Штатное расписание закон

Штатное расписание

Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

— руководителя кадровой службы;

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

www.audit-it.ru

Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ в ст. 57 Трудового кодекса РФ были внесены изменения, которые заставили усомниться в обязанности всех организаций иметь штатное расписание. Обоснованны ли такие сомнения? Можно ли вносить в утвержденную форму указанного документа изменения?

В действующем законодательстве не содержится определения понятия «штатное расписание». В то же время о штатном расписании упоминается, в частности, в Трудовом кодексе РФ.

Из первоначальной редакции ст. 57 ТК РФ следовало, что в трудовом договоре указываются наименование должности, специальности, профессии в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Такая формулировка давала основание считать, что штатное расписание должны иметь все организации.

Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ в ст. 57 ТК РФ были внесены изменения. Согласно действующей редакции данной статьи в трудовом договоре отражается трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы). Аналогичное определение трудовой функции с упоминанием о штатном расписании содержится и в ст. 15 ТК РФ, действующей в редакции упомянутого закона.

Означают ли внесенные изменения, что в настоящее время штатное расписание не является обязательным?

Действующее законодательство не дает прямого ответа на вопрос, поэтому обратимся к официальному разъяснению компетентного ведомства.

Унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление). Согласно этому подзаконному акту названная форма применяется для составления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). В постановлении также разъясняется, что штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Федеральная служба по труду и занятости в письме от 08.07.2010 № 2016-6-6 (далее — письмо) отметила, что на основании постановления штатное расписание распространяется на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории России. Далее со ссылкой на содержание ст. 57 ТК РФ Роструд разъяснил, что в организации должен быть такой документ. Отсутствие штатного расписания может затруднить проведение мероприятий по сокращению численности или штата работников. Кроме того, отсутствие данного документа государственная инспекция труда может расценить как нарушение, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Чем обусловлена обязанность

Обратим внимание на последнее из приведенных предложений письма. Из него следует, что административная ответственность за отсутствие в организации штатного расписания применяется не во всех случаях. Наказывать можно только за невыполнение установленной каким-либо правовым актом обязанности. Из разъяснений Роструда можно сделать вывод, что не все организации обязаны иметь штатное расписание. Данное ведомство не уточняет, на какие именно юридические лица подобная обязанность распространяется.

Мы считаем, что определить эти организации можно, проанализировав положения ст. 57 Трудового кодекса РФ. Как уже отмечалось, согласно данной статье в трудовом договоре указывается трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы).

Из примененной законодателем формулировки, по нашему мнению, следует, что обязанность иметь штатное расписание обусловливается наличием в организации работников, занимающих должности.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда России от 21.06.98 № 37 (далее — Квалификационный справочник) и действует в настоящее время в редакции приказа Минздравсоцразвития России 29.04.2008 № 200. Организация, которая заключает трудовой договор хотя бы с одним лицом и указывает его трудовую функцию в виде должности, упомянутой в Квалификационном справочнике, обязана иметь штатное расписание.

Могут ли быть организации, у которых нет работников, занимающих должности? Действующее законодательство позволяет ответить на него положительно.

Прежде всего обозначим юридические лица, которые могут осуществлять деятельность, не имея единоличного исполнительного органа, именуемого обычно директором или генеральным директором, упоминаемым в Квалификационном справочнике. К ним можно отнести полные товарищества и товарищества на вере (коммандитные товарищества). Это следует из положений части первой Гражданского кодекса РФ.

Так, в ст. 71 ГК РФ сказано: каждый участник полного товарищества вправе действовать от имени товарищества, если учредительным договором не установлено, что все его участники ведут дела совместно либо ведение дел поручено отдельным участникам. При этом законодательство не предусматривает наличия в указанном товариществе особого единоличного исполнительного органа, необходимого для функционирования юридического лица. Аналогичные положения содержатся в положениях Гражданского кодекса РФ, регулирующих деятельность товарищества на вере.

Однако если в названные товарищества будет принята на работу хотя бы одна секретарь-машинистка, должность которой отнесена Квалификационным справочником к должностям других служащих (технических исполнителей), они будут обязаны иметь штатное расписание.

Отметим также, что количество юридических лиц, созданных в форме вышеуказанных товариществ, невелико. Подавляющее большинство коммерческих организаций действует в форме обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ.

Без директора (генерального директора), работающего по трудовому договору, могут обойтись также ООО и АО.

