Правила внутри организации

Правила внутри организации

На практике часто возникают ситуации, при которых сотрудника переводят на другую работу в рамках одной организации. Причины перевода могут быть различными: от производственной необходимости до профессионального и

На практике часто возникают ситуации, при которых сотрудника переводят на другую работу в рамках одной организации. Причины перевода могут быть различными: от производственной необходимости до профессионального и карьерного роста сотрудников организации. Рассмотрим особенности перевода или перемещения работника внутри организации на постоянную работу.

Механизм перевода и перемещения работника внутри организации урегулирован Трудовым кодексом РФ (далее — ТК). Подобное изменение трудовых функций или существенных условий трудового договора (согласно ст. 72 ТК) допустимо только с письменного согласия работника. Реализация такого перевода предусматривает несколько этапов и может выглядеть следующим образом.

На первом этапе перевод и перемещение работника внутри организаций происходит путем переговоров заинтересованных сторон — самого работника, руководителя структурного подразделения и руководителя организации. При достижении договоренности работник должен написать заявление о переводе на имя руководителя организации, которое можно рассматривать как согласие на перевод, предусмотренное вышеупомянутой статьей ТК РФ.

Некоторые сотрудники отделов кадров в качестве письменного согласия работника воспринимают его подпись об ознакомлении с приказом о переводе. Но последнее вовсе не означает согласия работника — ведь он может письменно выразить свое несогласие. В случае, когда работник после ознакомления с приказом ставит подпись со словами «ознакомлен, согласен», требование ст. 72 ТК будет формально соблюдено. Однако представляется наиболее правильным получение согласия работника до издания приказа, а не после его подписания.

Далее заявление работника визируют руководитель структурного подразделения и другие должностные лица, после этого его передают на подпись руководителю.

Второй этап предусматривает внесение изменений в трудовой договор работника. В соответствии со ст. 57 ТК перевод работника связан с изменением его трудовых функций или изменением существенных условий трудового договора и может быть переделан по соглашению сторон в письменной форме. В некоторых организациях в случае перевода работника на другую должность или в другое структурное подразделение действующий трудовой договор аннулируют и заключают новый. Такие действия нельзя назвать правильными, поскольку трудовые отношения работника и работодателя в случае перевода на другую постоянную работу не прерываются, — меняются лишь некоторые существенные условия трудового договора.

Внесенные в трудовой договор изменения должны быть подписаны обеими сторонами (работником и работодателем). Этот документ служит основанием для издания приказа (распоряжения) о переводе.

Третий этап представляет собой подготовку и издание соответствующего приказа. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 утверждена унифицированная форма № Т–5 приказа о переводе. Такой приказ применяют для оформления и учета перевода сотрудника на другую работу в организации. Его заполняет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо, его объявляют работнику под расписку. Желательно, чтобы перед представлением проекта приказа на подпись руководителю он был завизирован всеми заинтересованными должностными лицами (руководителями структурных подразделений, работником кадровой службы, юристом при его наличии в организации). Визы проставляют на оборотной стороне проекта приказа.

По просьбе или письменному заявлению работника заверенную копию приказа о переводе на другую работу выдают ему на руки.
Четвертый этап заключается во внесении соответствующих изменений в учетные документы работника.

На основании заверенных копий приказа изменения вносят в табель учета использования рабочего времени и лицевой счет работника, а сведения о переводе — в дополнение к личному листку по учету кадров, который хранится в личном деле работника. Иногда на практике кадровики не ведут дополнение к личному листку, а подшивают его в личное дело копии приказов. В этом случае копию приказа о переводе заверяют подписью работника кадровой службы (при этом печать можно не ставить).

Сведения о переводе вносят и в раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки работника (форма № Т–2). В заключение соответствующая запись о переводе появляется в трудовой книжке работника. Напомним, что Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Министерства труда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

При переводе работника из одного структурного подразделения в другое процедура его оформления аналогична разобранной. В переговорах о переводе обязательно участвуют не только работник и руководитель предприятия, но и руководители двух структурных подразделений (откуда и куда работник переводится).

