Реквизит приложение в приказе

Помощь: Реквизит документа «отметка о наличии приложения»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ»

Официальные документы нередко имеют приложения. Прилагаться к документам могут разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Приложением может быть и другой документ (например, справка, список, перечень, расчет и т.п.), который разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы основного документа, т.е. того документа, к которому прилагается. Приложением может стать и сам основной документ (например, приказ), если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом. Статус приложения приобретают вполне самостоятельные документы (положения, правила, инструкции и т.п.) при их утверждении распорядительным документом (нормативным правовым актом).

Связь между основным документом и приложением к нему оформляется при помощи реквизитов «отметка о наличии приложения» и «гриф приложения». Данные реквизиты помогают установить (восстановить) связь между основным документом и приложением к нему, что особенно важно при длительной работе с документами (например, в силу каких-то причин приложение может отделиться от основного документа). При получении корреспонденции по отметке о наличии приложения проверяется наличие и комплектность вложений. Она акцентирует внимание исполнителя документа на прилагаемых документах, формах и т.п.

Отметка о наличии приложения помещается под текстом основного документа или сопроводительного письма перед реквизитом «подпись» и включает в себя слово «приложение» (в единственном числе независимо от количества приложений) и сведения о прилагаемом документе или документах, в т.ч. количестве листов и экземпляров.

Слово «приложение» располагают не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» — сокращенно («л.» и «экз.»). В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, количество экземпляров допускается не указывать. Слово «приложение» остается открытым, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Если название приложения упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров.

Наиболее часто этот вариант оформления отметки о наличии приложения используется в сопроводительных письмах, тексты которых включают всю необходимую информацию о прилагаемом документе.

Направляем для исполнения постановление Белкомархива от 13.06.2005 № 25 «Об утверждении Положения о порядке присвоения квалификационных категорий работникам государственных архивов и архивных учреждений».

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Если приложений несколько и они не упоминаются в тексте, то их нумеруют арабскими цифрами с точкой, затем приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Нередко к документу прилагается документ, который сам имеет приложение. Отметку о наличии приложения в этом случае оформляют по следующей форме.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме.

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

Приложение: каталог подписных изданий в 2 экз.

Отметка о наличии приложения оформляется по описанной форме в письмах, справках, докладных и объяснительных записках, актах и других справочно-информационных документах.

В распорядительных документах и протоколах оформление отметки о наличии приложения имеет свои особенности. Специально после текста она не выделяется, а указание на наличиe приложения дается в тексте при помощи словосочетаний: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «по прилагаемой форме» и т.п. В зависимости от конструкции предложения эти слова могут заключаться в скобки.

Директорам государственных архивов представить планы выполнения платных работ и оказания платных услуг на 2006 год (по прилагаемой форме).

При утверждении документа, как правило, используется формула «утвердить прилагаемый (ую, ое, ые)…».

Утвердить прилагаемое Положение о порядке присвоения квалификационных категорий работникам государственных архивов и архивных учреждений.

Эта формула является обязательной при утверждении нормативных правовых актов.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

www.busel.org

Приложения к документам

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

— если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

— если приложений несколько:

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

к постановлению Правительства

от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

к договору купли-продажи

от 5 июля 2005 г. № 38/93

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

www.profiz.ru

Оформление приложений

Статьи по теме

Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.

Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).

Оформление приложений к документам по всем правилам

Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:

  • сопроводительное письмо и приложение к нему;
  • основной документ и приложение связаны содержанием:
    • договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа;
    • приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа;
    • приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
  • В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.

    В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.

    Как оформить приложение, когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки

    Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.

    Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.

    Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом

    1. Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    www.sekretariat.ru

    ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

    ПРИЛОЖЕНИЕ

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 3 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

    Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

    Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут » Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    Допускается выражение » ПРИЛОЖЕНИЕ № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.

    doc-style.ru

    Реквизит 21 – отметка о наличии приложения

    Отметка о наличии приложения – реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 1

    Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 2

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 3

    Рис. 1.
    Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме

    Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 4

    Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.

    Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 5

    письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 6

    В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 7

    Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 8

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 9

    Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 10

    Схема расположения реквизита «Отметка о наличии приложения» приведена на рисунке 2.

    __________
    1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 2014-03-01. — М.: ФГУП «Стандартинформ», 2014. — Пункт 68.
    2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21.
    3-7 Там же. – Пункт 3.21.
    8 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
    9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21.
    10 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.

    Дополнительная информация:

    www.edou.ru

Смотрите так же:

  • Пособия на гемоглобин Все выплаты и пособия для беременных в России в 2018 году Всем беременным женщинам полагаются льготы и компенсации, независимо от того, работает ли она или нет. Финансовая помощь гарантируется государством, однако размер этой помощи […]
  • Постановление по удо 2018 Постановление по удо 2018 Более 30,8 млн. рублей задолженности по заработной плате погашено в результате принятых органами прокуратуры Вологодской области мер реагирования В действительности основные нормы законодательства Российской […]
  • Приказ минтруда от 11102012 310н Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 11 октября 2012 г. N 310н "Об утверждении Порядка организации и деятельности федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы" (с изменениями и дополнениями) Приказ […]
  • Заявление по форме 14001 при выходе участника Как правильно заполнить форму р14001 при выходе участника и образец заполнения при смене учредителя? Все изменения данных о юридических и физических лицах, находящихся в обществе одной организации, необходимо регистрировать с помощью […]
  • Красота есть в ней залог успокоения Красота есть гармония; в ней залог успокоения… Добавить комментарий Тогда только очищается чувство, когда соприкасается. Тогда только очищается чувство, когда соприкасается с красотою высшей, с красотою идеала. Искусство есть такая […]
  • Понятие и виды закона в рб Понятие, признаки и виды законов Закон - это нормативный акт, принятый в особом порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающий волю народа, обладающий высшей юридической силой и регулирующий наиболее важные […]