Так, в ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» говорится, что по решению общего собрания акционеров полномочия единоличного исполнительного органа АО могут быть переданы по договору коммерческой организации (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему). Аналогичное положение содержится в Федеральном законе от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Отсутствие в организации главного бухгалтера (бухгалтера), работающего по трудовому договору, также допустимо. Это следует из ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья, в частности, предусматривает возможность ведения учета на договорных началах централизованной бухгалтерией, специализированной организацией или бухгалтером специалистом. При этом в данном случае имеется в виду наличие между организацией и указанными субъектами гражданско-правовых договорных отношений.

Отметим, что в обществе, передавшем полномочия единоличного исполнительного органа управляющей организации, функции главного бухгалтера и других руководящих работников могут исполнять сотрудники названной организации. И это допустимо, что следует, в частности, из постановления ФАС Поволжского округа от 30.10.2009 № А55-12344/2008. Поскольку указанные специалисты не состоят в трудовых отношениях с управляемым обществом, они не являются по отношению к нему работниками, занимающими в этом обществе должности. Привлечение специалистов сторонних организаций возможно и по так называемому договору аутсорсинга. Такие специалисты тоже не состоят в трудовых отношениях с организацией заказчика.

И еще раз подчеркнем, что не иметь штатное расписание вправе только организация, у которой нет ни одного работника, упомянутого в Квалификационном справочнике. Но и в этом случае при наличии значительного количества сотрудников иных категорий вести обсуждаемый документ все же целесообразно исходя прежде всего из интересов самой организации.

Допустимы ли отклонения? Обсудим другой возникающий на практике вопрос: в какой форме необходимо вести штатное расписание?

Штатное расписание является первичным учетным документом. Из пункта 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что такие документы составляются по утвержденным формам.

Форма № Т-3 «Штатное расписание» предусматривает наличие в ней таких составляющих: «Структурное подразделение», «Должность (специальность, профессия) разряд, класс (категория) квалификация», «Количество штатных единиц», «Тарифная ставка (оклад) и проч., руб.», «Надбавки, руб.», «Всего, руб.» и «Примечание». При этом некоторые составляющие подразделяются на несколько граф. Так, составляющая «Структурное подразделение» подразделяется на графу 1 «Наименование» и графу 2 «Код». Указания по применению формы № Т-3 утверждены упомянутым постановлением. В них изложен порядок заполнения отдельных граф.

Роструд в письме разъясняет, что порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Как правило, штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Итак, штатное расписание конкретной организации может состоять из граф, наличие которых вызвано необходимостью отразить реальные сведения. Например, если в небольшой организации отсутствуют структурные подразделения, то графы 1 и 2, в которых отражаются их наименования и коды, могут отсутствовать. В то же время мы считаем, что организация исходя из специфики вправе вводить дополнительные графы. Например, если ее структурные подразделения состоят из нескольких организационных составляющих, это может быть отражено в штатном расписании с помощью дополнительных граф.

Как уже отмечалось, Роструд разъяснил, что действующее законодательство не определяет порядок составления штатного расписания. Но это совсем не означает, что организации не должны руководствоваться упомянутыми указаниями по применению формы № Т-3. По нашему мнению, в данном случае ведомство имело в виду лишь допустимость отклонений от утвержденной формы.

Во избежание конфликтов с проверяющими органами целесообразно придерживаться утвержденной формы № Т-3, соответствующим образом указывая «ненужность» граф. Например, при отсутствии структурных подразделений в графах 1 и 2 ставить прочерки.

к сведению

В статье 5.27 КоАП РФ установлено, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Такое нарушение, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

www.eg-online.ru

Штатное расписание: правила составления и внесения изменений

Статьи по теме

Формой документирования кадрового ресурса предприятия в составе и количестве является штатное расписание организации. В стандартном варианте оно содержит в себе список должностных позиций, информацию о количестве штатных единиц и об оплате труда сотрудников с указанием размеров окладов, надбавок и месячных начислений. Содержание этого документа трактуется локальными документами организации.