В приказе указывают должность и структурное подразделение по прежнему месту работы сотрудника, затем его должность по новому месту работы, структурное подразделение и назначенный оклад (тарифная ставка). На приказе ставят визы руководителей структурных подразделений по прежнему и новому местам работы. Заверенные копии приказа о переводе работника на другую работу рассылают в оба структурных подразделения.

Чем отличается перевод от перемещения? Согласно последней части ст. 72 ТК, если перемещение работника внутри организации не влечет за собой изменения трудовой функции и существенных условий трудового договора, значит, оно не является переводом на другую постоянную работу. При таком перемещении работник переходит в другое структурное подразделение, но при этом его должность, должностные обязанности, размер оклада (тарифной ставки) и другие существенные условия трудового договора не меняются.

При этом важен один нюанс. Дело в том, что в ст. 57 ТК среди прочих существенных условий трудового договора указывают место работы и структурное подразделение. Это значит, что структурное подразделение является существенным условием трудового договора, и, если оно меняется, происходит изменение существенных условий трудового договора, а это в свою очередь требует письменного соглашения сторон. Сложившееся противоречие было разрешено Постановлением Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ». В нем, в частности, сказано, что изменение места работы в пределах одной организации без изменения трудовой функции требует письменного согласия работника лишь в том случае, если в трудовом договоре место работы работника было определено с указанием конкретного структурного подразделения, а оно в процессе перемещения изменяется. Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы и представительства, так и отделы, цеха, участки и т. д. Порядок оформления перемещения работника такой же, как и при переводе.

На практике встречаются ситуации, связанные с переводами, которые приводят к ошибочным действиям кадровиков и руководителей. Одним из таких примеров является оформление работника, принятого на работу по совместительству и пожелавшего через некоторое время перейти в эту организацию, сделав ее основным местом своей работы. Многие кадровики считают, что такой переход можно оформить переводом, издав приказ по основному месту работы. Однако не все так просто. У работника может отсутствовать запись в трудовой книжке о работе в данной организации. Запись о работе по совместительству производят по основному месту работы только по желанию работника. В приведенной ситуации порядок оформления таков: сотрудник увольняется по основному месту работы и по совместительству, после чего заново «приходит» в организацию, где он ранее работал по совместительству, но уже расценивая ее как основное место работы. Происходят заключение нового трудового договора, издание приказа, оформление личной карточки формы № Т–2 и полного пакета документов по личному составу, кадровик вносит запись в трудовую книжку.

Если сотрудник переходит на работу, которая будет для него основной, но при этом продолжает работать по совместительству в этой же организации (так называемое внутреннее совместительство), то он увольняется только по основному месту работы. Причем его прием по основному месту работы в организации, где он теперь станет внутренним совместителем, следует оформить надлежащим образом.

Другая ситуация, вызывающая затруднения, связана с переводом из одной организации в другую в рамках холдинга. К сожалению, не слишком опытные кадровики умудряются оформить такое движение персонала из одной организации в другую приказом о переводе, мотивируя свое решение тем, что трудовая функция сотрудника не изменилась. Более того, при таких переводах зачастую не изменяются даже помещение и рабочее место. Тем не менее такие рассуждения и действия в корне неправильны и создают определенные проблемы работнику в будущем. Так, например, при оформлении пенсии станет явным, что в трудовой книжке сотрудника сверху при приеме на работу указано название одной организации, а при увольнении на печати — совершенно другое. В таком случае необходимо работника сначала уволить, а затем принять в другую организацию.

Таким образом, действует одно простое правило: перевод осуществляется только внутри организации (одно юридическое лицо). Если работник переходит из одной организации в другую (два разных юридических лица), это называется увольнением.

И последняя проблемная ситуация — перевод работника из филиала в центральный офис и наоборот. Согласно ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалы и представительства являются обособленными подразделениями юридического лица (организации), но в каждом конкретном случае не будет лишним при оформлении перевода проконсультироваться с юристом или руководителем организации. Если филиал имеет свои бланки и печать, а руководителю филиала предоставлено право подписывать трудовые договоры с работниками и издавать приказы по личному составу, то нужно внимательно проанализировать записи в трудовой книжке работника, чтобы не навредить ему при подсчете пенсионного стажа. Например, приказ о приеме был издан и подписан руководителем филиала, и запись о приеме внесена так, что название филиала вошло в название организации. В таком случае работника нужно увольнять и принимать в центральный офис заново. Потому что при окончательном увольнении из данной организации работник будет уходить уже из центрального офиса и появится печать центрального офиса без названия филиала. Это приведет к расхождению между названием организации при приеме и названием организации на печати, а работнику придется собирать справки.

