Форма реестра договоров на предприятии

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  • Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  • Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  • Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.
  • assistentus.ru

    You are here

    Реестр договоров

    Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства. Любое соглашение, после его подписания сторонами, передается их делопроизводителям для дальнейшей регистрации. В случае, если на предприятии (в организации) нет необходимости в отделе, ведущем делопроизводство, обязанности делопроизводителя выполняет сотрудник, уполномоченный на это руководителем.

    После того, как договор поступил на регистрацию, ему присваивается номер, по которому он будет числиться в организации. Существует два варианта присвоения соглашению регистрационного номера:

  • если договор поступил уже пронумерованным, то делопроизводитель организации присваивает ему индивидуальный номер на обратной стороне. В этом случае на обратной стороне также проставляется специальный штамп, а номером соглашения считается ранее присвоенный контрагентом;
  • присвоение сложного номера через дробь. В этом случае номером договора будет считаться очередной номер внутреннего реестра организации.
  • Унифицированной формы реестра договоров не существует, поэтому каждая организация составляется его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. Общими данными, содержащимися в каждом реестре, являются:

  • номер договора по порядку;
  • номер и дата подписания договора;
  • полное наименование контрагента;
  • предмет соглашения;
  • период действия документа;
  • общая сумма соглашения.
  • Способы ведения реестра также могут разными. Так, реестр ведут с использованием электронных носителей в виде таблицы, в виде специально разработанного программного обеспечения или вручную в специально отведенном журнале.

    blanker.ru

    Реестр документов – порядок применения и правила оформления

    В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.

    На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.

    В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.

    Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса

    Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:

  • Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
  • Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе о регистрации предприятия и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
  • Назначение

    В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.

    Само определение реестра означает журнал, в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).

    Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.

    Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.

    Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).

    Образец оформления реестра документов

    Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:

  • хранение документации;
  • учет;
  • передача либо выдача третьему лицу по требованию.
  • Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра

    Порядок подготовки документов к учету заключается в следующем:

  • Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, приказы, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
  • На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем подшиваются в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
  • На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
  • Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.

    В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.

    Правила оформления и составления

    Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами:

    В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.

    Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.

    Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.

    В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).

    Правила ведения

    Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:

  • проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
  • присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
  • внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
  • Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:

  • если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
  • при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
  • Кроме того важно помнить о таких моментах, как:

  • лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
  • вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
  • необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
  • Содержание и структура

    Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.

    Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.

    В свою очередь, он включает в себя такие основные пункты, как:

  • содержание. Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
  • регистрационный номер. Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою производительность труда;
  • дата занесения в реестр. Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
  • Особенности составления и содержания реестра для передачи документов

    Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.

    Единственное, что необходимо знать при формировании акта передачи документации, так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.

    Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.

    Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.

    Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.

    Преимущества использования

    На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.

    В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.

    Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.

    На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.

    Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.

    Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.

    Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:

    www.delasuper.ru

    Реестр договоров: когда понадобится и как вести

    Статьи по теме

    У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

    Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

    Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением. Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре. Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

    Для учета договоров оформите отдельную таблицу

    Работа с реестром договоров сама по себе должна быть удобной. Проще всего оформить реестр в виде таблицы. Таблицу можно создать в обычных офисных приложениях. Например, в Excel реестр договоров вести удобнее, чем в Word, приложение специально разработали для операций с таблицами. Кроме того, многие системы электронного документооборота включают в себя специальные программы: реестр договоров формируют в ходе общей работы с документами по сделке. Также перечень договоров можно фиксировать в бумажном виде, например, в специальном журнале. Компания по своему усмотрению выбирает, как вести реестр договоров.

    Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

    Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению

    Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно. Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке. Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

    1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
    2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
    3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
    4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.
    5. Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

    6. что считать надлежащим исполнением со стороны контрагента,
    7. в каком порядке разрешать спорные вопросы,
    8. где хранить оригиналы договоров компании.
    9. Издайте локальный акт о ведении реестра договоров

      Для сотрудников, которым поручили оформление реестра договоров и его заполнение, издайте специальный локальный акт. В документе нужно закрепить правила ведения реестра договоров. Это снимет риск, что сотрудники упустят важные детали при работе с реестром. Также эти правила можно перечислить в положении о договорной работе.

      В частности, в требованиях к оформлению реестра договоров следует указать:

      • в какой именно срок сотрудники должны передать ответственным за реестр лицам оригинал или копию нового договора;
      • кто именно из ответственных лиц и в какой срок обязан внести в таблицу данные о новом договоре.
      • В организации может быть несколько отделов, каждый из которых ведет свой реестр регистрации договоров. Например, договорную работу компании контролирует отдел по работе с клиентами, юридический отдел и бухгалтерия. Чтобы упорядочить работу, в правилах ведения реестра договоров нужно отметить, что реестр юридического отдел имеет приоритет над списками других отделов. Необходимо, чтобы сотрудники других отделов сверяли свою информацию со сведениями реестра договоров, которым занимаются юристы.

        www.law.ru

        РЕЕСТР ДОГОВОРОВ

        № договора и дата подписания

        Период действия договора

        Сумма по договору

        Оставить комментарий к документу

        Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Реестр договоров», а также задать вопросы, связанные с ним.

        Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

        Комментарии к документу «Реестр договоров»

        спасибо, быстро и кратко

        Найденые документы по теме &laquoреестр договоров образец скачать»

        Похожие документы

        Комментарий к оценке

        Спасибо, ваша оценка учтена.
        Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

        Образец документа полезен?

        Запомните всего 2 слова:

        Он Вам ещё пригодится!

        Вы оценили ответ положительно

        Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

        Запомни: Договор-Юрист
        — это юристы, кодексы и бланки

        Типовые договоры

        Кодексы РФ

        Активные юристы

        Лучшие юристы

        Обновления кодексов

        Ответы юристов

        Информация

        О разделе «Образцы договоров»

        Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Реестр договоров» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

        Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Реестр договоров» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

        Копирование материалов с сайта «Договор-Юрист. Ру» возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

        Под «бесплатными юридическими консультациями» подразумеваются ответы на типовые вопросы, справочная информация по статьям кодексов и законов

        dogovor-urist.ru

    Смотрите так же:

    • Изменения в законе от 21 октября Федеральный закон от 21 октября 2013 г. № 274-ФЗ "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях и Федеральный закон «О рекламе» в связи с принятием Федерального закона «Об охране здоровья граждан […]
    • Как оформить опекунство над инвалидом с детства Кому можно оформить опекунство над инвалидом? Согласно последним статистическим данным, количество людей с ограниченными возможностями составляет примерно 23% от общего числа проживающих на планете. И каждый год этот процент увеличивается […]
    • Договор купли продажи земельного участка с двумя продавцами Договор купли-продажи земельного участка, в долях город _________ Московской области_______________ две тысячи ______________ года(прописью) (прописью) Мы, гр. _________________, «__» _________ 19__ года рождения, пол ____________, место […]
    • Мошенничество в интернет казино Мошенничество связанное с Интернет казино Многие понимают, что выиграть в системе, где все хорошо рассчитано, не так то просто. Поэтому игроки ради того, чтобы сорвать джек-пот, готовы пойти и на обман Интернет казино. И обманщики не […]
    • Заявление о взыскании неустойки по договору долевого участия Образец искового заявления о взыскании неустойки по договору долевого участия в строительстве Форма и содержание искового заявления должны соответствовать требованиям 131-132 статей Гражданского Процессуального кодекса. Исковое заявление […]
    • Законы по природопользованию в россии Экологическое право - совокупность эколого-правовых норм (правил поведения), регулирующих общественные (экологические) отношения в сфере взаимодействия общества и природы с целью охраны окружающей природной среды, предупреждения вредных […]