Для чего необходимо составлять штатное расписание организации

Штатное расписание – кадровый документ, отражающий данные о штатном составе компании с указанием всех имеющихся должностных позиций и заработной платы персонала организации. По законодательству разработка этого нормативного акта является обязательной, но его наличие, содержание и правильность оформления обычно проверяет большинство надзорных органов. Все дело в том, что права трудящихся и охрана их деятельности отражаются во многих документах предприятия, в том числе и в штатном расписании. Это значит, что его отсутствие влечет за собой нарушение трудового законодательства, наказуемое в соответствие со статьей 5.27 КоАП РФ наложением штрафа. Помимо этого, штатное расписание необходимо для учета кадров, и его составление и изменение являются важными организационными моментами.

Подбор сотрудников – один из важнейших критериев, влияющих на рост бизнеса. Поэтому мы сделали подборку инструментов, которые помогут найти людей, способных решать задачи нестандартно.

Также в статье Вы найдете тест для проверки соответствия кандидата принципам компании.

Кто в компании составляет штатное расписание? Его разрабатывает сотрудник кадрового департамента, а в отсутствие такового – топ-менеджер организации. Данный документ обязательно подписывается руководством, а его оформление и состав диктуется основным документом предприятия – Уставом.

В чем же состоит важность разработки штатного расписания для организаций? Во-первых, трудоустраивать человека на место, отсутствующее в перечне должностных единиц, запрещено законом. Во-вторых, должность принятого на работу сотрудника должна полностью совпадать по названию с соответствующей позицией в расписании – наличие несоответствий административно наказуемо. Иными словами, трудоустраивать нового человека к себе в компанию наниматель должен только на единицы, которые имеются в перечне должностей штатного расписания организации. Отметим, что этот документ может быть как общим для всего предприятия, так и разрабатываться для его отдельных структурных подразделений, что отражается в уставной документации.

Штатная расстановка и штатное расписание организации: главные отличия

Текучесть кадров характерна для многих действующих компаний. Именно поэтому на практике часто применяется составление штатной расстановки – «рабочего» варианта штатного расписания организации. Она характеризуется своей изменчивостью и при этом не требует утверждения приказом при каждом уменьшении или увеличении штата компании.

Другое отличие штатного расписания от штатной расстановки в том, что в расписании показана лишь количественная характеристика должностных позиций, а расстановка отражает, свободна или занята данная должность, а также кто именно из сотрудников (с указанием имени и фамилии) занимает рабочее место.

Обязательно ли нужно составлять штатное расписание организации

Законодательством не предусмотрено обязательное составление штатного расписания в организациях. Речь о его наличии среди документов предприятия ведется лишь в Трудовом кодексе РФ – в статьях 15 и 57. Тем не менее, первое, что проверяют ведомства по трудовому и налоговому надзору, – это наличие и оформление штатного расписания организации. Отсутствие этого кадрового документа трактуется, как нарушение законов об охране труда и влечет за собой наложение штрафа на сумму от 1 000 до 5 000 рублей для индивидуальных предпринимателей и на сумму от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц (статья 5.27 КоАП РФ).

Как заявляет Федеральная служба по труду и занятости, человек не может быть принят в штат компании на должность, название которой отсутствует в штатном расписании организации или имеет расхождение по названию с имеющейся в перечне должностных позиций штатного расписания (письмо от 21 января 2014 года № ПГ/13229-6-1).

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Помимо этого, отсутствие этого документа в ряде случаев может стать причиной проблем для организации. Так, судебный спор вряд ли решится в пользу работодателя, если уволенный по сокращению штата сотрудник (пункт 2 статьи 81 ТК РФ) обратился в суд для доказательства того, что его увольнение не имеет должных оправданий. Дать правильное объяснение в суде и доказать правомерность принятого решения об увольнении по сокращению штата поможет компании лишь наличие штатного расписания.

Во избежание лишних затрат на штрафы и прочих неприятных моментов, работодатель должен вести штатное расписание организации, которое составляется для всего предприятия.

Зачем штатное расписание организации может понадобиться при проверках инспекций

Чтобы проверить обоснованность расходов, связанных с оплатой труда при исчислении налога на прибыль, налоговые инспекторы в ходе проверок требуют предъявить штатное расписание организации (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31 августа 2011 года № 09АП-19982/2011-АК). Также данный кадровый документ нужен для того, чтобы избежать достаточно сложной переквалификации гражданско-правового договора между ИП и ЮЛ в трудовой. При наличии штатного расписания компании будет проще не подвергнуть себя штрафу за неисполнение обязанностей по перечислению НДФЛ за своих работников (определение ВАС РФ от 10 марта 2009 года № ВАС-2114/09) и избежать доначисления страховых взносов.