Данный способ оформления записи о приеме создает проблемы не только работнику, но и работодателю, поэтому следует рекомендовать второй, более правильный и рациональный, вариант, когда наименование филиала вносят как наименование структурного подразделения. Если при приеме на работу название филиала указано в записи о приеме, то в данном случае достаточно приказа о переводе: запись в трудовой книжке делают на его основании.

Таким образом, перевод и перемещение работника в пределах одной организации производят в соответствии с требованиями ст. 72 ТК с соблюдением определенных условий. Процедура перевода (перемещения) включает в себя нескольких этапов, на каждом из которых происходит оформление соответствующих документов.

www.mainjob.ru

Организация движения документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений (секретарей), или службу делопроизводства. При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, 1 которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений. 2

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. 3

При использовании в организации автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота) исполнителям обычно пересылается регистрационно-учетная форма (карточка) документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба делопроизводства только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым относятся системы электронного документооборота, которые, как правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:

  • создание регистрационной карточки проекта документа;
  • изменение проекта с хранением предыдущих версий;
  • согласование проекта документа;
  • подписание или утверждение проекта документа;
  • регистрация документа, созданного на основе проекта.
  • Дополнительная информация:

    _____
    1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.3.
    2 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
    3 Там же.

    www.edou.ru

    Передача документов внутри организации

    Архивные услуги

    Электронный архив

    Существуют установленные правила передачи документов внутри организации, которые должны неукоснительно соблюдаться. Эти правила различны для дел постоянного и временного хранения.

    Документы длительного хранения

    В отношении дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения действует правило, согласно которому такие дела подлежат полному оформлению. Это же правило распространяется и на дела, содержащие документы по личному составу. При полном оформлении дел выполняется их подшивка или переплет, листы дела нумеруются, составляется так называемый лист-заверитель, а также внутренняя опись документов. В обложку дела вносятся необходимые реквизиты (наименование организации, регистрационный номер дела, его заголовок и крайние даты).

    Оформление дел временного хранения

    При передаче документов внутри организации и формировании дел временного хранения (до 10 лет включительно) эти дела подлежат частичному оформлению. В соответствии с данным правилом можно пренебречь нумерацией листов дела, а также составлением заверительных надписей.

    Оформление дел

    Переплет и подшивка дел при передаче документов внутри организации выполняются так, чтобы была сохранена возможность свободного чтения. Перед переплетением или подшивкой из документов удаляются металлические скрепления.

    Проверка правильности

    Ответственный сотрудник организации проверяет правильность формирования дел перед тем, как передать. В ходе этой проверки сопоставляется количество дел, которые были включены в опись. Недостатки, которые выявляются при проверке, должны быть устранены сотрудниками, формировавшими дела и допустившими нарушения существующих правил передачи документов внутри организации.

    При приеме дел на обоих экземплярах описи делается отметка о фактическом наличии дела; особо ценные дела подлежат полистной проверке.

    archiv-s.ru

    Документооборот в организации: когда всё на своих местах

    Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

    В этой статье вы прочитаете:

  • Что такое документооборот и зачем он нужен на предприятии
  • Какие существуют правила и принципы для бесперебойного документооборота
  • Каким образом устроена система документооборота в организациях
  • Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного
  • Как поэтапно внедрить электронный документооборот на предприятии и сколько это будет стоить
  • Что такое документооборот в организации и для чего он нужен

    Срочно проверьте своих партнеров!

    Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

    Документооборот в организации – это перемещения документов от их составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.

    Заметим, что в раскрытии данного термина акцент падает на словосочетание “перемещение документов”, другими словами их полный цикл движения внутри организации (от отдела к отделу или от служащего к служащему). Документооборот в организациипроисходит поопределёнными правилами, актуальными для неё. То есть существуют особенности организации документооборота.

    Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее. Он актуален тогда, когда управление документооборотоморганизации отлажено, существует чёткое делегирование между отделами и служащими. В данном случае основной объём документов попадает непосредственно к исполнителям. Процессы подписания, согласования и ряд других тоже зависят от правил, принятых внутри организации, внутренний документооборот организации не исключение.

    Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

    Перемещение документов можно разбить на несколько этапов:

  • получение документов компанией, их первоначальная обработка;
  • просмотр и сортировка;
  • внесение документов в базу;
  • наблюдение за исполнением;
  • объём работ в информационно-справочном направлении;
  • реализация документов, оформление, создание, корректировка;
  • отправление или приобщение к делу.
  • Документопоток – этопроцесс, при котором несколько документов, объединённых по некоторым критериям, двигаются одним и тем же путём.

    В любой компании существуют вот такие потоки документов:

  • поток исходящей документации. Это такие документы, которые уходят в иные компании;
  • потоки внутренней документации. Данный вид составляется в рамках компании и используется только внутри неё;
  • поток входящей документации. Включает в себя все документы, которые попадают в компанию.
  • У документопотока существуют определённые параметры:

    • плотность;
    • структура;
    • содержание или определённая направленность;
    • направление;
    • цикличность или режим.
    • Плотность документопотока – это тот объём документов, который обрабатывается в конкретном пункте за обозначенное время. При этом учитываются абсолютно все документы: любого способа доставки, всех способов составления. Например, полученные по e-mail, принятые факсом, доставленные людьми.

      Статьи по теме из электронного журнала

      Структура документопотока, как правило, совпадает с целями и функционалом входящих в неё документов. Здесь происходит группировка по определённым признакам, особенностям и классам.

      Содержание документопотока – это полный перечень документов потока со всей информацией, содержащейся в них.

      Направление документопотока зависит от способов оценки, ознакомления, утверждения, приёма, вида обработки (есть контроль или нет, нужно регистрировать или нет, и так далее) и иных событий.

      Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

      Объем документооборота в организации – это перечень документов, попавших в компанию, а также составленных внутри неё, за какое-то конкретное время.

      Величина документооборота в организации помогает:

    • определить степень занятости службы документационного обеспечения управления, а также руководителя и секретаря;
    • вычислить нужное количество служащих для делопроизводства;
    • рассчитать актуальность использования механизированных и автоматизированных инструментов.
    • Таким образом, документооборот в организации демонстрирует занятость не только всех управленцев компании, но и остальных сотрудников.

      Документопотоки делятся на несколько уровней – первый и второй, для каждого существуют свои правила организации документооборота. Документы, которые попадают в компанию извне, нередко состоят из документов, составленных отдельными людьми, различными компаниями и другими организациями. Внутри компании документопотоки могут включать в себя докладные, служебные записки, протоколы, документы распорядительного характера и многие другие.

      Все правила и принципы организации документооборота описаны в уставе компании, графике документооборота организации, инструкциях, приказах, положениях, структурах и иных актах, касающихсяорганизации системы документооборота. Для того чтобы процессы создания и работы с документами осуществлялись в компании по единому сценарию, составляется инструкция по делопроизводству.

      Инструкция по делопроизводству должна содержать:

    • методические указания для взаимодействия с документами;
    • правила внесения документов в базу;
    • указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и документы;
    • критерии, по которым оформляются и пишутся дела;
    • последовательность действий, связанных с ликвидацией документов, следующей за актами комиссии и изучения описей;
    • временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и работу с документами;
    • предписания, по которым руководству сообщается о том, на каком этапе находится работа с документами;
    • правила, в соответствии с которыми, документы на время рассматриваются отдельно от дел;
    • принципы создания номенклатуры дел компании, корректировка и согласование;
    • законы, по которым происходят процессы хранения файлов;
    • шаблоны и образцы документов, которые используются в компании;
    • свод законов, придерживаясь которых, нужно работать с документами, все предыдущие версии которых удаляются;
    • указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив.
    • При отсутствии инструкций по делопроизводству используйте «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”.

