Документ подтверждающий проживание в отеле

Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Основную часть командировочных расходов составляют затраты на проживание. Оплата гостиницы в командировке должна быть подтверждена документами, удостоверяющими расходы. Обычно командировочным выдают счет, подтверждающий факт оплаты. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности и содержит информацию:

  • реквизиты гостиницы;
  • наименование документа;
  • номер бланка и дату оформления;
  • данные гостя с указанием сроков пребывания в отеле;
  • расчет стоимости;
  • подпись руководителя и печать.
  • Вернувшись из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, удостоверяющие проживание в гостинице. К счету из гостиницы необходимо приложить кассовый чек — без него счет не будет подтверждающим документом.

    Все предоставленные в отеле услуги командировочному фиксируются в документах строгой отчетности. Чеки из гостиницы должны быть с ККМ (контрольно-кассовой машины), зарегистрированных в налоговом органе. К вторичной документации относятся бланки, форму которых устанавливает руководство гостиницы самостоятельно.

    Оплата услуг отеля

    Перед командировкой желательно выяснить, какие документы, удостоверяющие проживание, выдает гостиница. В бухгалтерии своей организации следует уточнить, будет ли счет отеля считаться бланком строгой отчетности. Некоторые компании требуют предоставления дополнительных документов.

    Отель «Ключевой элемент» в Москве предоставляет для командированных сотрудников документы, подтверждающие сроки их пребывания и затраты на проживание в гостинице:

  • кассовый чек;
  • счет;
  • акт проживания;
  • копию ОГРН;
  • копию ИНН;
  • копию уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения.
  • Произвести оплату может как командированный сотрудник, так и работодатель. В отеле «Ключевой элемент» имеется несколько способов оплаты на выбор:

  • наличными в гостинице (при заселении);
  • банковской картой (Visa или MasterCard);
  • безналичным перечислением.

Документы из гостиницы являются подтверждением затрат и оформляются для командировочных в соответствии с установленными правилами. При отсутствии документов невозможно проверить факт проживания в гостинице и обоснованность затрат.

Для служащих государственных учреждений чаще требуется квитанция отеля на бумажном носителе. В коммерческих компаниях схемы отчетности могут быть другими. При оплате путем безналичного расчета отель выдает счет-фактуру с выделением НДС.

Оплата дополнительных услуг

Если предоставляемые отелем попутные услуги (питание, междугородние телефонные разговоры, прачечная и др.) внесены в счет отдельной строкой, предприятие не сможет включить их в расходы, связанные с проживанием. Стоимость питания оплачивается из суточных, размер которых определяет работодатель.

Выбирая отель «Ключевой элемент» для проживания в командировке, гости гарантированно получают пакет подтверждающих документов. Бронируйте номер на сутки или более длительный период, заполнив форму заказа на нашем сайте!

key-element.ru

Документ, подтверждающий проживание в гостинице

Форма учетного документа 3-Г давно недействительна. Гостиницам разрешено использовать самостоятельно разработанный документ, содержащий обязательные реквизиты. Какой документ может подтвердить проживание командированного работника в гостинице?

Из разных гостиниц работники привозят документы различной формы, они не похожи на образец бланка 3-Г, который действовал согласно старым инструкциям. Но все они содержат обязательные реквизиты, которые регламентированы положением о бухгалтерском учете, предъявляемым к первичным документам. Перечень таких реквизитов регламентируется законодательством о ККТ, а не правилами бухгалтерского учета. Только тогда документ может служить оправдательной «первичкой».

Собственные бланки

Организация напомнила о ранее действующем бланке строгой отчетности, применяемом в качестве форм первичного учета для отечественных гостиниц. Однако форма учетного документа 3-Г, утвержденная Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121, уже давно недействительна. Применять ее разрешалось только до 1 декабря 2008 г.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» бланки строгой отчетности в определенных видах услуг, оказываемых населению, утверждают федеральные органы исполнительной власти. В тех сферах услуг населению, где формы первичных документов не утверждаются при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, разрешено использовать самостоятельно разработанный документ. Какого-либо дополнительного утверждения на федеральном уровне формы такого документа при этом не требуется.

Обязательные реквизиты

Разумеется, разработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты. В упомянутом выше порядке расчетов с населением без применения ККТ (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечень обязательных реквизитов бланков закреплен в п. 3.