При разработке этого документа необходимо соблюдать соответствие количества персонала законодательно установленным лимитам. Так, если организация применяет упрощенную систему налогообложения, численность штата не должна превышать 100 человек на начало налогового года (подпункт 15 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ).

В ходе выездных мероприятий по контролю деятельности работодателя сотрудники Фонда социального страхования смотрят не только на наличие/отсутствие штатного расписания организации, но и на время трудоустройства людей в данную компанию, особенно это касается женщин. Так, если предприятие приняло в штат работницу незадолго до ее ухода в декретный отпуск, и при этом для нее была создана новая должностная единица, надзорные органы потребуют объяснений: руководитель мог преднамеренно сделать это для получения из ФСС возмещения средств, перечисленных на оплату декретных. Разумным обоснованием послужит наличие служебной записки от начальника подразделения организации с просьбой ввести необходимую вакансию, а также предоставление материалов, подтверждающих выполнение сотрудницей своих должностных обязанностей, к примеру, документов с ее подписью и проч. (определение ВАС РФ от 28 декабря 2010 года № ВАС-15163/10).

Еще одна инстанция, запрашивающая штатное расписание, – Государственный Пенсионный Фонд (пункт 11 Методических рекомендаций, утвержденных Постановлением Правления ПФР от 30 января 2002 года № 11п).

Нормативные документы, необходимые для составления штатного расписания организации

Разработка штатного расписания организации требует обращения к следующим нормативно-правовым документам:

  • Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • единой тарифной сетке РФ.
  • Зачастую компании используют форму № Т-3, для того чтобы разработать собственное штатное расписание. Образец этот не является законоустановленной формой, поэтому его всегда можно изменить с учетом требований организации. Так, любая компания может создать собственное штатное расписание, дополнив единый шаблон необходимыми графами.

    Новый курс в «Школе Генерального Директора»

    Порядок составления штатного расписания организации по форме T-3

    Установленная форма штатного расписания организации № T-3 имеет вид таблицы из 10 столбцов, перечень которых при необходимости можно дополнять. В случае отсутствия нужной для заполнения какой-либо из основных граф информации, ячейку оставляют пустой.

    Штатное расписание начинается с данных: название фирмы (в полном или сокращенном варианте), код по ОКПО, дата составления документа (фактическая) и его номер.

    Для утверждения составленного штатного расписания издается приказ/распоряжение руководителя хозяйствующего субъекта или уполномоченного на это сотрудника. Дата и порядковый номер по очередности издания внутренних документов вносятся в строку штатного расписания, начинающуюся со слов «Утверждено приказом». Следующая строка, начинающаяся со слов «на период», необходима для указания периода актуальности штатного расписания (обычно год) и даты его начала. Далее вписывается количество штатных единиц, после чего переходят к заполнению основных столбцов формы.

    Структурное подразделение.

    Первый столбец «Наименование» заполняется в произвольной форме. Традиционно структурные подразделения компании располагаются по иерархии – от административного отдела до обслуживающего.

    Второй столбец таблицы штатного расписания содержит в себе коды структурных подразделений предприятия, установленные руководством. Эта графа больше служит для удобного определения места каждого из подразделений в общей организационной системе компании.

    Примеры заполнения второго столбца штатного расписания фирмы:

  • для финансового подразделения организации определен код 02, тогда входящим в его состав отделам бухгалтерии и экономического отдела будут соответствовать коды 02.01 и 02.02;
  • если отделы имеют дополнительные группы, то их коды будут это отражать следующим образом: например, у расчетной группы бухгалтерии будет код 02.01.01.
  • Должность (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации.

    Третий столбец таблицы штатного расписания организации заполняется информацией о наименованиях должностных позиций, которые традиционно располагаются в иерархическом порядке – от руководящих постов до младших сотрудников.

    Напомним, статья 57 ТК РФ устанавливает, что с работой на определенных местах связано предоставление компенсаций/льгот либо действие некоторых ограничений. Таким образом, наименование каждой должностной позиции в штате организации должно соответствовать:

  • Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года № 367);
  • квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ от 21 августа 1998 года № 37).
  • Количество штатных единиц.

    Четвертый столбец отражает, сколько единиц имеет штат организации. Показатель может быть как целым числом (при полной ставке трудящихся), так и в виде дроби – 0,75, 1,5 и т.д. (при возможном совместительстве). Порядок исчисления ставок для хозяйствующих субъектов определен Указанием по применению и оформлению первичных документов (утверждено Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1).