      График документооборота. Все процессы, направленные на составление и рассмотрение документов, осуществляются исходя из правил и времени,описанных в графике документооборота ворганизации.

      Данный график составляется в зависимости от методов управления в компании, её размеров, количества сотрудников, направления работы и других аспектов.Представляет собой полный список осуществлённых работ отделов компании, а также каждого работника, при этом учитываются сроки и связи.

      Документооборот в организации входит в компетенцию работников бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и документооборот в организации, что влечёт за собой необходимость наличия определённых навыков (определение ценности, подготовка описей, специальная обработка и так далее).

      Обычно за учётом документооборота в организации следит один работник, он, как правило, не обладает навыками, позволяющими правильно оформить архив. Чтобы исправить такое положение дел, многие организации привлекают специалистов и сдают документы к ним в архив.

      В каждой крупной компании присутствует архивариус – профессионал, который занимается архивом документов, касающихся бухгалтерии. Но если архив расположен в значительном отдалении от непосредственного места работы, то это влечёт за собой ряд сложностей.

      Отсутствие документа может привести к катастрофе

      Мудрый руководитель обязательно должен создать приказ, в котором будут отражены работники, отвечающие за оформление документов. Персонал обязан с уважением относиться к счетам, актам, предписаниям и другим бумагам. Если этого не наблюдается, то будьте готовы к: халатности сотрудников, наказаниям от контролирующих органов. Например, налоговая накладывает штраф, если в наличии нет соответствующего документа, касающегося крайне низкой суммы.

      Неправильное составление или полное отсутствие какой – либо бумаги может негативно отразиться на вас и вашей компании, в случае отстаивания своих интересов в суде. Вот мой личный пример из жизни.

      После того, как поставщик предоставил нашей компании товары ненадлежащего качества, мы написали заявление в арбитражный суд. Но в процессе формирования пакета документов выяснилось, что у нас нет подлинника акта приемки-передачи товаров, а в копии была допущена ошибка.

      Чтобы одержать победу в суде, нам нужен был этот документ. На его восстановление понадобилось потратить немало времени и переживаний. Если бы изначально документооборот в организации был в порядке, то таких издержек удалось бы избежать.

      Эффективная организация документооборота на предприятии: принципы и правила

      Чтобы документооборот в организации осуществлялся оперативно и без лишних энергозатрат, он должен проходить в соответствии с некоторыми правилами/принципами. К принципам организации документооборота можно отнести:

      уменьшение уровня, на котором заверяются документы;

      создание правил перемещения документов, объединённых по определённым признакам;

      конкретные инструкции с описанием задачи, лиц её выполняющих, сроков, данных на реализацию;

      минимизацию отделов, через которые перемещается документ, ликвидацию возвращения бумаг в те отделы, в которых они уже были, только если это не связанно с деловыми требованиями;

      ликвидацию нецелесообразных согласований, это должно происходить одновременно на разных уровнях, тогда организация документооборота на предприятии станет эффективной;

      заблаговременную сортировку документов(предназначенных для руководителя, направленных заместителям, разработанных для конкретных отделов). Этим занимаются помощники руководителя или секретарь – референт;

      внесение документов в базу один раз (все документы должны регистрировать только единожды: полученные – при поступлении, отправленные и внутренние – при написании);

      обработку всех документов в службе документационного обеспечения управления.

      Оптимальный документооборот в организации возможен при условиях, описанных ниже:

      — чёткая постановка временных рамок при написании и рассмотрении документов, которые прописываются в соотношении с задачами производственного маркетинга;

      — применение единой системы кодировки документов, группировки в соответствии с классами, а также общих принципов их исправлений;

      — определение документации с точки зрения работы с информацией и материально – технической базы.

      Основными правилами организации документооборота являются:

      — единые принципы движения и обработки главных видов бумаг;

      — минимизация отделов, по которым передвигается документ, исключить повторные перемещения;

      — сокращение времени на прохождение документом всего цикла пути.

      Используя на практике данные предписания, появляется возможность воплотить главный принцип службы делопроизводства в области организации – сообща заниматься однородными процессами в сфере технологии. Бумажные и/или электронные документы должны соответствовать общим правилам предоставления информации.