В свою очередь, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает применять в качестве оправдательных документов первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам. И только, если унифицированных форм нет, разрешено применять собственные формы первички. Обязательные реквизиты для таких документов установлены в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Однако одно дело соблюдение законодательства о ККТ. Намного проблематичнее бывает обосновать затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Сравним оба перечня обязательных реквизитов, опустив условия для ИП (см. таблицу).

Федеральный закон
от 21.11.1996 N 129-ФЗ

www.mosbuhuslugi.ru

Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Поэтому компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.

Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим также кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

  1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
  2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Образец квитанции, подтверждающей проживание в гостинице

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

Важно отметить, что в случае, когда командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает данные расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС могут возникнуть претензии. В этом случае компания может отстоять свои расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

В ситуации, когда на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета нет

Оплата проживания в гостинице в командировке при отсутствии подтверждающих документов производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

Отметим, что в Москве данный запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. А у компании должны быть другая документация, подтверждающая командировку сотрудника, например приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Оплата гостиницы в командировке на основании справки, полученной по запросу, может быть не принята налоговыми органами. Важно отметить, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания может опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Данное постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице могут отсутствовать в случае, когда компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. В данном случае оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Можно ли указывать в счете завтрак

В случае если затраты на завтрак указываются в счет отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в расходы на проживание. Подпункт 12, п. 1, ст. 264 НК РФ указывает на то, что к затратам на размещение могут быть отнесены дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Также письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, и поэтому может облагаться НДФЛ и страховыми выплатами.

В случае если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы могут начислить НДФЛ на указанную сумму. Страховые взносы в данном случае начислены быть не могут, на что указывают письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985

Другие гостиничные сервисы

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, дополнительные гостиничные услуги подлежат оплате, за исключением питания в барах и ресторанах и использования рекреационно-оздоровительных объектов. Наиболее часто используемой дополнительной услугой является бронирование номеров для сотрудников. В случае использования некоторых услуг может потребоваться доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Но не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудником был превышен лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

clubtk.ru

Какие документы должна выдать гостиница для подтверждения проживания в командировке для отчета

По любому заданию от своего руководства работник должен отчитаться о его выполнении. Выезжая за пределы города по поручению руководства, сотрудник предприятия должен заранее позаботиться о том, чтобы при возвращении предоставить документальное подтверждение своего проживания в командировке. Можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Это правило действует в обязательном порядке для любого сотрудника организации.
Проживание в гостинице
Выезжая по служебным делам в другой населенный пункт, работник решает важные вопросы для своей фирмы. Поэтому он должен позаботиться о месте своего пребывания. При этом необходимо остановиться в таком районе города, откуда было бы удобно решать все служебные вопросы. Самый оптимальный вариант в данном случае – гостиница.
Какие документы должна выдать гостиница командировочным для подтверждения факта их нахождения в определенное время в отеле? Как правило, это счет на оплату проживания. Счет из гостиницы для авансового отчета представляет собой бланк формы 3г, содержащий конкретную информацию:

  • реквизиты отеля;
  • наименование, дату, номер оформления бланка;
  • данные клиента, проживающего в гостинице, с указанием точного срока пребывания;
  • полный расчет стоимости – подтверждение расходов проживания в гостинице в командировке;
  • подпись ответственного лица и печать гостиницы.
  • Для бухгалтерии сотрудник после возвращения должен предоставить документы из гостиницы, подтверждающие проживание, для авансового отчета также нужен будет кассовый чек. Именно этот чек, выданный после полного расчета, будет служить подтверждением затрат сотрудника, которые ему необходимо возместить. Счет гостиницы без кассового чека не является документом, подтверждающим проживание. В этом документе также может быть указана стоимость всех дополнительных услуг, оказанных сотруднику во время проживания в отеле. Однако оплата телефонных переговоров, стоимости завтраков или обедов, стоянка авто или оплата проезда будут возмещены сотруднику только в том случае, если это предусмотрено договором или с личного согласия руководителя компании. Для этого понадобится составить авансовый отчет и командировочное удостоверение рб.
    Документооборот гостиницы для отчетности
    Для нормальной работы любого отеля в рамках закона, необходимо налаженное оформление документов в гостинице. Вся работа в отеле основана на оказании конкретных услуг клиентам. Для устранения возможных конфликтов во взаимоотношениях с клиентами все услуги должны быть обязательно зафиксированы в документах строгой отчетности в гостинице. В зависимости от вида хозяйственной деятельности отеля список этих бланков может отличаться.
    Каждый отель может предоставить чеки и документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, в двух вариантах:

  • документы регистрации организации;
  • внутреорганизационные документы отеля.
  • Во внутреорганизационные бланки входят также документы, подтверждающие расходы на гостиницу, проживание и дополнительные услуги. Эта документация должна отвечать требованиям к оформлению, установленным в местонахождении отеля. Ведь именно такие нужны документы за проживание в гостинице для бухгалтерии предприятия сотрудника, чтобы ему были возмещены все затраты.
    Как оформляют документы в гостинице? Такая документация может быть первичной и вторичной. Первичная включает бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговых органах ККМ. Чек из гостиницы для отчета является наиболее важным, в нем отображается срок нахождения в отеле, стоимость дополнительных услуг, наименование и т.д.
    Вторичная документация – это различные бланки, форма которых может быть установлена самим руководством отеля.
    Основное предназначение чеков из отеля
    В основном прибывающие в город в командировку люди проживают в гостиницах. Однако кто-то предпочитает проживание в частных съемных квартирах, при этом не задумываясь, что позже необходимо будет подтвердить командировочные расходы при оформлении авансового отчета. Сделать чек самому в данном случае не очень просто, поскольку бланк имеет определенные особенности. Такой документ обычно состоит из кассового чека из гостиницы и формы 3г. В бланке обязательно должно быть указано название отеля, ИНН продавца услуг, подписи ответственных лиц и печать заведения.
    Квитанция гостиницы для командировки на бумажном носителе в основном востребована среди служащих государственных предприятий. После прибытия необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет на командировочные расходы, пример заполнения которого есть в каждой организации. Данный отчет будет подтвержден именно чеком из гостиницы, на основании которого сотруднику будут возмещены все расходы на проживание и услуги отеля. Именно поэтому предоставить документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – это дело первой важности.
    Коммерческие компании могут пользоваться разными схемами отчетности. Некоторые заранее выделяют сотруднику, уезжающему в командировку, определенную денежную сумму, предусматривающую расходы на проживание, завтраки, транспорт и т.д. Однако бывают случаи, когда срок отчета по командировочным расходам 2016-2017 истекает, а сотрудник не может найти чеки из гостиницы. Поэтому по согласию с руководством сотрудник компании может воспользоваться услугами фирм, которые делают документы для отчета за гостиницу, подтверждающие оплату услуг проживания.
    Официальную квитанцию и чек с гостиницы для командировки могут выдать только служащие отеля. Но в случае утраты официальных бланков можно обратиться в специализирующиеся на продаже чеков фирмы. За небольшую плату данные фирмы предлагают подлинные отчетные документы для командировочных купить.
    Находясь в командировке, сотрудник должен позаботиться о последующем возмещении всех сопутствующих расходов. Поэтому следует заранее уточнить, какие документы предоставляет гостиница за проживание. Кроме этого, необходимо уточнить в бухгалтерии своей компании, является ли счет гостиницы бланком строгой отчетности. В некоторых фирмах могут потребовать дополнительные бланки. Это необходимо уточнить заранее, чтобы иметь возможность запросить их в отеле проживания.

    gostinichnye-cheki.moscow

    Документ подтверждающий проживание в отеле

    Документы, подтверждающие проживание в гостинице

    Туристы, посетившие какой-либо город, или люди, приехавшие в гости или в командировку, нуждаются в отдыхе, поэтому задумываются о том, чтобы поселиться в гостинице. Но не все знают о том, что необходимо оформлять какие-либо документы, подтверждающие проживание в гостинице, кроме стандартных процедур оформления, которые заключаются в предъявлении паспорта и распечатывания брони, которая чаще всего имеет электронный вид. Кроме всего этого необходимо заполнить анкету гостя гостиницы.

    Как заработать на командировке?

    Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

    Но для людей, прибывших в командировку, и решающих дела компании или предприятия, очень важным является правильное оформление документов, потому что, вернувшись в свой город, они должны не позже, чем через трое суток составить и принести в бухгалтерию своего предприятия расчет о том, какие расходы понесли, находясь в командировке.

    Документы, которые подтверждают расходы за проживание

    Если компания не имеет ответственного сотрудника, который организует служебные поездки, то человек, отправляющийся в деловую поездку, должен самостоятельно искать подходящую гостиницу, бронировать себе номер и оплачивать. А для того, чтобы вернуть денежные средства, затраченные на проживание в гостинице, сотрудник предъявляет бухгалтеру документы, подтверждающие его проживание в отеле, в которых указана дата прибытия и убытия из гостиницы.