    В данной части таблицы указываются не только имеющиеся на момент разработки расписания штатные единицы, но и незанятые рабочие места. Делается это с расчетом на перспективу трудоустройства дополнительных кадров, т.к. принять нового сотрудника в организацию можно только на должностные позиции, обозначенные в расписании.

    Обратите внимание на то, что количество фактически работающего персонала на момент составления штатного расписания компании и общий трудовой фонд не всегда совпадают по значению. К примеру, одна позиция может подразумевать несколько сотрудников, занятых по совместительству или на неполной трудовой ставке. Расписание в этом случае отразит суммарное значение штатных единиц в одной должностной позиции. К примеру, на должности менеджера по кадрам работает два человека на 0,25 ставки и один – на полной. Тогда данный столбец будет содержать число 1,5 штатной единицы.

    При открытии компанией дополнительных филиалов составлять в каждом из них собственный кадровый документ не нужно, т.к. он утверждается на юридическое лицо в целом. Филиалы в этом случае имеют на местах копию штатного расписания организации или выписку из него.

    Тарифная ставка/оклад.

    В этот столбец вписывается оплата труда для штатной единицы по тарифной ставке/окладу в рублях (пункт 5 Указаний Госкомстата РФ).

    Наличие «вилки» окладов разного уровня (от и до) для людей, находящихся на одной должностной позиции, не только вызывает трудности при заполнении этой части таблицы штатного расписания, но и не соответствует требованиям нормативно-правовых актов. Так, в статье 22 ТК РФ сказано, что у работодателя должен быть установлен единый тариф на равнозначную деятельность сотрудников.

    В штатном расписании организации каждой должностной позиции соответствует определенный тариф оплаты труда, или размер оклада. Это правило может не соблюдаться только в отношении должностей, закрепленных за разными структурными подразделениями организации. К примеру, менеджер в отделе снабжения и менеджер в отделе рекламы могут иметь различные суммы окладов.

    Надбавки.

    Оплату труда работников организации, находящихся на одной должностной позиции, но имеющих различные нагрузки, уровень квалификации, опыт трудовой деятельности, можно корректировать надбавками.

    Шестой, седьмой и восьмой столбцы штатного расписания отражают надбавки мотивационного и компенсационного характера, подразделяющиеся на:

    • выплаты, которые компания должна начислять работникам по закону (территориальные компенсации, за наличие ученых степеней);
    • выплаты, установленные локальными документами организации (за сверхурочные часы, высокую степень профквалификации, владение иностранным языком и т.д.).
    • Надбавки, являющиеся обязательными по закону, отражаются в штатном расписании компании в своем возможном минимуме. К примеру, 10% для «северных», т.к. на эту должностную позицию могут быть приняты люди с различным уровнем квалификации, стажем и проч.

      Размер надбавок в расписании может отражаться в денежном эквиваленте, в процентах или в виде коэффициента. Лучше для обозначения всех видов надбавок в одной организации применять один и тот же метод. Несколько систем определения в штатном расписании применяется лишь в порядке исключения. Если единое обозначение не отражает суть начисления заработной платы, таблица документа дополняется нужными столбцами.

      Случаи, когда работнику причитается надбавка, как по законодательству, так и согласно локальным документам организации, утверждаются соответствующим приказом/распоряжением руководства. Они перечислены в правилах внутреннего распорядка и в трудовом договоре с сотрудником.

      Оформление штатного расписания организации осуществляется таким образом, что столбцы 6-й, 7-й и 8-й содержат в себе информацию о всех возможных надбавках, которые могут начисляться для каждой должности в данной компании. Таким образом, в 9-ом столбце будет указываться суммарное денежное выражение окладов, причитающихся всему количеству имеющихся штатных единиц, и возможных надбавок для всех должностных позиций.

      Руководящий состав предприятия сам распределяет части из общей суммы надбавок, начисляемые каждому отдельному сотруднику.

      Всего.

      Данный столбец отражает суммарное значение оклада и надбавок для данной должностной позиции:

      (столбец 5-й + столбец 6-й + столбец 7-й + столбец 8-й) x столбец 4-й.

      Примечание.