      Как осуществляется общая организация документооборота на предприятии

      Прохождение и порядок исполнения входящих документов

      Документопоток полученных документов включает:

    • претензии и обращения граждан;
    • бумаги, пришедшие от различных компаний рамках осуществления совместных задач;
    • документы из гос. организаций, наделённых властью, а также из тех, что стоят выше по должностной лестнице;
    • бумаги из нижестоящих ведомств, касающиеся запросов, учётов и отчётов.
    • При получении документов общая организация документооборота компании основывается на действиях:

    • направление ответа;
    • изучение руководителями;
    • внесение в базу;
    • ознакомление и сортировка;
    • начальная обработка;
    • приём документов;
    • реализация решений, принятых должностным лицом.
    • Чётко виден порядок организации документооборота. При составлении ответа, вместе с документом следует прикреплять материалы,исходя из которых он создавался. Такой шаг позволит исключить общение с исполнителем и сделает работу руководителя более эффективной. Подшивку всех материалов и документа делает канцелярский работник или секретарь – референт на самом заключительном этапе. Таким образом, организация документооборота учреждения дарит целый ряд преимуществ.

      Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделенийобычнопроисходитвэтот же день, но документы, которые являются срочными, изучаются сразу по приходу. Ведение документооборота в организации происходит с учётом некоторых правил.

      После того, как руководитель изучил документы, он пишет о результатах в резолюциях. Где, касаемо какого – либо документа, пишется полный перечень действий для исполнителя. Далее оригинал передаётся тому исполнителю, которого назвали первым, а для остальных делаются копии.

      Документы, которые заносятся в базу, и которые нет, помечают штампом, который указывает на факт регистрации, а также записывают время получения и дату.

      На этапе начальной обработки документы структурируются по отделам, для которых предназначены. Документы, которые не нужно заносить в базу, готовятся для отправления к адресату, все остальные – добавляют в базу. Документы для отделов раскладываются по названиям, а после попадают к их секретарям. Документы для руководителей направляются к секретарю – референту или в канцелярию.

      Как правило, в небольших компаниях начальной обработкой полученных бумаг занимается секретарь – референт или секретарь.

      Первоначальная обработка входящей документации нужна для того, чтобы приготовить документы для конечного адресата, а также убедитья в верном адресе доставки и сохранности того, что внутри. Обращается внимание на то, чтобы конверт был не повреждён, затем его открывают и проверяют всё ли в наличии. При отсутствии чего-либо или механических повреждениях, отправитель вводится в курс.

      Прием входящей корреспонденции, неважно кто конечный получатель, подвергается обработке в канцелярии или секретарём – референтом.

      Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется для сортировки бумаг, адресованных руководству. Для экономии времени руководителей, эти документы внимательно изучаются до того, как попасть к ним на стол. К руководству должно доходить только 20 % от всех документов, они содержат информацию непосредственно для руководства или требуют его вмешательства.

      Первоначально адресат должен получать срочные документы, а все остальные обязаны изучаться в этот же день, когда получены. На всех документах необходимо присутствие ФИО исполнителя, кода структурного подразделения.

      Исполнение резолюции производится теми лицами, которые в ней обозначены. Если требуется, то весь процесс осуществления работ в соответствии с документом отображается на другой стороне карточки регистрации. Пока бумага не исполнена, она лежит в рабочей папке того, кто над ней работает.

      Прохождение исходящих и внутренних документов

      Речь идёт о видах документов, которые подразумевают ответ, таких как инициативные письма, отказы, предложения, пожелания, просьбы, согласие и ряда других.

      Передвижение отправленного документа имеет ряд этапов:

    • внесение в базу и отправка;
    • утверждение;
    • согласование, если нужно заверение;
    • распечатка и создание проекта.
    • Заверение и согласование можно осуществить быстрее, если выслать копии заинтересованным людям и компаниям. Затем перенабрать документ с учётом их пожеланий.

      Готовый документ передаётся секретарю – референту, который просматривает его на предмет оформления, присутствия вложений и соответствующих материалов, по которым документ писался. Если найдены несоответствия, то документ отдают исполнителю назад. После соблюдения всех правил документ попадает на подписание к руководителю. Если последний делает правку, то документ переделывается.