    Если в гостинице используется контрольно-кассовая техника, проживающим в ней людям выдается кассовый чек, к которому прикладывается документ с данными о проживающих лицах. Обязательно нужно проверять дату заезда в гостиницу и выселения из нее – даты должны соответствовать тем, которые указаны в транспортных чеках.

    Если в гостинице не пользуются контрольно-кассовым аппаратом, то ее представители оформляют бланки строгой отчетности по форме, которая разработана в каждой гостинице индивидуально. И называют эти бланки по-разному: гостиничными чеками, ваучерами, квитанциями.

    Документ, который подтверждает проживание в гостинице

    Неважно, как называется документ, главное – в нем указывают следующее:

    Как называется документ.

    Его шестизначный номер.

    Как называется организация, предоставляющая услугу.

    Адрес нахождения организации.

    Внизу бланка обязательно должна стоять печать ответственной за его выдачу организации.

    Еще один важный момент заключается в том, что для изготовления бланка не должна использоваться обычная бумага, и информация не должна быть распечатана на принтере. Подлинный документ изготавливается в типографии на специальной бумаге, либо бумажный носитель бланка изготавливается автоматизированной системой, имеет отличительные знаки, благодаря которым подлинные бланки защищены от подделывания.

    Перед тем, как отправляться в командировку в незнакомый город, найдите в интернете сайт подходящей гостиницы, ознакомьтесь со всеми необходимыми сведениями о ней. До того, как бронировать и оплачивать номер, можно позвонить административному сотруднику, который проинформирует вас о документах, какие выдаются в их гостинице и могут подтвердить пребывание в ней, а потом уточнить в бухгалтерии своего предприятия, достаточно ли будет для отчета данных документов.

    Но не всегда можно предварительно ознакомиться с выдаваемой гостиницей документацией. Поэтому, если, выезжая из отеля, вы сталкиваетесь с нежеланием персонала выдавать вам соответствующие документы, то сделать ничего уже нельзя.
    Вам останется только попросить персонал, чтобы переделали документ по нужной форме и утвердили, в соответствием с Постановлением правительства РФ от 09.10.2015 г. в котором приводятся новые Правила оказания гостиничных услуг, и описаны особенности, согласно которым данная документация выдается посетителям гостиниц.

    Именно по этой причине рекомендуется ответственное отношение к отправлению у командировку. Планируйте предварительно, в какой гостинице лучше поселиться, ведь сегодня, благодаря наличию интернета, несложно ознакомиться с условиями, предлагаемыми гостиницами, чтобы выбрать оптимальный вариант.

    moskowchek.ru

    Смотрите так же:

    • Родственники подарили квартиру налог Налог при дарении между родственниками Чаще всего мы получаем подарки от родственников. При этом подарком могут быть деньги, недвижимость, транспорт и другое имущество. Поэтому возникает вопрос - нужно ли рассматривать подарок от […]
    • Перечисление налогов в бюджет проводка Проводки по налогам Неотъемлемой обязанностью бухгалтера является правильное и своевременное начисление, оформление и перечисление всех налоговых платежей. Налоги и сборы представляют собой взимаемые с юридических и физических лиц […]
    • Шакалы правила Полные правила игры Шакал Здесь объеденены правила для всех изданий "обычного" Шакала: Остров сокровищ Классическое издание Издание Люкс Дополнение Оригинальное дополнение Историческая справка Пиратство — грабёж, осуществляемый […]
    • Налоги гражданам узбекистана Патент на работу для граждан Узбекистана в 2018 году: цены, сроки Менеджеры компании с радостью ответят на ваши вопросы и произведут расчет стоимости услуг В январе 2015 г. изменились правила для трудоустройства в РФ граждан Узбекистана. […]
    • Декретные входят в пенсионный стаж Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж? Входит ли декретный отпуск в трудовой стаж – вопрос, встающий перед семьями, где ждут появления ребенка. А узнать, входит ли декретный отпуск в трудовой стаж, можно, проанализировав ряд […]
    • Налог товаров из китая Налог на посылки из Китая В прошлые годы сотрудники российской Федеральной Таможенной Службы (ФТС) выступили с резонансным предложением ввести налог на посылки из Китая. Суть предложения заключалась в том, что казна государства отныне […]