      Последний столбец таблицы заполняется лишь в некоторых случаях, например, если:

    • работнику необходимо выплачивать компенсационные надбавки за природные/климатические условия труда, а также за наличие у него ученой степени. В этом случае столбец «Примечание» содержит ссылку на соответствующие законодательные акты федерального или местного значения и фактический размер надбавки (столбец 6-й содержит минимальные значения надбавок);
    • в организации есть сотрудники, выполняющие сдельную работу.
    • Итого.

      Итоговая строка относится к столбцам с 4-го по 9-й. Суммарное количество штатных единиц прописывается вверху штатного расписания организации (строка «Штат в количестве»). Данная строка таблицы отражает объем фонда оплаты труда компании, запланированный на период действия документа. Указанное значение в ходе деятельности может изменяться в сторону уменьшения (в случае простоя, нахождения сотрудников в отпусках, на больничных и проч.) или в сторону увеличения (при сверхурочной работе, выходах в праздничные или выходные дни).

      Кем и как утверждается штатное расписание в организации

      Составленное штатное расписание подлежит обязательному утверждению органом управления компании. Подготовка документа традиционно происходит в конце года на следующий. В случае если организация не планирует увеличивать количество должностных позиций, срок действия штатного расписания можно устанавливать более года. Данный кадровый документ обретает юридическую силу только после того, как приказ компании о штатном расписании издан и подписан руководителем. Заменить приказ может соответствующее распоряжение.

      Приказ подлежит порядковой нумерации и составляется в свободной форме.

      Пример редакции приказа/распоряжения: «Приказываю/распоряжаюсь: утвердить штатное расписание №1 от 31 декабря 2017 года в количестве штатных единиц 25 с месячным ФОТ в сумме 540 000 рублей. Штатное расписание №1 от 31 декабря 2017 года вводится с 01 января 2018 года».

      На следующем этапе штатное расписание утверждается генеральным директором компании и в подписанном виде идет в качестве приложения к соответствующему приказу/распоряжению.

      Обязательно к прочтению!

      Типы сотрудников, которых нельзя мотивировать стандартно

      Где и сколько хранится штатное расписание в организации

      Положение пункта 71 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558) говорит о том, что штатное расписание имеет постоянный срок хранения.

      Хранение документа происходит там, где он был составлен и утвержден. Иные бумаги, касающиеся его разработки (справки, рекомендации, решения), имеют срок хранения 5 лет. Столько же необходимо хранить проекты штатного расписания, а носители с «черновиками» кадрового акта, связанные с его составлением, – 3 года. Данные правила хранения штатного расписания организации и документов по его разработке регламентированы пунктами 72 и 73 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

      В каком порядке вносятся изменения в штатное расписание организации

      Штатное расписание разрабатывается в декабре текущего года на следующий год. Но зачастую возникают моменты, когда этот документ требует изменений (изменение нормативно-правовых актов, добавление/упразднение должностной единицы и проч.). На этот случай есть два варианта действий: разработка и утверждение нового штатного расписания организации (при больших преобразованиях кадрового ресурса компании) или публикация приказа на внесение корректировок (при несущественных перестроениях).

      Для редакции приказа на внесение изменений можно указывать следующие основания:

    • реорганизация компании;
    • изменение производственного процесса;
    • улучшение организационного управления;
    • утверждение новых законопроектов;
    • упразднение дублирующихся должностных позиций;
    • иные основания.
    • Количество корректировок расписания не лимитируется законом, поэтому вносить необходимые изменения можно столько, сколько этого потребуется в ходе работы компании. Основное, что следует соблюдать – это обоснование любой поправки локальными документами организации, т.е. либо приказом, либо распоряжением руководства.

      Как в штатное расписание организации отражаются изменения при сокращении штата

      Исключение должностных позиций из штатного расписания возможно только при сокращении численности кадров. Часто упразднять должности компании приходится под давлением внешних и внутренних факторов: сложной экономической ситуации в стране/регионе, смены условий деятельности и проч.

      Если сокращение штата организации неминуемо, то работники, попадающие под него, ставятся в известность за 60 дней до дня увольнения.

      Документальное оформление этого процесса происходит согласно следующим этапам:

    • публикуется приказ о внесении корректировок в штатное расписание с указанием причины;
    • вносятся соответствующие изменения, при этом сохраняются все коды должностных позиций и структурных подразделений;
    • публикуется и утверждается приказ о сокращении штата;
    • приказ подлежит ознакомлению сотрудниками.
    • Введение новой должностной позиции происходит следующим образом:

      1. публикуется приказ о внесении изменений в штатное расписание организации;
      2. расписание корректируется по новым требованиям;
      3. готовится должностная инструкция для новой штатной единицы.

