять личную карточку нежелательно по причине того, что трудно собрать все подписи от работника и восстановить его первоначальные данные.

      Например, если работник изменил фамилию, то новую можно написать так: зачеркнуть старую, а новую написать сверху или сбоку. Данная запись заверяется подписью работника кадров здесь же.

      Документ, на основании которого произошли изменения, можно указать в разделе X в дополнительных сведениях. При этом заверять данную запись работником отдела кадров необязательно.

      Можно сделать дополнительный лист для замены страницы. Причем на старой странице ставим пометку, что страница изменена и пишем причину (изменение фамилии). В новой странице также делаем такую пометку.

      Как делать исправления в личной карточке по форме Т-2?

      Если вы внесли сведения ошибочно, то неверные сведения зачеркиваются, пишутся правильные. Рядом пишем слово «исправлено» и заверяем подписью инспектора отдела кадров и самим работником.

      Организацию учета личных карточек на работе и образец смотрите здесь.

      Бесплатная книга

      Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

      Скорее в отпуск!

      Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу».

      prednalog.ru

    Смотрите так же:

    • Закон о взаимодействии с негосударственными некоммерческими организациями Закон о взаимодействии с негосударственными некоммерческими организациями О взаимодействии органов государственной власти Удмуртской Республики с негосударственныминекоммерческими организациями (с изменениями на 10 апреля 2015 года) с […]
    • Домино козёл правила Правила игры в домино: Козел Подготовка к игре В комплект игры входят 28 уникальных костей: 0-0, 0-1, 0-2, 0-3, 0-4, 0-5, 0-6 1-1, 1-2, 1-3, 1-4, 1-5, 1-6 2-2, 2-3, 2-4, 2-5, 2-6 3-3, 3-4, 3-5, 3-6 4-4, 4-5, 4-6 5-5, 5-6 6-6 Кости с […]
    • Водоотведение нормы и правила Водопотребление и нормы расхода воды по СНиП в частном доме При покупке частного жилья необходимо обязательно вникнуть в вопрос, каким должно быть водоснабжение и водоотведение по СНиП, потому что потребление воды необходимо для […]
    • Приказы о приеме на работу в тк Прием на работу: порядок оформления документов Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда - оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в […]
    • Собственность путина Путин раскрыл доходы Доходы президента и премьера выросли на 2 млн рублей. Самым богатым в правительстве оказался Игорь Шувалов, в президентской администрации – Юрий Трутнев Москва. 12 апреля. INTERFAX.RU – Кремль обнародовал сведения о […]
    • Приказ фтс 1025 Приказ ФТС России от 29.05.2015 N 1025 "О внесении изменений в реестр таможенных представителей в отношении общества с ограниченной ответственностью "Элегия Логистик групп" ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА ПРИКАЗ от 29 мая 2015 г. N 1025 О […]