      После подписи документы попадают в базу, а затем уходят в канцелярию или к секретарю для дальнейшей отправки. Здесь их раскладывают по адресам, запечатывают, если нужно объявляют вложенную стоимость, полностью готовят и отдают на почту. При этом все документы отправляются в тот же день, что и получены.

      Если говорить о внутренних документах, то можно выделить такие стадии:

    • предварительная подготовка;
    • корректировка;
    • согласование;
    • заверение;
    • подпись;
    • реализация.
    • У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет.

      Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы (справки, сводки, письма, записки и так далее), вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

      Работа с конфиденциальными документами

      Если в документах содержится коммерческая и/или служебная тайна, то их называют документами конфиденциального характера.

      В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких – секретарь – референт.

      Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия:

      выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня;

      осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства;

      взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

      Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. Самые нужные документы рекомендуется класть в сейфы и/или защищать сигнализацией и/или охраной.

      В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище. Если по какой – то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство.

      Обязанность руководителей – познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера. Новички ставят подпись в «Обязательстве о неразглашении служебной тайны», в соответствии со всеми правилами компании. Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ.

      Работа с письмами и обращениями граждан

      Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов.

      На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан. В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение.

      Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли.

      Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него (устная и письменная) заносится в базу.

      После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю. В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде.

      Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов. Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях.

      Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения. В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения.

      Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ. Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю (с указанием куда обратиться) или передать в компетентную организацию.

      Правильность оформления документов доверяю людям

      Игорь Тарасов, ген. директор и владелец ООО «Алтика», Казань

      Лично у меня документами и поступлением их в нужное время занимаются бухгалтер, менеджеры и ком.директор. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс. Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству.

      В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет – фактуры и накладные. Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт – фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил.

      Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости. В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара. Когда чего – то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае.

      Схема документооборота в организации: маршруты движения

      Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы. Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления.

      Естьтри основные формы организации работы с документами:

    • смешанная;
    • централизованная;
    • децентрализованная.
    • Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.

      Чем электронный документооборот в организации отличается от обычного?

      Электронный документооборот (ЭДО) – это передвижение документов, возможность осуществления работы,исключивприменение бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

      Виды электронного документооборота:

    • технический и технологический;
    • складской;
    • в сфере управления;
    • в сфере производства;
    • в сфере бухгалтерии;
    • в сфере секретности и конфиденциальности;
    • в сфере архива;
    • в сфере кадров.
    • Иными словами,электронный документооборот в организации имеет такое количество видов, сколько существует различной деятельности. В связи с этим наблюдается стремительное развитие ИС в области частной организации системы документооборота.

      Преимущества электронного документооборота:

      Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота в организации дарят руководству возможность видеть, что происходит с документом на всех стадиях передвижения. Плюс можно в секунды ознакомиться с любым файлом, его создателем, теми, кто его открывал и вносил изменения.

      Более адекватное использование физического пространства и техники: теперь не нужно тратить место на сервера, а также шкафы, полки и другие предметы, которые используются для хранения многочисленных бумаг. Исходя из полной информации о документе, его можно своевременно удалить, когда придёт время. Всё это приводит к освобождению помещений и специальных электронных мест для хранения информации.

      Повышение безопасности информации и документов: даже если по каким – то причинам файлы повредились или удалены, центральная база своевременно сохраняет копии всех документов. А если файл поменял место хранения, то его всё равно можно быстро и легко найти.

      Экономия времени: не придётся тратить драгоценное время на поиск бумаг, которых не оказалось на положенном месте. Даже если документы сгорят в пожаре, у центральной базы всегда имеются резервные копии.

      Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: теперь все эти процессы заменяет электронная отправка документов.

      Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается в результате оптимизации каждодневных рабочих процессов. Вместо того, чтобы заниматься рутинной работой, связанной с перебиранием бумаг, работники выполняют другие процессы. В свою очередь руководство имеет больше возможностей для контроля сотрудников.

      Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: открываются широкие возможности удалённой работы из любой точки на карте. Не нужно часами ждать того, что документ идёт к вам из соседнего здания.

      Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД даёт возможность в считанные секунды регулировать взаимодействия между покупателями и продавцами. Достаточно просто открыть несколько файлов на компьютере.

      Проблемы внедрения системы электронного документооборота:

      Обеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи).

      Нежелание некоторых руководителей развиваться. Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером. Старая технология организации документооборота вполне устраивает.

      Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие.

      Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

      Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей.

      Главное – чётко понимать, что вы хотите от ЭДО

      Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

      Достижение результата почти всегда опирается на верно обозначенные требования. У нас работал финансовый директор – настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации.

      Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа.

      7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации

      Если инициатива в данном вопросе не идёт от руководства, то возможность внедрения ЭДО стремится к нулю. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы.

      При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы.

      Этап 1. Что автоматизировать

      В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах. Из – за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес — процессы.

      Этап 2. Описание бизнес-процессов

      Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес – процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит.

      Этап 3. Планирование

      Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела.

      Этап 4. Выбор IT-решения

      Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов.

      На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). IT – отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее.

      Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто.

      Этап 5. Реализация

      Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить:

      временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований;

      критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

      Следить за внедрением ген. директору нужно «по отклонениям», а значит пригодятся такие данные:

    • число откликов системы на определённый документ;
    • данные о задержке документов в какой – то конкретной точке.
    • В результате эффективность ген. директора увеличивается, а нагрузка на него снижается.

      Этап 6. Завершение

      В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации.

      Этап 7. Контроль использования системы

      На этом этапе главная задача – устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников.

      Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации

      Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости. Сюда входят следующие затраты:

    • на сопровождение;
    • на внедрение;
    • на лицензии (ключи).
    • Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее. Естественно это приведёт к удорожанию места работника.Помните о моменте, касающемся обучения персонала (курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее).

      Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации – это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач.Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот.

      При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает.

      Информация об авторе и компании

      Владимир Калинин, заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников — 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5-8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

      Игорь Тарасов, генеральный директор и собственник ООО «Алтика», Казань. ООО «Алтика» создано в 2001 году. Основной вид деятельности — оптовая торговля сырьем для кондитерского и молочного производства: растительными сливками «Соблазн» и молочными продуктами длительного срока хранения. Партнеры предприятия — более 200 производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат — 23 человека.

      Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва. Группа компаний «Русагро» создана в 1995 году. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.

      www.kom-dir.ru

    Смотрите так же:

    • Как приватизировать долю в квартире через суд Приватизация части квартиры Подобный вопрос актуален в силу дефицита свободного жилья, приобретаемого на безвозмездной основе. Проживающие в квартире лица могут находиться далеко не в лицеприятных отношениях между собой и стремятся […]
    • Гибдд штрафы 72 Суд увеличил сумму штрафа стритрейсерше Маре Багдасарян Мировой суд во вторник оштрафовал стритрейсершу Мару Багдасарян еще на 29 тысяч рублей. Общая сумма составила теперь 134 тысячи рублей. Как сообщили в Савёловском суде Москвы, […]
    • Управление опеки по хаб краю УСЫНОВЛЕНИЕ В РОССИИ Интернет-проект Министерства образования и науки РФ Департамент государственной политики в сфере защиты прав детей А Амурский муниципальный район Аяно-Майский муниципальный район Б Бикинский муниципальный […]
    • Нужно ли разрешение на обучение Как открыть курсы по обучению без лицензии? Добрый вечер. Интересует вот такой вопрос. Я занимаюсь наращиванием ногтей. Хочу обучать наращиванию. Имею ли я на это право, если у меня есть ИП в виде деятельности, которого указано- […]
    • 1281 иск Определение Рязанского областного суда от 14 июля 2010 г. N 33-1281 Поскольку гражданское дело по иску о взыскании задолженности неподсудно районному суду, суд обоснованно передал его на рассмотрение по месту нахождения Банка Определение […]
    • Тимирязевская метро нотариус Нотариусы Москвы на станции метро Тимирязевская Ниже представлен список нотариусов в выбранной категории. Чтобы посмотреть подробную информацию по конкретному нотариусу, кликните по ФИО нотариуса. Нотариус Аркадьев Сергей […]