      Какие изменения в штатное расписание организации вносятся при пересмотре ФОТ

      Большинство компаний каждый год составляет новое штатное расписание. Причиной постоянных преобразований являются изменения фонда оплаты труда.

      Как именно осуществляется этот процесс документально, зависит от причины корректировок:

      1. Увеличение окладов. При изменении окладов в большую сторону руководитель может утвердить новое расписание в течение одних суток. Так, генеральный директор вводит штатное расписание с 1 января 2017 года, если оно им было утверждено 31 декабря 2016 года.

      Повышение окладов требует документального оформления: с сотрудниками подписываются дополнительные соглашения. В данной ситуации, согласно статье 72 ТК РФ, обе стороны трудовых отношений обоюдно изменяют условия сотрудничества, т.е. заблаговременное оповещение за 60 дней не требуется.

      2. Снижение окладов. Принимая решение уменьшить оклады, организация не нарушает права трудящихся.

      При отказе работника обоюдно изменить условия трудового договора руководству компании следует действовать в правовом поле статьи 74 ТК РФ: за 60 дней уведомить человека о снижении оклада. Т.е. штатное расписание будет введено лишь 1 марта 2017 года.

      3. Изменение надбавок. Надбавки, указанные в штатном расписании организации, чаще носят периодичный характер и начисляются по требованиям законодательства. Они могут быть отражены как в рублях, так и в процентном соотношении от оклада (согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05 января 2004 года № 1).

      Изменить или вовсе упразднить начисление законных надбавок можно только при изменении условий труда работника. Например, если сотруднику полагается начисление компенсационных надбавок за географические и природные/климатические условия труда, то отменить их можно только, если перевести этого человека на работу в другой, более благоприятный регион.

      На надбавки, которые были введены руководством самостоятельно, данное правило не распространяется. Так, если директорат пожелает уменьшить оплату труда людей, выходящих на работу в праздничные дни (надбавка установлена локальными актами организации), то новое штатное расписание будет актуально через 60 дней после оповещения персонала.

      4. Корректировка премиальных. Если размер вознаграждений указан в штатном расписании компании или в трудовом договоре, то работодатель обязан начислять установленные премии каждый месяц. Указание размера премий в этом кадровом документе также сыграет не в пользу организации при рассмотрении споров в суде, так как подтвердит, что премиальные были гарантированы персоналу. Таким образом, штатное расписание стоит ограничить информацией о размерах окладов и обязательных надбавок.

      Как отображать структурные подразделения организации в штатном расписании

      Для филиалов предприятия не требуется составление отдельных штатных расписаний: этот кадровый документ разрабатывается для всей организации. В противном случае подобная инициатива руководства отражается в локальных актах, и руководитель подразделения получает соответствующие полномочия. В кадровом документе филиала указываются те же характеристики штата, что и в расписании, разрабатываемом для всей компании. Штатное расписание подразделения точно также подлежит утверждению приказом, нумерации и датированию.

      Размеры окладов не должны различаться по должностным позициям, имеющим одинаковое наименование. Так, при разных окладах удобнее и более безопасно утвердить разные названия должностей (менеджер по продажам, менеджер по работе с клиентами). Многие компании допускают указание в своем штатном расписании «вилки» оклада, например, от 15 000 до 25 000. На этот счет мнения судей и представителей трудовой инспекции расходятся. Суд находит это правомерным, так как указание суммы оклада в трудовом договоре и в локальной документации имеет место быть. Но по опыту проверок надзорными органами, установление окладов с определенным диапазоном «от и до» может обернуться наложением штрафа, так как это является нарушением прав трудящихся (статья 5.27 КоАП РФ).

      Можно ли включать «вилку» окладов в штатное расписание организации

      При возникновении споров, требующих вмешательства судебной власти, установление диапазона «от и до» в окладе одной должностной позиции не является противозаконным, если работодатель сможет дать четкое обоснование данному факту.

      «Вилка» окладов обязательно фиксируется в штатном расписании организации и трудовых договорах с сотрудниками. Благодаря наличию диапазона окладов компания может выплачивать различные суммы вознаграждений работникам, находящимся на должностных позициях с одинаковыми названиями, но либо имеющим отличающиеся профессиональные характеристики, либо занятым в разных структурных подразделениях. Не редки обращения в суд тех сотрудников, начисление зарплаты которых происходит по нижней границе «вилки» окладов. Организация выиграет судебный процесс в том случае, если разные оклады одной должностной позиции будут обоснованы внутренними документами. Так, в приказе/распоряжении руководителя может быть отражено установление оклада согласно уровню квалификации сотрудника или объему его работы (часть 1 статьи 129 и часть 1 статьи 132 ТК РФ, пункт 10 Постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 года № 2).

      Выписка из штатного расписания организации

      В ходе судебных разбирательств у организации-работодателя запрашиваются копии документов, среди которых на первом месте штатное расписание. Есть один минус – документ отражает ФОТ всего персонала, и разглашение этой информации крайне нежелательно для компании. Наиболее приемлемый вариант – предоставить выписку из штатного расписания.

      При возникновении судебных споров выиграть процесс организации помогает внутренняя документация. Однако из нее сотрудник, обратившийся в суд, узнает ту информацию, которая ранее для него была недоступной. Снизить риск разглашения помогает предоставление соответствующей выписки.

      Нужно ли предоставлять штатное расписание организации работникам для ознакомления

      Надзорные органы и суд единогласны в том, что документ «Штатное расписание организации» предоставлять персоналу для ознакомления не нужно.

      Однако Государственная инспекция труда составляет акт о нарушении, если в листе ознакомления с внутренним документом нет подписей трудящихся. Данное нарушение (часть 3 статьи 68 ТК РФ) карается штрафом до 50 000 рублей (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ).

      Проверять факт ознакомления персонала со штатным расписанием представитель ведомства не станет: данный документ не имеет отношения к деятельности людей в организации, а также нет законного обязательства работодателя показывать его работникам ни во время трудоустройства, ни в ходе исполнения трудовых обязанностей.

      Штатное расписание становится интересным сотрудникам только при их обращении в суд, причиной которого может быть:

    • недовольство разницей в суммах окладов работников, находящихся в одноименной должности;
    • желание человека признать отношения трудовыми;
    • несогласие с сокращением штата и т.д.
    • Опираясь на часть 1 статьи 62 ТК РФ, сотрудник вправе потребовать копию штатного расписания организации, готовить которую работодатель может на протяжении трех дней. Но по закону делать это он не обязан. Вопрос будет исчерпан, если выдать человеку заверенные копии бумаг, касающихся его трудоустройства, например, приказ о приеме на работу или расчетный лист. Отказ можно обосновать тем, что штатное расписание не относится к вопросам выполнения трудовых обязанностей и не является документом, регулирующим деятельность наемного сотрудника. В данном случае работодатель будет действовать в рамках закона (статья 62 ТК РФ), не нарушая права работника.

      www.gd.ru

    Смотрите так же:

    • Нуждаемость алименты Как взыскать алименты на совершеннолетних? По общему правилу выплата алиментов, взыскиваемых в судебном порядке, прекращается, когда ребенок достиг совершеннолетия, то есть 18-летнего возраста, или когда несовершеннолетний приобрел полную […]
    • Решить систему уравнений правило Метод подстановки 1. Выразить у через х из одного уравнения системы.2. Подставить полученное выражение вместо у в другое уравнение системы.3. Решить полученное уравнение относительно х.4. Подставить поочередно каждый из найденных на […]
    • Правила поведения во время грозы презентация Окружающий мир 3 класс 3 класс. Правила поведения во время грозы Находясь в доме, выключите радио и телевизор, отключите телефон Если вы едете в машине, - презентация Презентация была опубликована 3 года назад пользователемГалина Ососкова […]
    • 6 федеральный конституционный закон о судебной системе российской федерации Федеральный конституционный закон от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Федеральный конституционный закон от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ"О судебной системе Российской […]
    • Налоги в каменске-уральском Налоговая инспекция 25.06.2016 Уважаемый налогоплательщик! С 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года в соответствии с Федеральным законом от 8 июня 2015г. № 140-ФЗ «О добровольном декларировании физическими лицами активов и счетов […]
    • Методика расчета госпошлины Калькулятор расчета госпошлины Предназначен для расчета суммы государственной пошлины, которую необходимо оплатить при подаче искового или иного заявления в суд общей юрисдикции или арбитражный суд, а также для ознакомления с суммами […]